丁愛華

(中州大學(xué) 財務(wù)處,鄭州 450044)

新時期高職院校檔案管理工作存在的問題及對策

丁愛華

(中州大學(xué) 財務(wù)處,鄭州 450044)

高校檔案管理工作不僅是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，也是衡量高校教育、科研、管理質(zhì)量和水平的重要標志之一，對高校的穩(wěn)步、健康、可持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文梳理了新時期高職院校檔案管理工作中存在的機構(gòu)管理模式陳舊、信息化水平低、人才隊伍專業(yè)技能弱等問題，并提出了相應(yīng)的對策。

高職院校；檔案管理工作；問題及對策

近幾年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和電子化、信息化時代的到來，現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校的檔案管理工作。檔案管理作為高校日常管理的重要組成部分，也迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢，提高檔案管理水平，使高職院校檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化、精細化，為學(xué)校的教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，已成為檔案管理人員必須面臨的新課題。

1.高職院校檔案管理工作的問題分析

1.1機構(gòu)管理模式陳舊，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠

目前，大多數(shù)高職院校的檔案管理部門并非獨立機構(gòu)，一般屬于學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)下的一個科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式很大程度上阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展，更談不上適應(yīng)快速發(fā)展的現(xiàn)代高等教育的步伐。眾所周知，由于我國的高等教育模式由精英教育逐漸向大眾教育轉(zhuǎn)變，近幾年來，我國的高等職業(yè)教育實現(xiàn)了跨越式飛速發(fā)展，高職院校的招生人數(shù)大幅度增加，辦學(xué)規(guī)?？焖贁U大，檔案的館藏量也隨之增加，檔案管理工作愈顯重要。但是，由于某些歷史性原因，很多高職院校管理者對檔案管理工作的重要性認識不夠，重視程度不足，支持、關(guān)心力度較弱，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展緩慢，這與高職院校整體事業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)、不同步。

1.2.檔案管理人員的專業(yè)技能相對較弱

首先是檔案管理隊伍中高素質(zhì)人才數(shù)量較少，由于單位編制的限制，高職院校專職從事檔案管理工作的人員數(shù)量有限，多是一人一崗甚至是一人多崗，在有限的人員編制內(nèi)，專業(yè)人員特別是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人才更少，高學(xué)歷、高職稱的專業(yè)技術(shù)人員缺乏，碩士、博士在高職院校檔案部門工作的數(shù)量幾乎是零；其次是人才隊伍的知識結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)技能整體偏低；再次是培養(yǎng)體系不完善，缺乏專業(yè)人才培養(yǎng)規(guī)劃。目前，高校從事檔案管理工作的人員除了專職檔案管理人員外，各院系行政部門還要設(shè)立兼職檔案管理人員，負責(zé)收集其部門的檔案資料。他們除了要具備本單位的專業(yè)知識，還要有檔案管理工作專業(yè)知識；除了要有工作的責(zé)任心，還要有工作的主動性；除了要做好本職工作，還要具有一定的協(xié)調(diào)能力，他們是開展檔案工作的基礎(chǔ)力量和強力助手。然而，檔案管理部門還沒有建立對他們進行檔案管理專業(yè)技能的長效培訓(xùn)機制，所以他們的檔案管理水平還有待提高。

1.3檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展滯后

毋庸置疑，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在未來的檔案管理中，數(shù)字化、信息化檔案是大勢所趨，更是各高校檔案管理最現(xiàn)實的需求。然而，一些高職院校的檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程緩慢。究其原因，一方面，高校將有限的經(jīng)費重點放在教學(xué)一線的數(shù)字化管理上，而對檔案工作的經(jīng)費投入不足，對檔案管理數(shù)字化建設(shè)較為忽視，造成檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備不全或現(xiàn)有設(shè)備陳舊老化嚴重，檔案的收集、分類、編目與保存等工序仍然采取傳統(tǒng)手工的方式。另一方面，一些高職院校雖然建立了數(shù)字化檔案系統(tǒng)，并且與校園局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)相鏈接，但是在實際操作中，由于設(shè)備及管理人員現(xiàn)代化技術(shù)水平的局限，往往形式大于內(nèi)容，僅是將數(shù)字化設(shè)備作為閱讀檔案的簡單工具，而沒有充分利用系統(tǒng)的導(dǎo)航、索引等功能為檔案的查詢和利用帶來便利。

1.4 檔案管理制度缺乏標準化、規(guī)范化

高校檔案管理包括分類、編目、收藏等一套完整的流程，是一項系統(tǒng)工程。為了使檔案管理制度化、規(guī)范化和標準化，國家已經(jīng)出臺了相應(yīng)的政策和法律、法規(guī)。但是，目前仍有一些高職院校由于管理理念、辦學(xué)經(jīng)費等種種原因，使得檔案管理工作沒有進入科學(xué)的、法制的管理軌道，在檔案管理的實際工作中仍存在一些問題，如管理制度不健全，沒有完備健全的檔案管理工作機制和規(guī)章制度；在檔案管理的過程中，工作人員專業(yè)技能差，主觀隨意性較強，對檔案的立卷、收藏不規(guī)范，對繁瑣、復(fù)雜的工作流程不能完全勝任、游刃有余；有的檔案專業(yè)人員對歸檔要求響應(yīng)配合少，歸檔拖拉，不及時，不到位；部分檔案管理者對檔案文件的內(nèi)容把握不透，分類不標準、編目數(shù)據(jù)不規(guī)范。這些都會導(dǎo)致檔案資料不完整和部分重要檔案缺失，無法滿足現(xiàn)代化和信息化的工作要求。在檔案的收藏過程中，人為因素造成檔案資源損失、損毀的現(xiàn)象仍然時有發(fā)生，這樣直接影響到檔案管理工作的整體質(zhì)量和檔案信息資源利用的效果。

2.做好高職院校檔案管理工作的對策

2.1提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高職院校的檔案是開展教育研究、探討教育規(guī)律、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、指導(dǎo)高校整體工作的重要參考和依據(jù)，是對高校建設(shè)的重要信息支持，必須把檔案工作納入學(xué)校整體的發(fā)展規(guī)劃之中，認識檔案管理完整性、科學(xué)性的重要意義。同時，開拓宣傳渠道，利用各種形式宣傳檔案管理工作的重要性，形成人人參與、重視檔案工作的氛圍，使檔案管理工作步入有序發(fā)展的渠道。

領(lǐng)導(dǎo)的重視程度往往決定著一所高校檔案管理工作的成效，因此，要做好檔案管理工作，必須積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的關(guān)注，解決工作中存在的各種問題。如劃撥適當(dāng)?shù)馁Y金完善檔案管理硬件設(shè)備、注重檔案管理軟件需求的發(fā)展、新型檔案軟件的引入與升級維護、檔案管理專業(yè)人員的聘用與崗位培訓(xùn)等。

2.2加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

在高職院校的檔案管理工作中，從業(yè)人員的素質(zhì)決定了其管理水平。在改革開放不斷深入的形勢下，要持續(xù)加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)，從在崗人員的專業(yè)知識升級培訓(xùn)、新進人員的崗位技能快速掌握，到高學(xué)歷、高層次人才的引入等，要以全方位、多渠道的培養(yǎng)培訓(xùn)方法和手段，確保高校檔案管理人才隊伍的素質(zhì)提升，達到專業(yè)技術(shù)精湛，政治素養(yǎng)高的目標。特別是隨著多媒體技術(shù)和新型存儲介質(zhì)的出現(xiàn)，檔案載體的種類不斷涌現(xiàn)，管理手段更加現(xiàn)代化，要求檔案管理人員熟悉新知識、新技術(shù)，掌握新型載體檔案的管理與保護方法。同時，在工作作風(fēng)上要求科學(xué)、嚴謹、細致，具備較強的服務(wù)意識和較好的溝通能力。

2.3 完善檔案管理工作制度，深化檔案管理信息化程度

由于檔案管理工作內(nèi)容繁多，牽涉面廣，涉及部門廣泛，具有“動態(tài)性”與“實時性”相結(jié)合的特點，所以檔案資源的收集必須堅持科學(xué)規(guī)范的原則，做到檔案管理工作“有法可依”，建立完善的檔案管理工作機制，制定健全的檔案管理規(guī)章制度，保證歸檔資料完整?！耙婪ㄖ螜n，依法護檔，依法用檔”是新時期對檔案管理工作的要求。培養(yǎng)工作人員的職業(yè)意識，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔和借閱等程序都進行嚴格的制度管理，以保障檔案的權(quán)威性、真實性、可靠性。同時，在檔案管理的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)上，根據(jù)國家出臺的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CGD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規(guī)范》等相關(guān)標準，建立健全相關(guān)制度，從自身實際出發(fā)，制定統(tǒng)一的標準數(shù)據(jù)，為以后檔案的保存、利用、資源共享提供便利，為檔案管理的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化奠定良好的基礎(chǔ)。

2.4利用檔案資源，提高使用效率

檔案不僅是一種信息產(chǎn)品，而且也是人才信息資源的寶庫。合理、有效地開發(fā)利用這種資源信息，并最大限度地發(fā)揮其最大作用及最佳效益，是現(xiàn)代檔案管理的基本宗旨。建立健全檔案資源并科學(xué)管理，對于高職院校的正確評估、教師和學(xué)生的全面考核、提高教育教學(xué)質(zhì)量等發(fā)揮了不可替代的作用。

檔案編研是高校檔案信息開發(fā)的重要內(nèi)容，高職院校檔案部門應(yīng)加大對檔案信息資源開發(fā)力度，積極圍繞學(xué)校的中心工作和重點任務(wù)，不僅要對校內(nèi)檔案信息進行收集、整理、加工、匯編，而且還要對其他科研院所收藏的各種門類的信息資源進行廣泛的收集、處理，從而形成門類齊全、品種多樣、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息，既能服務(wù)社會，又能為高校的發(fā)展做出巨大貢獻。同時各兄弟高校檔案管理部門之間，應(yīng)互通有無，相互學(xué)習(xí)，相互交流，相互支持，相互協(xié)作，在制定業(yè)務(wù)、技術(shù)的標準化上規(guī)范一致，真正做到檔案資源的收集、編目、鑒定現(xiàn)代化，電子紙質(zhì)文檔一體化，文件文本檔案查詢自動化，實現(xiàn)新型檔案管理服務(wù)工作的新格局。

總之，高校檔案管理工作是新時期高等教育健康持續(xù)發(fā)展的重要保障，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)之一。時代的進行和高等教育的快速發(fā)展，對高校檔案管理工作有了更高的要求。針對高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的諸多問題，必須增強檔案管理意識，采取提高專業(yè)人員的服務(wù)水平、增強信息化服務(wù)功能等措施，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，更好地發(fā)揮高職院校檔案的服務(wù)功能。

[1]王璐，韓見華.高校檔案管理現(xiàn)狀、問題與對策研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2013(1).

[2]陳旭東.淺談高校檔案管理工作存在的問題及對策[J].哈爾濱金融高等專科學(xué)校學(xué)報,2010(3).

[3]尹寶君.高校檔案管理中的常規(guī)問題與對策[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2013(18).

[4]齊宗元.淺談高校檔案管理體會[J].蘭臺世界,2013(6).

ProblemsandCountermeasuresofArchiveManagementinHigherVocationalCollegesintheNewPeriod

DIENG Ai-hua

(Finance Department of Zhongzhou University,Zhengzhou 450044,China)

Archive management in colleges and universities is not only an important part of university's development, but also one of the important symbols to measure the education, scientific research, the quality and level of management.It plays a vital role in the healthy, steady, sustainable development of colleges and universities.This paper reviews the existing problems of archive management in higher vocational colleges in the new period, such as mechanism of the old management mode, the low level of information technology, poor skills from the talent team and so on, and puts forward some corresponding countermeasures.

higher vocational colleges; archive management; problems and countermeasures

G279.27

A

1008-3715(2013)06-0102-03

2013-09-12

丁愛華(1966—)，女，河南鄭州人，中州大學(xué)財務(wù)處檔案館員，主要從事檔案管理方面的研究。

(責(zé)任編輯姚虹)