檔案管理信息化問(wèn)題初探

姜碩

（哈爾濱市急救中心，黑龍江 哈爾濱 150056）

1 檔案管理信息化的內(nèi)涵

1.1 什么是檔案管理的信息化

所謂的信息化指的就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，充分利用現(xiàn)代的高科技信息，將信息資源有效整合管理以便于工作。換句話說(shuō)，信息化就是指把過(guò)去傳統(tǒng)的以實(shí)體保管為形式的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾矸绞健＞唧w內(nèi)容有以下幾點(diǎn)，第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;第二，確保檔案信息的接受以及傳遞等能夠?qū)崿F(xiàn)一體化模式;第三，確保檔案信息能夠有效共享。第四，它在很大程度上會(huì)帶來(lái)檔案管理方式的改變。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案信息化建設(shè)是指檔案信息的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，有效地將介質(zhì)文件以及已經(jīng)保存好的電子檔案完美的整合，建立高效的檔案信息媒介。信息化的建設(shè)主要包括數(shù)字化的檔案館。數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利。它有如下的特點(diǎn)：

在存在的方式方面，是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境；在運(yùn)行方法方面，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；在功能定位方面，以存取為中心。站在另一種層面上，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)字化的檔案館與實(shí)體模式的有密切的關(guān)系：數(shù)字化的是建立在實(shí)體化的基礎(chǔ)之上的。

數(shù)字化的出現(xiàn)對(duì)實(shí)體化的發(fā)展方向以及發(fā)展模式有了新的嚴(yán)格要求。

數(shù)字化能夠有效地服務(wù)于實(shí)體化的運(yùn)行。 數(shù)字化與實(shí)體化之間不是相互替代，而是一種互相依賴的關(guān)系，他們互相的促進(jìn)對(duì)方的發(fā)展，以此來(lái)保證檔案的管理工作有序進(jìn)行。

在當(dāng)前的發(fā)展模式下，確保檔案朝著信息化的方向不斷進(jìn)步是當(dāng)前工作的重點(diǎn)，同時(shí)也是檔案管理必經(jīng)之路，它能夠有效地銜接好檔案管理工作的當(dāng)前模式以及以后方向。

1.3 檔案管理信息化的內(nèi)容

①信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案朝著信息化方面發(fā)展首先要做好軟件以及硬件方面的工作。軟件以及硬件方面的工作是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，它的中心是檔案的信息網(wǎng)絡(luò)。它能夠有效地幫助傳輸信息，交換信息，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。

②檔案信息資源建設(shè)。檔案信息不僅僅是一種信息，它是我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)進(jìn)步的優(yōu)質(zhì)戰(zhàn)略資源。它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。

③檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)。要想做好信息化工作就必須確立相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。主要指。電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等，最終確保我國(guó)的檔案信息能夠有一套完整的運(yùn)行體系。

④檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。它對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)以及利用和相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等提供有效地技術(shù)支持。它的應(yīng)用面較廣，工作量較大，對(duì)信息化的建設(shè)速度以及質(zhì)量有很大的影響，充分的體現(xiàn)了信息化發(fā)展的價(jià)值。

⑤建立一支高效的人才隊(duì)伍。高效的工作班子對(duì)整個(gè)的信息化發(fā)展有重大的影響，關(guān)乎成敗，在很大程度上決定了其他要素。

2 檔案信息化建設(shè)中存在的困難與問(wèn)題

使檔案朝著信息化的方向發(fā)展有重大的意義。它不僅僅對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化發(fā)展模式有促進(jìn)作用，同時(shí)還對(duì)檔案的社會(huì)化服務(wù)工作有重要影響。使得檔案能夠從過(guò)去的封閉服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放性的服務(wù)，有過(guò)去的只服務(wù)于國(guó)家轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)整個(gè)社會(huì)，由服務(wù)于機(jī)構(gòu)官員轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)于人民大眾。具有深遠(yuǎn)的影響以及重大的意義。 檔案工作將面臨全新的模式。但是不得不說(shuō)的是目前要做到此點(diǎn)還存在一定的難度。

2.1 資金困難

要想檔案朝著信息化方向發(fā)展必須要解決的一個(gè)問(wèn)題就是資金問(wèn)題。我們要確保運(yùn)行就必須要購(gòu)買各種機(jī)器，比如電腦、掃描儀以及打印機(jī)等等的設(shè)備，還有開(kāi)通局域網(wǎng)絡(luò)以及外部網(wǎng)絡(luò)。所有的這些步驟都對(duì)資金有嚴(yán)格的要求。而且像是購(gòu)買的電子產(chǎn)品等，由于他們自身的特點(diǎn)使得我們必須不斷的更新置換，不可能做到只投入一次就可，所以我們可以想象后續(xù)的更換維護(hù)等的費(fèi)用會(huì)很大。

2.2 任務(wù)繁雜，效率低下

我們一般是先采用掃描儀等設(shè)備將實(shí)體的文件以及書(shū)籍和照片等轉(zhuǎn)換為電子形式的文件，然后要按照相應(yīng)的規(guī)定使用文檔處理系統(tǒng)來(lái)系統(tǒng)的整理數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，以便日后使用方便。接下來(lái)要做好遠(yuǎn)程服務(wù)工作，設(shè)立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。第四點(diǎn)，為了確保黑客以及操作失誤等現(xiàn)象，應(yīng)該進(jìn)行數(shù)據(jù)加密以及防火墻等的防護(hù)措施，這樣就能夠確保信息不至于丟失。最后一點(diǎn)，要嚴(yán)格的跟隨高科技的發(fā)展步伐，不斷的更新電子文件，保證他們的運(yùn)行有效，這能有效地防止因?yàn)榧夹g(shù)升級(jí)等問(wèn)題導(dǎo)致的文件失效。

2.3 沒(méi)有充足的專業(yè)人員。信息化的管理方式對(duì)工作人員的思想以及專業(yè)水平和寫(xiě)作能力等綜合的素質(zhì)有嚴(yán)格的要求。所以需要那種能力較強(qiáng)的人才，但是受各種因素的制約，以及待遇等的問(wèn)題導(dǎo)致不能吸引能力較強(qiáng)的人才。即便吸收到好的人才又沒(méi)有很好的條件留住他們，最終致使檔案部門出現(xiàn)高效率的人員不足，現(xiàn)在的人員思想保守，工作方法不合理等等的弊端。

2.4 應(yīng)對(duì)環(huán)境變化，不能有效地轉(zhuǎn)換服務(wù)的方法

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案部門歸屬國(guó)家，主要服務(wù)與黨政機(jī)關(guān)等部門，內(nèi)容主要的是一些重要文件等，運(yùn)行環(huán)境較為封閉。然而信息化的模式是一種全新的公開(kāi)透明的，面對(duì)的是廣大社會(huì)群眾，因此對(duì)服務(wù)的質(zhì)量方面有很高的要求。這就要求各級(jí)檔案管理部門要全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，始終堅(jiān)持以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，以為最廣大人民群眾服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，更新服務(wù)理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)質(zhì)量。

3 檔案管理信息化的建設(shè)途徑

我們應(yīng)該把國(guó)家的信息化進(jìn)程與檔案事業(yè)的不斷發(fā)展有效地結(jié)合起來(lái)，把檔案的信息化發(fā)展當(dāng)做是國(guó)家的信息化發(fā)展的重點(diǎn)，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，以此來(lái)確保檔案事業(yè)能夠有序快速的發(fā)展，更好的服務(wù)于社會(huì)主義的發(fā)展模式，我們要不斷的更新我們的思想觀念，從不同的層面加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。

3.1 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫(kù)房建設(shè)，檔案館館藏建設(shè)，檢索工具建設(shè)，規(guī)章制度建設(shè)，專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

3.2 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展方向，就必須依托信息技術(shù)有效地處理各種檔案，包括紙質(zhì)的、照片底片以及錄音等各種不同的檔案，進(jìn)行有效的數(shù)字化的存儲(chǔ)以及處理，就是所謂的館藏的建設(shè)工作。

3.3 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)相關(guān)部門送交檔案時(shí)，要保證將機(jī)讀目錄等同時(shí)送交。

3.4 積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

如果條件較好，我們可以通過(guò)對(duì)電子形式的檔案的接受，采用數(shù)字化的模式管理檔案，建立多媒體以及全文的數(shù)字系統(tǒng)等，以此來(lái)提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

3.5 加強(qiáng)電子檔案歸檔管理

檔案部門應(yīng)該依據(jù)相關(guān)的規(guī)定要求，不斷的完善監(jiān)督機(jī)制以及指導(dǎo)工作，以此來(lái)確保檔案的真實(shí)有效。我們應(yīng)該不斷的研究新的技術(shù)方法，確保電子檔案能夠得到有效地管理。最終確保檔案信息能夠朝著高科技的方向發(fā)展，能夠更好地服務(wù)于我們的社會(huì)建設(shè)。

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

[2]彭榮.檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].檔案學(xué)通訊，2004(1).

[3]沈運(yùn)青.提高檔案意識(shí)發(fā)展檔案事業(yè)[J].龍巖師專學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2006(2).