狹長(zhǎng)表格要分欄 打印效果才美觀

在我們?nèi)粘Ｅ虐娲蛴「黝惐砀竦倪^程中，有時(shí)會(huì)碰到一些列數(shù)較少而行數(shù)很多的狹長(zhǎng)表格，如果直接打印出來，不僅很不美觀，而且也浪費(fèi)紙張。其實(shí)，只要我們學(xué)會(huì)Word和Excel表格的分欄方法，不僅可以節(jié)省打印紙張，而且能夠改善打印效果。

狹長(zhǎng)Word表格分欄

這里以狹長(zhǎng)的教師簽到表為例，來講解Word表格分欄的基本方法。首先新建一個(gè)Word文檔，在上方輸入并設(shè)置合適的表格標(biāo)題文字；然后手工創(chuàng)建狹長(zhǎng)的簽到表，或者從Excel工作表中直接復(fù)制粘貼表格過來；接下來，單擊表格左上角的全選標(biāo)記，選中整個(gè)表格，執(zhí)行“頁面布局/分欄”命令，通過“分欄”對(duì)話框，選擇合適的分欄數(shù)和欄間距，這里分為兩欄，勾選“欄寬相等”項(xiàng)，將分欄操作應(yīng)用于“所選文字”，單擊“確定”按鈕，即可完成Word表格的分欄操作。

這時(shí)的分欄表格只有第一頁第一欄有標(biāo)題行，其它各欄都沒有標(biāo)題行，不太美觀。拖動(dòng)選中該標(biāo)題行，執(zhí)行“表格工具/布局/數(shù)據(jù)/重復(fù)標(biāo)題行”命令，就可以將每一頁每一欄的表格都設(shè)置成相同的表格標(biāo)題行（如圖1）。經(jīng)過Word分欄的狹長(zhǎng)表格，無法進(jìn)行類似Excel的頂端標(biāo)題行重復(fù)設(shè)置，只能在第一頁上方輸入表格標(biāo)題文字，而其它頁面則不方便進(jìn)行相同的設(shè)置。

狹長(zhǎng)Excel表格分欄

經(jīng)常使用Office軟件的人都知道，Word當(dāng)中有分欄命令，而Excel當(dāng)中卻找不到。要想對(duì)狹長(zhǎng)的Excel表格進(jìn)行分欄打印操作，既可以把Excel表格復(fù)制粘貼到Word文檔中，借助Word軟件的分欄功能來實(shí)現(xiàn)，也可以借助 “多排表工具4.0”，在Excel工作表當(dāng)中直接對(duì)狹長(zhǎng)表格自動(dòng)分欄。

具體的操作方法如下：

首先在要分欄的表格上方輸入標(biāo)題內(nèi)容，并進(jìn)行必要的格式設(shè)置，然后執(zhí)行“頁面布局/打印標(biāo)題/工作表”命令，設(shè)置工作表打印的頂端標(biāo)題行，例如“$1:$3”，并根據(jù)打印預(yù)覽的實(shí)際效果，確認(rèn)每一行表格的高度、每一頁表格的行數(shù)等設(shè)置，這里假設(shè)將狹長(zhǎng)表格分為兩欄，每欄30行，需要分欄的表格數(shù)據(jù)有300行。然后選中要分欄的表格數(shù)據(jù)（包括表格標(biāo)題行），將它們復(fù)制到一個(gè)新的工作表當(dāng)中，選定標(biāo)題行，再次執(zhí)行“頁面布局/打印標(biāo)題/工作表”命令，將頂端標(biāo)題行設(shè)為“$1:$1”（如圖2）。

最后選定要分欄的整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“加載項(xiàng)/多排表工具/制作多排表”命令，打開“多排表工具”對(duì)話框。“每頁排數(shù)”設(shè)置為2，就是要分為兩欄；“每排列數(shù)”設(shè)置為4，就是指原來表格的列數(shù)；“每頁行數(shù)”設(shè)置為30，是指每一個(gè)頁面要放置的合適行數(shù)；“起始行號(hào)”和“終止行號(hào)”分別設(shè)置為1和301，默認(rèn)情況下勾選“新增工作表”和“每頁獨(dú)立橫表頭”等選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)工作表，用來存放分欄之后的工作表，每一頁都有相同的標(biāo)題行（如圖3）。將上述已經(jīng)分欄的表格內(nèi)容復(fù)制到一個(gè)已經(jīng)設(shè)置好頂端標(biāo)題行的工作表中，就可以在Excel中完成狹長(zhǎng)表格的分欄操作。

和前面一種分欄方法相比，該方法的優(yōu)點(diǎn)是能夠通過設(shè)置頂端標(biāo)題行來改善頁面的打印效果，缺點(diǎn)是分欄之前需要先根據(jù)最終的排版打印效果來確定每一頁文檔顯示的表格行數(shù)，如果改變紙張大小或頁面設(shè)置等選項(xiàng)，則需要重新分欄。我們應(yīng)該在了解兩種方法的優(yōu)缺點(diǎn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)自己的實(shí)際需要，選擇合適的分欄方法，搞定狹長(zhǎng)數(shù)據(jù)表格的打印問題。