引導(dǎo)員工運(yùn)用時(shí)間管理有效降低部門加班頻率

顧曄GU Ye

加班，對(duì)于我們上班族而言，就像是家常便飯，并已成為習(xí)慣。我們上班族普遍認(rèn)為，只有在辦公室待到很晚，才會(huì)為單位付出更多。其實(shí)恰恰相反，這剛好說(shuō)明我們還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到，自己花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)做的事情，對(duì)于工作業(yè)績(jī)竟然是無(wú)關(guān)緊要的。

事實(shí)上，我們都知道時(shí)間管理的重要性。當(dāng)準(zhǔn)備開(kāi)始工作的時(shí)候，我們的計(jì)劃和想法都是好的。但還沒(méi)等我們坐穩(wěn)，可能就會(huì)完全被其他繁雜的事情包圍了，時(shí)間不知不覺(jué)地全被侵占了[1]。

何謂時(shí)間管理

時(shí)間管理（Time Management）就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的是如何克服時(shí)間浪費(fèi)，更好地把握時(shí)間，以便有效地完成既定目標(biāo)[2]。

制定科學(xué)合理的時(shí)間管理手段，降低員工加班步驟

1.制定完成期限，提升工作效率。完成期限不等同于“截止日”。截止日是指隨時(shí)都可以延長(zhǎng)的意思。若部門領(lǐng)導(dǎo)在交付一件事務(wù)時(shí)，對(duì)你說(shuō)“隨時(shí)交都可以”，那我們就應(yīng)該警覺(jué)，明白這件事務(wù)肯定不是那么簡(jiǎn)單就能完成的。

我院人力資源部門向來(lái)人員少，事務(wù)繁雜，每天剛到單位，就會(huì)接到領(lǐng)導(dǎo)交待的工作項(xiàng)目，但新工作項(xiàng)目與其他工作項(xiàng)目的完成時(shí)間發(fā)生沖突時(shí)，部門員工就會(huì)出現(xiàn)混淆“緊急”與“不緊急”、“重要”與“不重要”的情況。這時(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)是不會(huì)手把手地教員工“什么是緊急的，什么是不緊急的，什么是重要的，什么是不重要的”。那員工與其煩惱區(qū)分這些概念，還不如想辦法提升工作效率，比如原來(lái)得花上一個(gè)小時(shí)才能完成的工作，如何提升到三十分鐘內(nèi)便能解決。

我院人力資源部每天接收的文件很多，其中有需要立即實(shí)施文件，也有無(wú)關(guān)緊要的文件，但為了以防萬(wàn)一，所有接收的文件都要保管好。以往，我們員工只是習(xí)慣性地接收，按性質(zhì)分類，領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)，再一份一份找出來(lái)，花費(fèi)時(shí)間、人力較多，有時(shí)一上午就為了找?guī)追菸募?，而無(wú)法做其他的事情，效率非常低。近年，我們改變了文件分類方式。首先將空的文件夾按完成期限標(biāo)號(hào)分類，按照完成期限，依次將文件分類，這樣每天一到單位先打開(kāi)文件夾，確認(rèn)當(dāng)天要做些什么事，努力完成就行了，如此一來(lái)，便能確保交派的事能在一定時(shí)間內(nèi)完成，養(yǎng)成“今日事，今日畢”的好習(xí)慣，否則工作任務(wù)只會(huì)越積越多，壓得你每天都喘不過(guò)氣來(lái)，最終導(dǎo)致加班的頻率上升。

2.每周一次科室會(huì)議，提升工作效率的必經(jīng)之路。員工一般聽(tīng)到“開(kāi)會(huì)”兩個(gè)字，就會(huì)聯(lián)想到“睡覺(jué)”一詞。由于會(huì)議的內(nèi)容死板枯燥，只是一味地傳達(dá)院部精神，久而久之，便造成了員工對(duì)會(huì)議的一種漠不關(guān)心的態(tài)度。那如何才能讓員工參與進(jìn)來(lái)，有效進(jìn)行溝通，并通過(guò)會(huì)議提升工作效率呢？

我們開(kāi)始規(guī)定每周五開(kāi)一次科室會(huì)議，并將原先一個(gè)小時(shí)的會(huì)議時(shí)間縮短為二十分鐘。前十分鐘傳達(dá)院部的會(huì)議精神，后十分鐘就本部門在一周內(nèi)遇到的工作問(wèn)題進(jìn)行溝通，讓每位員工參與交流，并快速?gòu)乃麄兊慕涣髦胁杉{一個(gè)較為合理的解決方案。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的科室會(huì)議后，我們發(fā)現(xiàn)員工的工作效率比原先只奉命辦事的工作效率提高了，他們有了自己制定的同一目標(biāo)，處于主動(dòng)狀態(tài)，工作的效率必然會(huì)提升不少。

3.規(guī)劃一日生活，按時(shí)按點(diǎn)下班。若我們總抱著“完成工作才是下班時(shí)間”的觀念，那加班的頻率永遠(yuǎn)無(wú)法降低。規(guī)劃好一日生活，我們便可以找出經(jīng)常加班的癥結(jié)所在。按照我們單位的作息，一般機(jī)關(guān)員工的一天生活安排如下：7：45 準(zhǔn)時(shí)到單位上班；7：45-11：30 上午工作時(shí)間；11：30-13：30 午休時(shí)間；13：30-17：00 下午工作時(shí)間；17：00 下班。

以往我們一到11：30，還在做著各類工作事務(wù)，看著墻上的時(shí)鐘，雖然已到中午吃飯休息的時(shí)間，但還是放不下手中的活，認(rèn)為再拖延幾分鐘興許能做完。這樣，從5分鐘拖到10分鐘、10分鐘拖到30分鐘，甚至更多……，長(zhǎng)此以往，單位食堂中午的關(guān)門時(shí)間才是我們剛開(kāi)始吃午飯的時(shí)間。然后回到辦公室繼續(xù)干活，根本就沒(méi)有午休時(shí)間。下午上班時(shí)常提不起精神。到了17：00，該是下班的時(shí)間了，員工們會(huì)將中午的點(diǎn)心拿出來(lái)熬饑，繼續(xù)加班。如此的惡性循環(huán)，身體再?gòu)?qiáng)壯的員工也會(huì)倒下來(lái)，畢竟，工作只是生活的一部分，人生不只是工作，要不然人就成了工作的機(jī)器，沒(méi)有一點(diǎn)生機(jī)。

轉(zhuǎn)變惡性循環(huán)也不是件易事，我們就從每周五開(kāi)始改變，到了周五就準(zhǔn)點(diǎn)下班。員工開(kāi)始有了陪伴家人和培養(yǎng)業(yè)余興趣的時(shí)間，慢慢感覺(jué)到家人和生活的重要性，便會(huì)自主地利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)電腦知識(shí)，將傳統(tǒng)的手工作業(yè)改變成電腦作業(yè)，快速提交領(lǐng)導(dǎo)所需的各種報(bào)表；或者利用豐富的網(wǎng)絡(luò)信息，及時(shí)了解當(dāng)前部門的發(fā)展趨勢(shì)，將未來(lái)的事務(wù)提前做準(zhǔn)備等，盡量不留下來(lái)加班。

堅(jiān)持到底，打造“效率高又強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)”

除了努力引導(dǎo)員工轉(zhuǎn)變觀念外，領(lǐng)導(dǎo)者還要帶領(lǐng)全體員工將科學(xué)合理的時(shí)間管理貫徹到底。只要持之以恒，就有成功的機(jī)會(huì)，最終實(shí)現(xiàn)不加班的目的。

1 Ken Blanchard.檢討你的時(shí)間管理[J]. 經(jīng)理人，2011(5):72

2 湛文倩，袁傳攀.淺析企業(yè)員工的時(shí)間管理[J].經(jīng)驗(yàn)管理，2011(8):121