淺析路橋施工項(xiàng)目檔案質(zhì)量的監(jiān)控

摘 要:路橋施工項(xiàng)目檔案是公路與橋梁施工過程中形成的具有保存價(jià)值的真實(shí)記錄，是路橋?qū)I(yè)技術(shù)人員辛勤智慧和勞動成果的結(jié)晶。對施工企業(yè)來說，施工項(xiàng)目檔案質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響到檔案作用的發(fā)揮和企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，提高項(xiàng)目檔案質(zhì)量對提高施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益有著十分重要的意義。本文通過分析影響路橋施工項(xiàng)目檔案質(zhì)量的各種因素，探究路橋建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量監(jiān)控的措施。

關(guān)鍵詞:路橋建設(shè) 項(xiàng)目檔案 質(zhì)量 監(jiān)控

中圖分類號:U44文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2012)04(a)-0101-02

隨著我國經(jīng)濟(jì)的的高速發(fā)展，作為記錄城鄉(xiāng)脈絡(luò)的路橋網(wǎng)線向神州大地四方快速地延伸，路橋建設(shè)成為溝通城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的先鋒。那么，直接產(chǎn)生于路橋建設(shè)活動，反映路橋建設(shè)發(fā)展歷史的真實(shí)記錄的施工項(xiàng)目檔案，其作用最終的任務(wù)服務(wù)于路橋建設(shè)的實(shí)踐和建設(shè)管理，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)研究等提供法律依據(jù)和利用服務(wù)。作為一種專門檔案的路橋施工項(xiàng)目檔案，屬于科技檔案的范疇，也是國家重要財(cái)富，其質(zhì)量的好壞直接影響企業(yè)施工的成果，因此，要做好路橋建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，必需加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案質(zhì)量的監(jiān)控。

1 路橋施工項(xiàng)目檔案的質(zhì)量

路橋施工項(xiàng)目檔案，工程技術(shù)人員把整個施工項(xiàng)目過程中形成的圖紙、圖表、文字資料、照片、聲像等材料，按照《公路工程竣工文件材料立卷歸檔辦法》等有關(guān)法規(guī)文件科學(xué)組卷而成。其質(zhì)量包括兩個方面:一是內(nèi)容質(zhì)量，即項(xiàng)目檔案的內(nèi)在的質(zhì)量，主要指項(xiàng)目檔案所反映的施工技術(shù)水平及數(shù)據(jù)材料的準(zhǔn)確性。二是案卷質(zhì)量，項(xiàng)目檔案的質(zhì)量外在形式，主要指案卷中施工文件材料的齊全性、系統(tǒng)性和規(guī)范化的程度，它在一定程度上影響項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量。項(xiàng)目檔案質(zhì)量總體要求:內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、齊全完整、組卷科學(xué)、格式規(guī)范、標(biāo)識完備，能全面反映路橋施工項(xiàng)目的業(yè)績。

2 影響路橋施工項(xiàng)目檔案質(zhì)量的因素

2.1 施工項(xiàng)目檔案管理意識薄弱

有些施工單位由于不夠重視，主管部門監(jiān)管力度不足，企業(yè)工程中標(biāo)或接到任務(wù)后，因施工工期緊、任務(wù)重，只重施工，輕檔案，從而忽視了施工原始資料平時(shí)及時(shí)的收集，等到工程完工后急需結(jié)算、檔案竣工驗(yàn)收時(shí)，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊補(bǔ)施工資料，致使項(xiàng)目檔案資料質(zhì)量較差。

2.2 項(xiàng)目檔案人員業(yè)務(wù)水平不能滿足工程管理的需要

在工程施工中，反映施工過程的各種表格，如:施工現(xiàn)場檢查檢測記錄表、質(zhì)量檢驗(yàn)評定用表、質(zhì)量檢驗(yàn)試驗(yàn)記錄表、竣工(交工)驗(yàn)收用表、工程結(jié)算表等的記錄，以及竣工圖、文件資料的整理、分類組卷歸檔，需要既要懂路橋施工又要懂檔案專業(yè)知識、熟悉檔案法規(guī)的技術(shù)人員來承擔(dān)。但許多施工單位聘用的現(xiàn)場資料管理員，業(yè)務(wù)素質(zhì)低，責(zé)任心不強(qiáng)，在收集過程中出現(xiàn)資料原件不齊全，更沒有現(xiàn)場作記錄，過后隨意編造，使資料失真的情況。這些都無法滿足路橋工程檔案管理工作的需要，直接影響了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

2.3 施工項(xiàng)目檔案組織管理不符合質(zhì)量要求

很多施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度不夠完善或不落實(shí)，雖然建立了檔案質(zhì)量管理體系及配套的規(guī)章制度，但在實(shí)際工作中，只顧抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、工期，忽視了檔案規(guī)章制度的實(shí)施。有些施工單位沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保管不妥善，造成檔案不完整，甚至出現(xiàn)檔案散失的現(xiàn)象。因而使檔案質(zhì)量很難有保障。

2.4 施工文件材料編制、歸檔不規(guī)范

施工單位在文件材料編制過程中，沒有按照要求形成、積累，存在資料、圖紙不清晰、內(nèi)容不準(zhǔn)確、格式不規(guī)范;資料有遺漏、收集不及時(shí)、文件簽字手續(xù)不完備等問題。而歸檔時(shí)，出現(xiàn)文件材料分類、組卷、排列順序不規(guī)范;歸檔程序不規(guī)范，如施工單位沒有按標(biāo)段和專業(yè)，系統(tǒng)、配套地移交竣工文件材料。這樣，造成歸檔資料不齊全、不準(zhǔn)確，歸檔無序、不及時(shí)。

3 路橋施工項(xiàng)目檔案質(zhì)量監(jiān)控的措施

3.1 超前的監(jiān)督

所在項(xiàng)目管理的檔案部門在施工資料歸檔以前，應(yīng)采取各項(xiàng)具體實(shí)施的措施，做好提前介入工作，針對施工項(xiàng)目的特點(diǎn)，及時(shí)介入檔案工作指導(dǎo)，對項(xiàng)目檔案的收集范圍、歸檔制度、保管、利用等各個環(huán)節(jié)提出明確具體的要求，統(tǒng)籌規(guī)劃施工項(xiàng)目檔案工作，并監(jiān)督施工項(xiàng)目檔案的組織管理落實(shí)情況，檢查施工單位在簽訂承包合同后，是否建立與工程承包方式相適應(yīng)的項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，人員配備、現(xiàn)場的檔案庫房、設(shè)備情況，各施工單位是否對施工范圍內(nèi)的檔案實(shí)行監(jiān)督和檢查，各種文件材料施工用表是否齊備等等。通過各項(xiàng)檢查督促落實(shí)工作，才能從根本保證項(xiàng)目施工檔案的質(zhì)量。

3.2 歸檔質(zhì)量的監(jiān)控

3.2.1 施工項(xiàng)目檔案內(nèi)在質(zhì)量的監(jiān)控。

主要檢查路橋施工項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的情況。具體要求:一是完整，將項(xiàng)目施工全過程中應(yīng)歸檔的各種文件、資料的原件全部歸檔;二是準(zhǔn)確，檔案的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)的過程，做到圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字蓋章手續(xù)完備，尤其是施工前期重要的公文、工程重點(diǎn)結(jié)構(gòu)部分和隱蔽工程、竣工圖等確保其準(zhǔn)確性;三是系統(tǒng)，按照施工項(xiàng)目文件材料形成的規(guī)律，保持各部分的有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)分類、合理組卷，卷內(nèi)排列有序。

3.2.2 案卷外觀質(zhì)量的監(jiān)控。

檢查包括：一是案卷內(nèi)書寫要求：案卷標(biāo)題準(zhǔn)確、規(guī)范，目錄格式正確；二是封面：要求字跡清晰、美觀，規(guī)格統(tǒng)一、規(guī)范；三是紙張：用材質(zhì)量要求耐久，規(guī)格統(tǒng)一；四是折疊與裝訂：圖紙折疊規(guī)范，案卷裝訂整齊、牢固。

3.2.3 施工文件、竣工圖質(zhì)量的監(jiān)控。

施工單位形成的施工文件和負(fù)責(zé)編制的竣工圖是反映項(xiàng)目建設(shè)過程的真實(shí)面貌和質(zhì)量的主要依據(jù)，其數(shù)量在整個項(xiàng)目檔案中占了最大的比重，是項(xiàng)目檔案的主要組成部分，也是監(jiān)控的主要對象。

(1)施工文件質(zhì)量要求，一是以公文形式的文件，應(yīng)統(tǒng)一發(fā)文字號。各施工單位向建設(shè)、監(jiān)理單位行文要規(guī)范，有統(tǒng)一的格式和統(tǒng)一的文號，文件題名要準(zhǔn)確;二是施工資料，施工記錄必須真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、手續(xù)完備，一般從部分到整體的，按分項(xiàng)、分部、單位工程的順序地記錄。如一座橋，可以將若干墩的施工文件集中在一起;如一座特大橋，也可以一個墩一個墩地積累，按施工工序排列。

(2)竣工圖質(zhì)量，竣工圖內(nèi)必須符合實(shí)際，反映工程竣工的狀況。對設(shè)計(jì)文件的更改，包括文字、數(shù)字、圖形的改變，要在竣工圖上反映;對沒有施工圖，但實(shí)際進(jìn)行施工且已竣工的工程，必須編制竣工圖;對被取消的施工圖，不應(yīng)編制竣工圖，但要將取消的文件依據(jù)納入竣工說明中;竣工圖的簽字蓋章手續(xù)要完備，如編制人、審核人、承擔(dān)施工的技術(shù)負(fù)責(zé)人、駐地監(jiān)理，都要在竣工圖上簽字?？⒐D外觀要求:必須是新圖，圖紙要規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔，字跡線條清晰、紙質(zhì)耐久、標(biāo)識規(guī)范。

3.3 信息反饋跟蹤

為了評價(jià)和衡量質(zhì)量監(jiān)控的效果，使今后的超前指導(dǎo)和歸檔把關(guān)環(huán)節(jié)更加有的放矢，還必須通過信息反饋跟蹤的環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)。檔案信息反饋跟蹤是以施工項(xiàng)目歸檔文件內(nèi)容與質(zhì)量為依據(jù)，對歸檔工作進(jìn)行的調(diào)整、糾正偏差，使之更完善的反復(fù)遁環(huán)過程。信息反饋中可發(fā)現(xiàn)問題，一方面從檔案利用中發(fā)現(xiàn)問題，如，施工項(xiàng)目檔案中數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，文字說明不夠明確，資料不完備，要通過利用才能反映。另一方面可通過抽查案卷及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，然后分析問題所在，再提出改進(jìn)方案，最后采取有效的措施解決問題，從而使施工項(xiàng)目檔案質(zhì)量水平得到進(jìn)一步的提高。

通過以上的措施，使施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收必備條件的項(xiàng)目檔案質(zhì)量得到保證。超前監(jiān)督是從根本上監(jiān)督項(xiàng)目檔案的質(zhì)量;歸檔監(jiān)控是對項(xiàng)目檔案內(nèi)容質(zhì)量上把關(guān)，保證施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的順利進(jìn)行;信息反饋跟蹤則是發(fā)現(xiàn)并糾正超前監(jiān)督和歸檔監(jiān)控過程中的失誤和偏差，使之趨于完善。三者相互聯(lián)系，共同構(gòu)成了施工項(xiàng)目檔案的質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)。

3.4 加強(qiáng)路橋施工項(xiàng)目檔案管理監(jiān)控的措施

路橋施工項(xiàng)目檔案管理水平高低是衡量其質(zhì)量優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)路橋施工項(xiàng)目檔案管理，使檔案質(zhì)量得到保障，針對影響路橋施工項(xiàng)目檔案質(zhì)量的因素及近期施工企業(yè)檔案體制上出現(xiàn)的新問題，采取以下可行的措施。

(1)明確施工企業(yè)對本建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作全面負(fù)責(zé)的責(zé)任。

建設(shè)項(xiàng)目開工后由中標(biāo)施工企業(yè)申報(bào)登記，接受檔案工作的監(jiān)管。項(xiàng)目建設(shè)過程中由中標(biāo)施工企業(yè)負(fù)責(zé)對施工過程形成的文件材料進(jìn)行檢查、接收、保管。項(xiàng)目建設(shè)完工后由該施工企業(yè)對施工文件材料進(jìn)行歸檔、檔案自檢并申報(bào)竣工驗(yàn)收。這樣，確立了施工企業(yè)對建設(shè)單位檔案工作的全面負(fù)責(zé)。

(2)實(shí)行施工項(xiàng)目檔案管理與工程責(zé)任、合同制同步。

根據(jù)建設(shè)單位和監(jiān)理部門的要求，從工程施工開工便將項(xiàng)目檔案列入施工項(xiàng)目管理計(jì)劃中，把檔案工作列入項(xiàng)目部和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，設(shè)立施工項(xiàng)目部的檔案網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，配備既具施工專業(yè)水平又具有檔案專業(yè)知識的檔案員，配置必需的保管和提供利用的設(shè)備，指定項(xiàng)目部主任為檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，對整個施工項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立健全檔案管理制度，由建設(shè)單位實(shí)施統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。把項(xiàng)目檔案作為施工質(zhì)量管理的重要內(nèi)容，并把項(xiàng)目檔案質(zhì)量的要求列入工程承包合同中，明確工程檔案保證金，對違反合同規(guī)定，則要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

(3)實(shí)施依法監(jiān)管、嚴(yán)格規(guī)范把關(guān)的程序。

近幾年，施工項(xiàng)目建設(shè)檔案工作已進(jìn)入依法監(jiān)管的軌道，檔案行政管理部門對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)施了登記制度和檔案鑒定、驗(yàn)收制度。施工項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)接受建設(shè)單位對其全部檔案嚴(yán)格審核和監(jiān)控。對檔案組織管理，制度的制定與實(shí)施，項(xiàng)目文件的整理與歸檔，項(xiàng)目檔案的移交等各項(xiàng)工作，特別對項(xiàng)目檔案質(zhì)量也進(jìn)行規(guī)范的把關(guān)。如，在施工過程中形成的現(xiàn)場檢查檢測、質(zhì)量檢驗(yàn)評定、檢驗(yàn)試驗(yàn)等記錄，施工單位負(fù)責(zé)對這些文件材料進(jìn)行自檢，對其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性嚴(yán)格把關(guān)，然后，送監(jiān)理單位、建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核、鑒定、簽名確認(rèn)。這一程序，不但規(guī)范了施工項(xiàng)目質(zhì)量管理，且保證了施工項(xiàng)目檔案工作有序進(jìn)行。

總之，路橋施工項(xiàng)目檔案是工程竣工驗(yàn)收的重要工作，其質(zhì)量的好壞，關(guān)系到每個施工項(xiàng)目的優(yōu)劣。施工企業(yè)創(chuàng)建的優(yōu)質(zhì)工程，必須通過項(xiàng)目檔案內(nèi)容真實(shí)地反映，如果沒有項(xiàng)目檔案真實(shí)的記錄、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，即使工程質(zhì)量再好，不能通過工程竣工驗(yàn)收，也不能達(dá)到創(chuàng)優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)。施工企業(yè)賴以生存的資本—— 優(yōu)良工程業(yè)績，而施工項(xiàng)目檔案是路橋施工成果最有力的證明和依據(jù)，因此，路橋施工企業(yè)必須把好項(xiàng)目檔案質(zhì)量關(guān)，通過多種途徑，建立完善的監(jiān)控體系，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案組織管理等措施，來提高施工項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，使之更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

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