校院二級(jí)管理體制下學(xué)院辦公室工作的思考

　　摘要：隨著我國(guó)高等院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、辦學(xué)層次的提升、辦學(xué)水平的提高和校內(nèi)管理體制的不斷深化，只有在工作思路、工作方法、管理制度和管理手段等方面創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，才能使高等院校二級(jí)學(xué)院辦公室發(fā)揮承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶，體現(xiàn)其作為高等學(xué)校窗口的重要地位和主要職能。
　　關(guān)鍵詞：高校；二級(jí)管理；思考
　　隨著社會(huì)的飛速發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，我國(guó)高等教育事業(yè)步入快速發(fā)展階段，眾多高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大、辦學(xué)層次進(jìn)一步提升，部分高校實(shí)行了校院二級(jí)管理體制。二級(jí)學(xué)院辦公室在高?；鶎咏M織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中占有重要位置，其所承擔(dān)的工作具有綜合性、服務(wù)性、輔助性、開(kāi)放性的特點(diǎn)，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)專(zhuān)門(mén)工作的協(xié)調(diào)與溝通起著重要作用，他們是保障學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和橋梁。
　　一、校院二級(jí)管理體制下二級(jí)學(xué)院辦公室工作的特點(diǎn)
　　1.工作頭緒多。目前，高校內(nèi)部的分工細(xì)，職能部門(mén)多，二級(jí)學(xué)院的辦公室要同時(shí)面對(duì)眾多職能部門(mén)，工作點(diǎn)多是可想而知的。辦公室工作人員不但要做好學(xué)校各職能部門(mén)下達(dá)的工作任務(wù)，還要為本學(xué)院教學(xué)、科研及管理工作服務(wù)做好后勤保障。
　　2.工作時(shí)效性高、隨機(jī)性強(qiáng)。二級(jí)學(xué)院辦公室的工作牽扯到學(xué)院工作的方方面面，涉及教學(xué)、科研、黨務(wù)、人事、學(xué)生管理等等，其中的具體工作大多對(duì)時(shí)間有明確要求，例如科研項(xiàng)目申報(bào)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào)、等級(jí)考試報(bào)名等，而學(xué)生管理工作隨機(jī)性有比較強(qiáng)，由此，學(xué)院辦公室的工作必須講究高效、及時(shí)、準(zhǔn)確。
　　3.工作事務(wù)性強(qiáng)。二級(jí)學(xué)院辦公室的事務(wù)繁雜，工作量大，工作中面對(duì)的人員眾多，而具體到某一項(xiàng)工作，又很瑣碎。通常是一個(gè)通知，工作人員就要付出很多的精力來(lái)完成，如統(tǒng)計(jì)教職工個(gè)人信息統(tǒng)計(jì)，字段多，數(shù)據(jù)量大，要求又必須準(zhǔn)確，這就要求工作人員格外謹(jǐn)慎和細(xì)心。
　　4.窗口形象。同其他單位辦公室一樣，二級(jí)學(xué)院辦公室有著單位“窗口”之稱(chēng)。對(duì)經(jīng)辦的文件、經(jīng)管的印鑒，學(xué)院辦公室要把好機(jī)要關(guān)，還必須注意做好保密工作；對(duì)代表學(xué)院承辦的接待、服務(wù)、內(nèi)外聯(lián)系必須注意學(xué)院的集體形象，加強(qiáng)精神文明建設(shè)。二級(jí)學(xué)院辦公室在處理大量文件、通知、接待等各方面工作中充分體現(xiàn)它的窗口形象，處理工作事務(wù)過(guò)程中公關(guān)能力的高低直接影響著學(xué)院辦公室的工作效率。
　　二、校院二級(jí)管理體制下加強(qiáng)和改進(jìn)二級(jí)學(xué)院辦公室工作的思考
　　1.提高辦公室工作人員素質(zhì)，建設(shè)服務(wù)型辦公室。學(xué)院辦公室是學(xué)院的窗口，工作行為和工作水平，代表著學(xué)院的形象，辦公室工作人員的整體素質(zhì)直接影響辦公室的管理水平和服務(wù)能力。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，這就要求工作人員學(xué)會(huì)統(tǒng)籌安排，分清工作輕重緩急，合理安排時(shí)間，提高工作效率；工作中要積極主動(dòng)，遇到問(wèn)題不逃避，敢于接受挑戰(zhàn)；勤向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示和匯報(bào)工作進(jìn)展和工作中遇到的問(wèn)題，學(xué)會(huì)向同行交流工作，互相學(xué)習(xí)。
　　學(xué)院辦公室工作要體現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀，關(guān)鍵要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)本領(lǐng)，不斷推動(dòng)辦公室工作上新水平，登新臺(tái)階，出新舉措。服務(wù)工作做得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意、基層滿(mǎn)意、師生滿(mǎn)意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)，也是高校辦公室在構(gòu)建和諧校園中最重要的手段和最直接的體現(xiàn)。
　　2.運(yùn)用現(xiàn)代辦公手段，建設(shè)數(shù)字化辦公室。隨著網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前遠(yuǎn)程辦公的需求，這就要求運(yùn)用與之相適應(yīng)的新型辦公手段，網(wǎng)上辦公已成為高校發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢(shì)，信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校建設(shè)發(fā)展的重要組成部分。正如陳至立同志所說(shuō)：“要實(shí)現(xiàn)教育的現(xiàn)代化，要實(shí)現(xiàn)教育的跨越式發(fā)展，教育信息化是一個(gè)關(guān)鍵因素?！币粋€(gè)學(xué)院信息化建設(shè)的水平不僅直接關(guān)系到教學(xué)、科研和管理工作的水平，而且更是學(xué)校整體辦學(xué)水平、學(xué)校形象和地位的重要標(biāo)志。
　　同時(shí)，在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公才能共享信息資源，提高工作效率，增強(qiáng)科學(xué)決策，提高管理水平。因此，處于一線的二級(jí)學(xué)院辦公室管理采用網(wǎng)上辦公手段顯得尤為重要。
　　3.樹(shù)立“管理就是服務(wù)”的工作理念，建立辦公室管理工作規(guī)范。二級(jí)學(xué)院辦公室的工作頭緒多、任務(wù)重，但工作的實(shí)質(zhì)還是服務(wù)。這就要求辦公室工作人員要有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立大局意識(shí)，堅(jiān)持管理就是服務(wù)和服務(wù)育人的理念，努力為學(xué)院師生服務(wù)。
　　辦公室管理工作雖然事務(wù)繁雜，但也有其規(guī)律可循，也應(yīng)有其工作的流程和規(guī)范。這就要求辦公室建立和健全各項(xiàng)工作的規(guī)章制度，例如公章使用和管理制度、公務(wù)接待制度、公文印發(fā)辦法、科研管理辦法以及各項(xiàng)工作的辦事流程等。
　　綜上所述，在高校不斷改革和深化的進(jìn)程中，二級(jí)學(xué)院辦公室作為行政管理的樞紐，其工作頭緒多，事務(wù)性強(qiáng)，責(zé)任重大，關(guān)乎學(xué)院的形象，事關(guān)學(xué)院師生的切身利益，這就要求辦公室更要加強(qiáng)和完善自身的各項(xiàng)職能，增強(qiáng)責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)能力，與時(shí)俱進(jìn)，為學(xué)院發(fā)展出謀劃策，做好學(xué)院發(fā)展的堅(jiān)強(qiáng)后盾。
　　
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　?。ㄗ髡吆?jiǎn)介：閆福軍（1976-），男，本科，中級(jí)職稱(chēng)，塔里木大學(xué)植物科學(xué)學(xué)院，主要負(fù)責(zé)學(xué)院辦公室工作