高校教工體檢檔案管理探討

　　摘要：針對高校教工體檢檔案管理存在的諸多問題，分析造成影響的各類因素，提出了促進體檢檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的幾點建議，以期更好地為廣大教工的健康需求服務(wù)。
　　關(guān)鍵詞：高校教工；體檢檔案；管理和建議
　　近年來，隨著高校高速發(fā)展，教師隨著教學(xué)、科研、管理及社會責(zé)任的增加，工作壓力越來越大，心理負擔(dān)越來越重。工作時間過長、睡眠不足、缺乏運動鍛煉等危害健康的行為在高校教師中亦十分普遍。健康問題在教職工隊伍建設(shè)中表現(xiàn)突出，也引起教育主管部門的高度重視和關(guān)注。加強高校教職工醫(yī)療保健工作，定期體檢，建立體檢電子檔案，針對其健康狀況進行動態(tài)跟蹤，提供連續(xù)、綜合、有效的健康服務(wù)，已成為高校教師預(yù)防、控制疾病的重要手段。體檢檔案是記錄健康狀況的系統(tǒng)化檔案資料，包括個人基本資料、體檢項目記錄、異常所見、體檢結(jié)論及醫(yī)生指導(dǎo)意見等記錄。我校領(lǐng)導(dǎo)及校醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)很重視教工體檢，每年都對1100多名教工進行體檢，各項檢查指標(biāo)均正常者只有100多人，其余均患有1種以上疾病。從我校近三年教工體檢統(tǒng)計情況可以看出，男性患病率高于女性，且慢性非傳染性疾病發(fā)病率呈增加趨勢。盡管學(xué)校已經(jīng)建立了教工體檢電子檔案，為疾病的預(yù)防和控制提供了有力依據(jù)，但管理中仍存在許多問題，如管理不規(guī)范、管理方式混亂，管理制度和辦法缺乏等，給醫(yī)療保健工作帶來不便。我院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認識到教工體檢檔案管理的重要性，及時完善教工體檢檔案管理，以適應(yīng)現(xiàn)代化的醫(yī)療管理需要。
　　一、高校教工體檢檔案管理中存在的問題
　　1.體檢檔案資料不齊全
　　體檢檔案資料不齊全是體檢檔案管理中存在的較為普遍的問題，我校教工體檢資料完成情況不好，存在不全、不規(guī)范。每一個教工檔案至少有一項沒有，見表1、圖1。主要原因如下：①高校教師教學(xué)任務(wù)重，科研工作忙。而高校的體檢往往是每年在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一進行，部分教師由于缺乏時間而不能按時參加體檢。②部分教師由于忽視自己的身體健康狀況，缺乏對體檢的重視，而放棄體檢。③部分教師只重視血液生化、B超、心電圖等實驗室檢查，而拒絕身高、體重、心肺聽診等基本體格檢查項目，導(dǎo)致檔案資料的不完整。④缺乏相應(yīng)的診斷告知和建議。從我校近三年教工體檢數(shù)據(jù)統(tǒng)計可以看出，在職教工每年參加體檢人數(shù)比例比退休人員低，男教工參加體檢人數(shù)比例比女教工低，且呈上升趨勢，見表2所示。
　　對體檢項目認識偏頗，導(dǎo)致整理體檢檔案資料不完整。從我校近三年教工體檢狀況可以看出（表3），高校教職工對乙肝、脂肪肝、高脂血癥、高血壓、老年性白內(nèi)障、糖尿病、冠心病、膽結(jié)石癥等體檢比較重視，忽視其它體檢。體檢結(jié)論沒有針對不同的疾病及某種病的不同程度進行具體分析，并提出相應(yīng)合理建議指導(dǎo)教師疾病的預(yù)防和治療。
　　2.體檢檔案缺乏連續(xù)性
　　完整的體檢檔案既包括當(dāng)時體檢的原始資料，還應(yīng)包括后續(xù)復(fù)診的跟蹤原始資料。高校教職工脂肪肝、高脂血癥、高血壓、心律失常、糖尿病、冠心病、膽結(jié)石癥等慢性非傳染性病檢出普遍比較高，這些慢性疾病患者，應(yīng)定期到指定醫(yī)院復(fù)診相關(guān)指標(biāo)。部分教工由于對醫(yī)學(xué)常識的不了解，不明確其危害性，忽視復(fù)查復(fù)診。有的即使進行了復(fù)查復(fù)診，后續(xù)復(fù)查的如血壓、血脂、血糖、心電圖、化驗、B超等零散資料，醫(yī)護人員往往會忽視登記，平均登記率不到10%。導(dǎo)致體檢檔案缺乏后續(xù)資料，沒有連續(xù)性。這種情況容易影響對復(fù)診病人綜合的動態(tài)分析，而延誤病情。
　　3.管理人員相對缺乏，體檢檔案管理混亂
　　教工體檢檔案工作歸屬保健科管理，而保健科專職人員有限。體檢資料整理人員往往是各科室臨時分派，非固定人員。且資料的整理既沒有統(tǒng)一格式要求，也沒有制度規(guī)范，體檢檔案管理混亂，缺乏統(tǒng)一性、完整性、準(zhǔn)確性。
　　4.原始資料管理不當(dāng)
　　體檢后的原始資料，如化驗結(jié)果、特檢報告、B超報告等，往往在錄入計算機后，全部退還給教師本人管理。醫(yī)院保健科只留取電子檔案。計算機病毒、黑客的入侵或操作失誤等問題會導(dǎo)致電子檔案的丟失。一旦醫(yī)生需要查看病人原始資料，就比較困難。
　　5.體檢檔案的管理保密意識不足
　　健康體檢檔案中所涉及的各項檢查結(jié)果、有關(guān)數(shù)據(jù)均屬教工個人隱私，屬于教工隱私權(quán)，必須保密。而在健康體檢檔案的管理具體工作中，因為檔案管理員或檔案使用者保護隱私意識不強，忽視了對體檢檔案的隱私保護，會不同程度地損害體檢者如肺結(jié)核、乙肝大三陽、小三陽等教職工的權(quán)益，讓當(dāng)事人在工作、日常生活中受到“歧視”，使當(dāng)事者精神受到傷害，并造成工作或生活的不便。
　　二、相關(guān)建議
　　1.明確體檢檔案管理的重要性
　　體檢檔案是以教師個人健康為核心，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)為教師提供醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)過程中的規(guī)范記錄，是涵蓋各種健康相關(guān)因素的系統(tǒng)化文件記錄，也是醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)為教師提供高質(zhì)量醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的有效工具。建立體檢檔案的目的是醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)為教師提供高質(zhì)量醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的有效載體；對全校教師的健康狀況開展評價，掌握高校內(nèi)多發(fā)病、常見病、慢性病等動態(tài)變化，以便有針對性地開展健康教育、醫(yī)療、預(yù)防、保健和康復(fù)等服務(wù)。隨著高校教師健康體檢工作的常規(guī)化，體檢檔案管理工作的重要性也越來越突出。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上重視檔案管理工作，給予大力的關(guān)心和支持。適時建立健康檔案，妥善保管，以便客觀、真實、全方位了解教師健康演變過程，對疾病做到早發(fā)現(xiàn)、早診斷、早治療。要讓體檢檔案不是一疊被隔離在柜子里長期儲存起來的資料，而是一份保管簡便，查找方便，能充分體現(xiàn)其使用價值的活資料。
　　2.完善教工體檢檔案資料
　　完整真實的體檢檔案是臨床醫(yī)生做出正確診斷的基礎(chǔ)，漏查項目會導(dǎo)致健康資料殘缺不全，影響結(jié)果的綜合分析。完善教工體檢檔案，應(yīng)主要做到以下幾點：①提高教師體檢率。組織健康教育宣傳活動，普及推廣健康教育知識，提高教工對體檢重要性的認識。定期鍵康體檢可早期發(fā)現(xiàn)身體無主觀癥狀的潛在疾病，以達到早發(fā)現(xiàn)、早診斷、早治療的目的。通過健康體檢異常指標(biāo)的分析，了解引起疾病隱患的相關(guān)因素，規(guī)范人群的傳染病、遺傳病，保證正常工作和生活質(zhì)量的重要手段。②嚴格執(zhí)行各項操作規(guī)程。從教工基本信息、既往史、家族史等的填寫，到血液的采集，血液化驗結(jié)果的收集和分類，各臟器病灶的大小、形態(tài)的描述，再到檢查報告，體檢結(jié)果的對比分析和建議，檔案管理人員要認真核對，對好檔案號裝入教工體檢檔案袋。整理過程中，檔案管理人員要注意查看該年度的體檢項目是否有遺漏，對于記錄不完整的體檢資料，或者沒有按工作流程歸檔的資料，可拒絕收回，通知補檢。③原始體檢檔案和電子檔案必需集中管理，同時列入病案管理體系。④需要復(fù)查復(fù)診的教工借出檔案時，先到保健科辦理借檔手續(xù)，提取體檢檔案再去就醫(yī)，用畢交回保健科。同時，保健科應(yīng)將教工復(fù)診的所有資料及時登記，并存入教工體檢檔案中。
　　3.建立跟蹤服務(wù)制度
　　對教工體檢結(jié)果進行對比分析、動態(tài)比較，評定教工健康狀況，為教工提供有針對性和連續(xù)性的追蹤服務(wù)。醫(yī)生要善于觀察，勤于記錄，管理人員要隨時登記這些資料。針對教工體檢出現(xiàn)的普遍性問題或疾病隱患，定期通知教工去指定醫(yī)院進行復(fù)查，及早治療。進行健康教育，指導(dǎo)教工健康飲食，戒煙限酒，加強體育鍛煉，保持良好生活方式。勞逸結(jié)合，保持良好的心態(tài)，改善綜合健康指數(shù)。通過后續(xù)追蹤服務(wù)，可以避免很多疾病的發(fā)生、發(fā)展，使教工體檢真正成為預(yù)防疾病的重要手段。
　　4.完善教工體檢檔案管理制度
　?、袤w檢檔案的管理，參照病案管理的基本要求，制定相應(yīng)的管理規(guī)范、報告和要求，逐步完善其書寫格式和內(nèi)容，提高教工體檢檔案管理水平，使教工體檢檔案管理逐步成為病案管理工作的重要組成部分。②建立短信發(fā)送平臺和電子郵件發(fā)送平臺，根據(jù)體檢檔案的統(tǒng)計分析、體檢檔案資料，及時告知教工體檢結(jié)果。③制訂健康促進計劃方案、預(yù)測健康走向，制定并實施健康監(jiān)測與健康追蹤等服務(wù)體系。④組織專門人員整理資料，按要求歸檔。
　　5.建立教工體檢檔案的質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)
　　只有建立教工體檢檔案的質(zhì)量監(jiān)控，才能使其管理的規(guī)范化和制度化，才能保證教工的利益，才能真正為醫(yī)院的醫(yī)療提供有價值的資料和數(shù)據(jù)。具體如下：①確定主要負責(zé)質(zhì)量監(jiān)控人，對保健科實行定期考核和抽查；②建立體檢各環(huán)節(jié)的質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)，落實到人；③要逐步建立不同類別的體檢檔案書寫、報告規(guī)范，以保證不同類別的評估和資料的編號和分類相對科學(xué)；④逐步完善電子檔案管理模式，更方便、準(zhǔn)確、簡單管理檔案，有利于質(zhì)量監(jiān)控的操作和管理。
　　6.加強體檢檔案管理的保密工作
　　隨著體檢檔案開發(fā)利用工作的日益增強，體檢者的隱私保護應(yīng)成為重要內(nèi)容之一。①強化職業(yè)道德建設(shè)和保密意識，使檔案管理人員認識自己的崗位職責(zé)。②建立檔案保密制度，規(guī)范管理。通過業(yè)務(wù)技能、專業(yè)知識的繼續(xù)教育，及時更新和拓寬檔案管理人員的知識面，增強及時解決問題的能力，把保密隱患消滅在萌芽狀況，確保體檢檔案的安全。③制定崗位責(zé)任制，實行工作責(zé)任細化，使各項工作責(zé)任到崗、責(zé)任到人，切實提高工作效能。體檢檔案中的文字資料輸入計算機應(yīng)加密，設(shè)專人管理，不能暴露個人隱私。任何人不得查閱他人的體檢結(jié)果；體檢報告單必須由本人或家屬領(lǐng)取，其他人不得代領(lǐng)。
　　對體檢檔案實施管理，使教工體檢檔案得到及時、正確、規(guī)范、連續(xù)、保密的處理。能動態(tài)地對教師個人或教師人群的危險因素與健康狀態(tài)進行全面檢測、分析、評估、預(yù)防和干預(yù)。隨著醫(yī)院管理者及病案管理人員對體檢工作的認識加強，各項檔案管理制度的健全，高校教工體檢檔案管理工作將會有較大的提高。
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