ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計問題探討

靳愛蘭

(焦作市供電公司，河南焦作454000)

ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計問題探討

靳愛蘭

(焦作市供電公司，河南焦作454000)

文章通過借鑒中國中興通訊在ERP環(huán)境下對貨幣資金業(yè)務(wù)流程的整治，并結(jié)合我國的具體國情，在闡述我國ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制所存在問題的基礎(chǔ)上，提出企業(yè)內(nèi)部控制在ERP環(huán)境下的一些建議和措施。

知識經(jīng)濟(jì);ERP;內(nèi)部控制;設(shè)計;措施

1.研究背景

ERP引入我國已有20年，但在實踐中實施的成功率并不大，所謂 ERP(Enterprise Resource Planning)，即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指以財務(wù)管理為核心，對企業(yè)內(nèi)部各方面資源，包括人、財、物、信息等進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌與整合。ERP作為企業(yè)日常運營管理工具，涉及到預(yù)算、計劃、訂單、作業(yè)、核算、考核等多個管理層面。因此，在ERP環(huán)境下，會計信息質(zhì)量必須擁有更加完善可靠的內(nèi)部控制機(jī)制。在知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的同時，企業(yè)如何規(guī)避風(fēng)險，特別是利用ERP手段，實施有效的內(nèi)部控制，確保發(fā)展的質(zhì)量，是一個迫切需要探討的課題。

2.ERP環(huán)境對內(nèi)部控制各要素的影響

隨著ERP系統(tǒng)的迅速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，經(jīng)濟(jì)活動各個領(lǐng)域，包括財務(wù)與會計都對 ERP給予了高度的重視。由是對ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計的研究，那么首先需要明確ERP環(huán)境對內(nèi)部控制各要素的影響，而明確這種關(guān)系對指導(dǎo)內(nèi)部控制設(shè)計具有很重要的現(xiàn)實意義。

按照 COSO(The Committee of Sponsoring Organizations of The National Commission of Fraudulent Financial Reporting)在1992年提出并于1994年補(bǔ)充的《內(nèi)部控制一體化框架》的描述，內(nèi)部控制可分為五個要素，即控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通及監(jiān)督。在2004年9月再次頒布了《企業(yè)風(fēng)險管理框架》(Enterprise Risk Management Framework，簡稱 ERM)。ERM在內(nèi)部控制框架五個要素的基礎(chǔ)上增加了三個風(fēng)險管理要素，分別是目標(biāo)設(shè)定、事件識別、風(fēng)險回應(yīng)，使得內(nèi)部控制達(dá)到了八個要素。在 ERP條件下，由于環(huán)境的變化，COSO框架中有關(guān)內(nèi)部控制的各種要素將會受到信息化的影響。

首先，對內(nèi)部環(huán)境的影響。所謂內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)在生產(chǎn)生活中的廣泛使用和深入發(fā)展，它已成為企業(yè)內(nèi)部環(huán)境中的一部分，在內(nèi)部環(huán)境建設(shè)中，非常需要相應(yīng)的信息技術(shù)來促進(jìn)內(nèi)控環(huán)境的變化，如基于因特網(wǎng)的股東投票表決系統(tǒng)、各機(jī)構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng)、內(nèi)部審計管理信息系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等，這些技術(shù)不僅能夠幫助提高內(nèi)部控制工作的效率和效益，而且還能夠重塑企業(yè)的文化環(huán)境。

其次，對風(fēng)險評估的影響。風(fēng)險評估是企業(yè)及時識別系統(tǒng)在分析經(jīng)營活動中與實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險，合理確定風(fēng)險的應(yīng)對策略。因為風(fēng)險評價需要大量的數(shù)據(jù)和多種多樣的分析方法，所以在實施過程中將對數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)以及基于數(shù)據(jù)倉庫的決策支持工具產(chǎn)生大量的需求。

最后，對控制活動的影響?？刂苹顒邮瞧髽I(yè)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，采用相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險控制在可承受度之內(nèi)。由于信息技術(shù)具有按照預(yù)設(shè)程序運行，不易受人為因素干擾的特點，因此在那些易作變通處理、易受人情影響的控制環(huán)節(jié)，引入信息技術(shù)可以減少或消除人為操縱因素對控制活動的影響。在控制活動中，將對自動控制技術(shù)大有需求。

另外，ERP環(huán)境對目標(biāo)設(shè)定、信息溝通及監(jiān)督等其他要素都會產(chǎn)生直接影響，因此要合理處理好 ERP與內(nèi)部控制各要素之間的關(guān)系。

3.ERP環(huán)境下內(nèi)部控制面臨的主要挑戰(zhàn)

信息技術(shù)的浪潮沖擊著各行各業(yè)，而會計作為企業(yè)管理的重要手段，自然成為信息化技術(shù)密集應(yīng)用的行業(yè)。會計信息技術(shù)的應(yīng)用對企業(yè)的管理產(chǎn)生了很大的影響，改變了企業(yè)的經(jīng)營管理戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、作業(yè)管理流程等，在帶給企業(yè)高效、便捷的同時，也使企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)了不少問題。

3.1 新的授權(quán)方式危機(jī)著內(nèi)部控制的有效性

首先，我們從金融危機(jī)中就可以看出，信貸市場已然從傳統(tǒng)的資本資產(chǎn)管理模式階段轉(zhuǎn)變?yōu)橐燥L(fēng)險定價為基礎(chǔ)的風(fēng)險管理模式階段。雖然，房屋資產(chǎn)價格泡沫是其中的推化劑，但風(fēng)險定價失敗的直接原因卻是內(nèi)部控制風(fēng)險評估不當(dāng)，更深層次的原因則在于內(nèi)部控制的低有效性對道德風(fēng)險和失信行為缺乏有效地監(jiān)督和預(yù)防。其次，內(nèi)部控制執(zhí)行的有效性又直接影響著企業(yè)經(jīng)營的有效性。以內(nèi)部控制最重要的會計處理為例，無論是采用公允價值還是賬面價值等其他計量屬性都依賴于內(nèi)部控制的執(zhí)行有效性。然而在金融危機(jī)中，眾多基于復(fù)雜模型計算得出的所謂“公允價值計量”的衍生和結(jié)構(gòu)性產(chǎn)品，由于缺乏內(nèi)部控制的相關(guān)管理，本質(zhì)上并未實現(xiàn)“公允”。

3.2 會計信息環(huán)境下數(shù)據(jù)集成問題

財務(wù)信息集成是將不同來源、格式、特點性質(zhì)的財務(wù)數(shù)據(jù)在邏輯或物理上有機(jī)集中，從而為企業(yè)提供全面的數(shù)據(jù)共享，輔助集團(tuán)財務(wù)決策與控制。目前許多企業(yè)集團(tuán)都采用ERP系統(tǒng)對會計進(jìn)行核算，但由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，所使用的軟件各不相同，集團(tuán)難以通過匯總子公司的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和管理，從而形成“信息孤島”，并且很多財務(wù)軟件的主要功能和定位僅是幫助企業(yè)實現(xiàn)會計電算化，代替手工核算，卻不能適應(yīng)財務(wù)工作從核算到管理再到?jīng)Q策的需要，更無法適應(yīng)企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管理的需求。另外，在集團(tuán)的各下屬企業(yè)內(nèi)部，也同樣存在著信息孤島，即不同部門從不同角度采集的同類數(shù)據(jù)存在差距的問題，降低了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。隨著企業(yè)集團(tuán)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，企業(yè)集團(tuán)對財務(wù)信息管理的集成需求也越來越強(qiáng)烈。信息數(shù)據(jù)的集成問題是目前在會計信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制所面臨的最主要的問題。

與此同時，網(wǎng)絡(luò)開發(fā)環(huán)境，會計信息易于偽造等問題都是信息化環(huán)境下內(nèi)部控制所面臨的挑戰(zhàn)。

4. ERP環(huán)境下內(nèi)部控制制度的設(shè)計

以中興通訊為例，在 ERP環(huán)境下，中興通訊對貨幣資金環(huán)節(jié)所采取的內(nèi)部控制設(shè)計。貨幣資金的內(nèi)部控制主要包含三方面的內(nèi)容:貨幣資金中會計核算所需要的規(guī)范制度以及稽核制度，貨幣資金所使用的權(quán)責(zé)分離，制定職責(zé)分離制度。而且在 ERP環(huán)境下，關(guān)鍵控制點有以下四點:

(1)對貨幣資金支出方面加強(qiáng)控制:銀行與現(xiàn)金付訖的注銷均由非出納人員注銷，以確保重復(fù)付款的情況不會發(fā)生，此點必須要嚴(yán)格執(zhí)行。因為我們在實行電子付款的初期，是由出納來注銷付款單據(jù)的，這樣以免發(fā)生重復(fù)付款的情況。并且，在電子銀行、銀行票據(jù)并用時，出納需要對電子付款的單據(jù)及時注銷，以免產(chǎn)生不必要的麻煩。

(2)制定貨幣資金業(yè)務(wù)流程中的崗位責(zé)任制:出納不能在ERP系統(tǒng)中有記賬修改的權(quán)限。

(3)出納應(yīng)在ERP外登記現(xiàn)金和銀行的備查賬，需與系統(tǒng)賬目每日核對，以確保相符。

(4)電子審批的口令需安全保管。

內(nèi)部稽核和內(nèi)部審計既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是加強(qiáng)會計內(nèi)部監(jiān)督制度的安排。在 ERP系統(tǒng)中，由于“人機(jī)”對話的特殊形態(tài)，而對內(nèi)部稽核和內(nèi)部審計提出了更高更嚴(yán)格的要求。可對會計資料予以定期稽核，及時調(diào)整不妥或錯誤的報表等措施。通過內(nèi)部稽核和內(nèi)部審計，可以發(fā)現(xiàn)各種控制手段的弊端。從而進(jìn)一步找出改進(jìn)的措施。

在實際過程中，企業(yè)內(nèi)部的報告資料有時還是跨部門資料，它不僅以供決策分析之用，而且起溝通交流作用，但即使是實施 ERP系統(tǒng)的企業(yè)，各部門之間的信息也不一定能完全相互分享、流通，這是因為所使用的軟件與資料格式并不一定都相同或能夠整合，這也就是昂貴的ERP系統(tǒng)所要改善的目標(biāo)之一。在實際集成過程中，首先必須將數(shù)據(jù)模式進(jìn)行統(tǒng)一，將異構(gòu)的數(shù)據(jù)模式統(tǒng)一為一個公共的、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)模式。對企業(yè)集團(tuán)而言，采用可擴(kuò)展商業(yè)報告語言(eXtensible Business Reporting Language，XBRL)將成為與國際接軌并可跨平臺的解決方案。XBRL有潛力成為通行的財務(wù)報告標(biāo)記語言，只要制定出公認(rèn)的標(biāo)記及語法，就可以使用XBRL進(jìn)行跨系統(tǒng)，跨平臺的數(shù)據(jù)交換，而無需擔(dān)心系統(tǒng)不兼容的問題。

5. 結(jié)束語

總之，ERP作為一種管理控制的工具和手段，它的優(yōu)勢在于最大的信息集成，把特定的管理要求予以固定化，但它本身并不能創(chuàng)造控制體系。然而對內(nèi)部控制體系而言，它卻是自控控制和信息與溝通的一個重要組成部分。因此，對于企業(yè)而言，需要建立完善的內(nèi)部控制體系以提高風(fēng)險管理水平，從而規(guī)避和弱化企業(yè)經(jīng)營管理過程中遇到的各類風(fēng)險。

［1］ 李明軒.網(wǎng)絡(luò)財務(wù)——會計發(fā)展史上的第四個里程碑［A］.楊衛(wèi)東，徐東英.第四屆中國國際電子商務(wù)大會論文集［C］.2000.

［2］ 李旭昆.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計信息系統(tǒng)新內(nèi)部控制關(guān)系網(wǎng)［J］.當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2008，(4).

(責(zé)任編輯 婁扎根)

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F27

A

1008－7257(2012)02－0067－02

2012－03－16

靳愛蘭(1965－)，女，河南開封人，經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)本科學(xué)歷，經(jīng)濟(jì)師職稱，現(xiàn)任焦作市供電公司人力資源部副主任兼培訓(xùn)中心主任。