氣象電子文檔管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

周 丹 鄭偉才 李 倩 方 英

(浙江省氣象服務(wù)中心，浙江杭州310017)

0 引言

近幾年，隨著各種氣象服務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立，在各項(xiàng)工作中涉及到大量的紙質(zhì)文檔，如上級通知、實(shí)施方案、總結(jié)報(bào)告、工作記錄、資料統(tǒng)計(jì)等，同時(shí) Word，Excel，PowerPoint等 Office 辦公文檔和JPG圖片格式的電子文件也日趨增多。其中，部分文檔屬于涉密文件或有流轉(zhuǎn)范圍要求，保存時(shí)還需要進(jìn)行加密處理。隨著各類文檔數(shù)量的不斷增加，管理要求逐漸提高，要進(jìn)行一體化管理，僅靠人工進(jìn)行難度越來越大。為了提高工作效率，便于對有關(guān)文檔進(jìn)行檢索、查詢、保密等操作，很有必要通過專門的信息處理系統(tǒng)對文檔實(shí)施有效電子管理。

本文所介紹的氣象電子文檔管理系統(tǒng)基于ORACLE數(shù)據(jù)庫、采用JAVA，JSP語言開發(fā)搭建，支持各類Office辦公文檔、掃描件格式上傳，根據(jù)用戶的權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)檢索、閱讀和下載。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔入庫共享的同時(shí)，很大程度地提高了文檔使用率和時(shí)效性。下面對該系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架、功能特性及相關(guān)流程做一個(gè)詳細(xì)的介紹。

1 當(dāng)前氣象公文檔案管理現(xiàn)狀分析

在氣象部門邁向信息化管理的進(jìn)程當(dāng)中，包括很多歷史遺留在內(nèi)的紙質(zhì)文檔均無法實(shí)現(xiàn)有效管理，對于單位而言，這些紙質(zhì)文檔都是比較重要的公文、檔案，但其占用空間大，管理成本高，查找使用困難。在日常的文檔管理過程中，是一個(gè)比較令人頭疼的問題。

目前氣象部門紙質(zhì)文檔主要的流轉(zhuǎn)過程是:指定部門接收(擬定)文件→領(lǐng)導(dǎo)批閱→相關(guān)人員簽覽→回到指定部門保管。該流程所造成的缺陷具體如下。

1.1 傳閱存在無序

首先是流向無序。批示中除個(gè)別針對性的事宜須指定傳達(dá)外，基本以廣泛的諸如“科級以上干部閱”為主，因此文件在人員之間傳遞，并無指定的流向，容易產(chǎn)生混亂。

其次是時(shí)間無法控制。因?yàn)槲臋n無法同一時(shí)間被調(diào)用查看，所以在“排隊(duì)”情況下，只要某一環(huán)節(jié)擱置，勢必影響到“排”在后面的人正常查看。

1.2 查詢不夠便捷

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔雖有相應(yīng)記載，但隨著逐年的累積，翻查調(diào)用起來需要耗費(fèi)不少的時(shí)間和精力，影響了使用的時(shí)效性。

1.3 保存較難完整

傳閱時(shí)間上難以控制，很容易造成文檔管理混亂、破損甚至丟失，引起業(yè)務(wù)、服務(wù)工作的延誤，情節(jié)嚴(yán)重者造成氣象資料泄密。

2 氣象電子文檔管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)介紹

氣象電子文檔管理系統(tǒng)是將紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描加工后上傳至服務(wù)器，進(jìn)行多方使用，統(tǒng)一管理。此系統(tǒng)主要分為以下幾個(gè)模塊:電子文檔分類管理(文檔及文件夾管理)、WEB應(yīng)用、系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理、用戶權(quán)限分配管理、文檔查詢模塊等。電子文檔管理系統(tǒng)流程如圖1。

圖1 電子文檔管理系統(tǒng)流程圖

批示過的文檔上傳至系統(tǒng)、短信提醒后，用戶可登錄系統(tǒng)進(jìn)行查閱下載，系統(tǒng)管理人員通過平臺(tái)掌握文檔的查閱狀態(tài)。因該系統(tǒng)增加對用戶的權(quán)限分配功能，用戶只能查看到自身權(quán)限范圍內(nèi)的文檔，使電子文檔在安全的前提下具有最大的開放性。

同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)文檔的妥善發(fā)布保存、快速提取審閱、交叉?zhèn)鏖喖靶薷牡炔僮?，該系統(tǒng)采用WEB形式對文檔進(jìn)行操作。

3 系統(tǒng)主要模塊功能特性分析

單位間來往的大量文檔都有流轉(zhuǎn)傳閱的要求，其中部分文檔還屬涉密文件，并有指定傳閱范圍。因此該文檔管理系統(tǒng)具備以下基本功能。

3.1 電子文檔分類管理

3.1.1 文件夾管理

根據(jù)文檔分類、所屬及屬性，建立對應(yīng)的文件夾。系統(tǒng)可以對文件夾進(jìn)行新增、修改、刪除、查詢等工作。根據(jù)目前往來文件的出處，大致分類成:中國局文件、省局文件(浙氣發(fā)、浙氣辦發(fā)、浙氣減函、浙氣函、浙氣法函、浙氣黨發(fā)、浙氣計(jì)函等)、中心文件(浙氣服發(fā)、浙氣服函、其他)、其他(氣象系統(tǒng)以外的文件)。

3.1.2 文檔管理

完成掃描加工后，文檔經(jīng)由標(biāo)題、文號、分類、用戶對象等信息設(shè)置后上傳(發(fā)布頁面詳見圖2);保存后的文檔，系統(tǒng)會(huì)按照列表形式，詳細(xì)顯示各類列表文檔，并實(shí)現(xiàn)新增、修改、刪除、查詢、讀取功能。

圖2 文檔上傳發(fā)布頁面

對應(yīng)文件夾管理模塊和文檔管理模塊，系統(tǒng)對應(yīng)數(shù)據(jù)上傳流程圖如圖3所示。

圖3 電子文檔管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)上傳流程圖

3.2 WEB 應(yīng)用

短信通知、用戶登錄、備忘錄等。以短信形式同步通知提醒用戶登錄網(wǎng)站查閱文檔。而另一方面系統(tǒng)管理員在“查看用戶”一欄，可了解到文檔的各用戶實(shí)時(shí)狀態(tài)，“已閱或者未閱”，以便即時(shí)做出新一輪的提醒，如圖4。

圖4 后臺(tái)文檔列表

3.3 系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理

用戶根據(jù)其所擁有的權(quán)限，完成文檔數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出操作，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)總體環(huán)境設(shè)置，數(shù)據(jù)具有備份和恢復(fù)功能;

3.4 用戶權(quán)限分配管理

在上傳文檔的同時(shí)，完成對系統(tǒng)用戶賦予角色及權(quán)限分配，并對其角色和部門進(jìn)行添加、修改和刪除。用戶只能操作自己權(quán)限范圍內(nèi)的文檔。

3.5 文檔查詢模塊

用戶對文檔的查詢根據(jù)用戶權(quán)限分配。查詢框提供日期、主題等選擇框。

4 氣象電子文檔管理系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用

4.1 氣象電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用特性

相對于市場上存在的各類電子文檔管理系統(tǒng)，氣象電子文檔管理系統(tǒng)雖有不足之處，但也有其獨(dú)特優(yōu)勢。

(1)根據(jù)氣象部門工作特有的保密性，本系統(tǒng)增加了對用戶的權(quán)限分配，用戶只能查看、操作自身權(quán)限范圍內(nèi)的文檔，使電子文檔在安全的前提下具有最大的開放性。

(2)針對高級權(quán)限用戶增設(shè)“批示”功能。即查看文檔后，可于批示一欄內(nèi)作出“批辦意見”，及時(shí)交辦給所選用戶參照執(zhí)行。

(3)開發(fā)完善了各模塊的后續(xù)功能。例如電子文檔上傳完成，一直到用戶根據(jù)權(quán)限審閱、修改、下載等一系列操作信息都有日志文件進(jìn)行跟蹤記錄，系統(tǒng)自動(dòng)處理這些日志信息，并形成文檔使用詳細(xì)信息列表，供管理員隨時(shí)查看使用情況。

(4)文檔上傳完成并分配權(quán)限給用戶后，該用戶在未登錄系統(tǒng)的情況下，會(huì)收到提醒短信，以便及時(shí)上網(wǎng)審閱，避免文檔漏審。

4.2 氣象電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用案例

在中心日常文件傳閱過程中，領(lǐng)導(dǎo)若要對某文件做出“科級以上干部閱”的批示，并要求于近日做出反饋意見和總結(jié)。中心科級以上干部10余人，傳閱文件的過程中某科級干部因公外出，未有將此文件交出給其他科長，造成了傳達(dá)的中斷，影響了工作。

目前開發(fā)的電子文檔系統(tǒng)，由系統(tǒng)管理員將批示后的文件上傳至氣象電子文檔系統(tǒng)后，并以短信形式對所有“科級以上干部”進(jìn)行提醒，通知其登錄查看。同時(shí)，在該文件“用戶管理”一項(xiàng)中，可清晰看到各用戶登錄與否，以便發(fā)出再次提醒，與此同時(shí)紙質(zhì)文件的“簽閱”也同步進(jìn)行。

此外，中心人員每年都會(huì)有因職稱評審，前來翻查有關(guān)個(gè)人獲獎(jiǎng)情況的全部文件，進(jìn)行復(fù)印。經(jīng)常因?yàn)閷δ晗蕖⑽奶柕炔磺宄?，給翻找工作帶來不便。且同一文件因涉及到不止一位人員，也就是會(huì)不止一次的被查找、拆散、復(fù)印、再裝訂歸檔，因紙張的特性，原始文件勢必會(huì)造成一定損傷。

電子文檔系統(tǒng)的開發(fā)，解決了這一難題，從關(guān)鍵字、標(biāo)題、文號等字段進(jìn)行檢索，并對其結(jié)果可進(jìn)行直接打印。節(jié)約時(shí)間之余，也保護(hù)了紙質(zhì)文檔的原始狀態(tài)。

5 結(jié)語

電子文檔管理系統(tǒng)理念先進(jìn)，能基本滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，縮短文件傳達(dá)的時(shí)間，提高辦公效率，為用戶提供最及時(shí)便捷的服務(wù)。但作為一個(gè)新生事物，該系統(tǒng)還需要在實(shí)踐過程中在功能上進(jìn)一步細(xì)化、增加人性化，并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。氣象文檔電子化管理系統(tǒng)將立足辦公室的日常文檔管理，提供方便快捷的資料共享和保存方式，更好的為氣象事業(yè)服務(wù)。

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［2］ 李理.電子時(shí)代文檔一體化管理面臨的問題［J］.云南檔案，2009(08):53－54.

［3］ 張昀杰.辦公自動(dòng)化條件下電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔管理模式初探［J］.學(xué)理論，2010(29):119 －120.