運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，已成為國家關(guān)注的重點(diǎn)。這帶動了政府部門、各行各業(yè)均大力推行辦公無紙化，積極采用OA 企業(yè)管理系統(tǒng)、資料電子化管理等有效措施，以保護(hù)自然環(huán)境、提高辦公效率、節(jié)約辦公成本等。如財(cái)政部將在會計(jì)從業(yè)資格考試中實(shí)施無紙化、海關(guān)總署宣布到2015年，全國海關(guān)將對全部進(jìn)出口貨物實(shí)行通關(guān)作業(yè)無紙化。而在實(shí)現(xiàn)無紙化辦公中，無論是對政府部門還是對其他行業(yè)用戶來說，最頭疼的是大量的紙質(zhì)文件資料、以及不同格式的電子文檔如何進(jìn)行統(tǒng)一管理？如何借助無紙化辦公真正簡化工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)辦公效率的最大化？

以酒店這一行業(yè)為例。2012年，很多酒店如廣州香格里拉大酒店等都紛紛實(shí)現(xiàn)了酒店客房預(yù)訂系統(tǒng)無紙化，更大化地推行低碳服務(wù)。

酒店行業(yè)大量的文件資料來源于房間預(yù)訂，這些訂單來自網(wǎng)絡(luò)、電子郵件、傳真、前臺辦理等多種渠道，這就會造成記錄文件的格式不統(tǒng)一，難以以統(tǒng)一的格式歸檔；同時，由于訂單處理流程具有多樣性，處理過程繁雜，所有酒店銷售人員的訂單都混在一起，這就會出現(xiàn)錯拿、漏拿、甚至是丟失的現(xiàn)象。大量的紙質(zhì)訂單的存在還會造成紙張的浪費(fèi)、更需要辦公空間進(jìn)行存檔。

富士施樂Docuworks 解決方案則搭建了紙張與數(shù)字文件的橋梁，使兩者進(jìn)行無縫合并。

酒店預(yù)訂人員可將電子預(yù)訂文件與掃描的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的Docuworks 格 式。在DocuW orks 更 人性化的文檔管理界面中，可直觀顯示所有文檔。這時，電腦如同一個辦公桌，在這個“電子辦公桌”上，擺放著格式各異的電子文檔，預(yù)訂人員可以像處理紙質(zhì)文件一樣，隨心所欲地進(jìn)行合并、拆分、編輯、批注、查找、蓋章、打印及發(fā)送郵件等。預(yù)訂人員還可以對同一客戶的訂單進(jìn)行合并，或是進(jìn)行訂單修改，處理完成后，無須打印即可一鍵回復(fù)傳真發(fā)送給客人進(jìn)行確認(rèn)，客人確認(rèn)回傳的訂單將根據(jù)時間進(jìn)行自動歸檔。

銷售訂單全部電子化歸檔后，存放在文檔服務(wù)器中，節(jié)省了辦公空間，也避免了每份訂單打印多份進(jìn)行流轉(zhuǎn)存檔所造成的紙張及耗材的浪費(fèi)。以廣州香格里拉大酒店為例，其酒店704 間客房，啟用無紙化系統(tǒng)后，僅在客房預(yù)訂方面每年就可節(jié)約至少17 萬張紙。

富士施樂Docuw orks 解決方案的應(yīng)用，還可以連通各個部門的工作，優(yōu)化工作流程，提高企業(yè)運(yùn)行的效率。像酒店的預(yù)訂部、前臺、財(cái)務(wù)部等部門可隨時通過電腦直接查詢預(yù)訂信息、進(jìn)行房間分配、以及付款確認(rèn)等工作。如果使用配套的智能查詢軟件，只需輸入檢索條件：如客戶名稱、日期等，即可輕松查詢，這極大的方便財(cái)務(wù)部的審計(jì)，避免了紙質(zhì)訂單查找的繁瑣，使得整個工作流程變得更加順暢與高效。

隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展以及平板電腦的誕生，企業(yè)無紙化會議、餐飲行業(yè)無紙化點(diǎn)餐、酒店無紙化預(yù)訂系統(tǒng)等應(yīng)用必將逐漸普及起來，這無疑會進(jìn)一步推動無紙化辦公的進(jìn)程。在這一進(jìn)程中，富士施樂始終扮演著重要的角色，作為有效推進(jìn)無紙化辦公的Docuworks 解決方案更是無紙化辦公必不可少的工具。