試論保險公司辦公室工作的精細化管理

俞曉薇

摘要：本文在分析辦公室作為促進公司高效運轉(zhuǎn)的“推進器”、輔助領導決策的“參謀部”和公司管理中樞地位以及作用基礎上，指出辦公室工作性質(zhì)特別適合和非常需要精細化管理，并就辦公室如何圍繞中心和服務大局開展精細化管理進行全面闡述和提出具體的實施舉措，將對辦公室精細化管理起到促進作用。

關鍵詞：保險公司；辦公室；工作；精細化管理

當前中國保險業(yè)正處于加快發(fā)展的重要戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型期，同時也處于保險主體的迅速增加和保險市場競爭加劇的矛盾期，面對公司經(jīng)營環(huán)境的多變性和決策環(huán)境復雜性以及員工思想的不確定性，辦公室的工作效能和精細化管理水平對于公司的穩(wěn)健發(fā)展尤為重要，必須通過創(chuàng)新的思維、精細化的管理和注重細節(jié)的敬業(yè)精神來達到公司發(fā)展對辦公室工作的新要求。

一、辦公室的地位和作用

辦公室是公司的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉(zhuǎn)中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務、把關、督辦等主要職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的工作超前性、較精準的細節(jié)掌控性以及較高超的協(xié)調(diào)能力和較深的文字功底。辦公室在公司經(jīng)營管理中主要發(fā)揮如下作用：一是要做好領導的參謀和助手作用，不但要善于調(diào)研，更要善于謀劃，為領導的決策提供服務。二是要起到橋梁和紐帶作用，通過組織和協(xié)調(diào)以及督辦來確保公司各項目標和任務的順利完成。三是要協(xié)調(diào)好與各新聞媒體的關系，重點做好公司品牌和產(chǎn)品的宣傳策劃，放大宣傳效應，提高公司社會影響力。四是要協(xié)調(diào)好與政府等外部單位的關系，要通過經(jīng)常協(xié)調(diào)聯(lián)系，溝通情況，努力建立與地方政府主管部門的融洽關系，以準確傳導好公司領導意圖，爭取得到地方政府主管部門的重視和支持。五是要做好公司的后勤和安全保障工作，確保公司各項工作有序推進。

二、精細化管理的理念和效能

精細化管理是以精細操作和注重細節(jié)管理為基本特征，通過制定和貫徹標準、提高員工素質(zhì)和強化執(zhí)行力，達到提高企業(yè)和部門整體效益的管理方法。企業(yè)的每位員工都是企業(yè)精細化管理的對象、載體和參與者， 也是企業(yè)精細化管理的主體和實施者， 只有員工都參與到精細化管理中去， 精細化管理工作才能高效開展和高質(zhì)量完成， 才有可能落到實處并取得實效。

辦公室的工作性質(zhì)特別適合和非常需要精細化管理，通過對辦公室實施服務專業(yè)化和管理精細化能夠使辦公室的各項工作規(guī)則更加系統(tǒng)化，使得辦公室服務的水平更加程序化、規(guī)范化、數(shù)據(jù)化，讓辦公室內(nèi)部管理的各個單元能夠同時精確、高效、協(xié)同運轉(zhuǎn)。精細化管理的本質(zhì)特征就是重細節(jié)，強調(diào)過程管理；重具體，強調(diào)措施落地；重質(zhì)量，強調(diào)服務水準。精細化管理強調(diào)做好辦公室工作中的小事，在細節(jié)上追求精益求精，以求達到最佳效果。保險公司辦公室作為促進公司高效運轉(zhuǎn)的“推進器”和輔助領導決策的“參謀部”，在公司全局工作中有著舉足輕重的作用，強化公司辦公室的精細化管理對促進公司管理水平的提升至關重要。

三、辦公室精細化管理的建議和思考

1.全力推進責任文化

一是建設責任文化不但可以提高辦公室整體的凝聚力和向心力，還可以形成一種無形的競爭力，有利于促使辦公室員工自主提高自身綜合素質(zhì)，不斷改進工作作風，努力成為崗位專家。二是倡導責任文化是提升辦公室整體管理水平的有效途徑，讓辦公室工作人員全面樹立起精細化管理的理念和精細化工作的習慣，再結合辦公室管理中的制度化和程序化，則能更為有效扎實地推進辦公室精細化管理工作的全面推進。三是作為公司企業(yè)文化建設職能部門，辦公室要研究制定提升文化力的辦法措施，要組織開展文化力提升項目，用先進的文化管理工具，梳理文化要素，明確文化定位，推動文化執(zhí)行。

2.牢固樹立精細化的服務意識

（1）辦公室工作的核心是服務，辦公室要寓管理于服務中，樹立服務意識、明確服務目標、規(guī)范服務行為，把服務貫穿于工作的始終。

（2）辦公室工作千頭萬緒，要在紛繁復雜的工作中，做到游刃有余，就需要不斷加強系統(tǒng)性建設和專項性工作，通過系統(tǒng)思考、統(tǒng)籌兼顧、提升專業(yè)技能和精細化管理水平，實現(xiàn)辦公室工作的有序和高效。

（3）辦公室人員要提高三種能力，即專業(yè)力、執(zhí)行力和文化力。專業(yè)力就是體現(xiàn)辦公的質(zhì)量效率，執(zhí)行力體現(xiàn)應急響應能力，文化力是軟實力的核心，更具可持續(xù)影響力，與硬實力如車之兩輪，鳥之兩翼，協(xié)同前進。

（4）辦公室工作要搭建“三個平臺”，即綜合管理平臺、品牌宣傳平臺和網(wǎng)站信息平臺。通過系統(tǒng)管理平臺建設，不斷提高綜合服務保障能力，大力提升公司品牌和產(chǎn)品的宣傳實力，使得公司品牌價值與業(yè)務發(fā)展同步增長，文化力與執(zhí)行力有效提升，努力將辦公室建設成為創(chuàng)新、高效、勤儉、務實的學習型和服務型團隊，從而為公司內(nèi)外提供更好的服務與支持。

（5）要政務服務重于事務服務。政務服務優(yōu)劣直接關系到領導決策貫徹落實的好壞。政務服務貫穿于整個中心工作，滲透到工作的每一個層面。在決策前，辦公室是領導的外腦和助手，提出有價值的參考意見。在決策后，要善于迅速制定出落實方案，在縝密中體現(xiàn)果敢，在細致中突出效率，協(xié)調(diào)和督促各單位和部門原原本本地貫徹落實。

3.著力培養(yǎng)精細化的敬業(yè)精神

（1）辦公室人員的綜合素質(zhì)、工作能力和敬業(yè)精神，對內(nèi)代表著辦公室整體的管理素養(yǎng)，而對外則代表著公司的形象與作風，因此辦公室工作人員要在日常工作中加強自身修養(yǎng)，提高自身的綜合素質(zhì)，關注工作中的細節(jié)，并把注重細節(jié)逐漸固定化到辦公室人員的日常工作行為習慣之中。

（2）辦公室人員要善于在繁雜中沉著冷靜地理出工作思路，突出重點服務。領導關注的熱點就是重點，推進工作的難點就是重點。當然，重點也往往因時因地而異，一個階段有一個階段的重點，一項工作又有一項工作的重點環(huán)節(jié)，在具體操作中，學會準確捕捉，冷靜思索，科學把握。在重大決策前，掌握實情，大膽諫言就是重點；在貫徹落實中，積極協(xié)調(diào)，真督實查就是重點；在落實后，認真總結，掌握規(guī)律，及時反饋就是重點。抓不住重點就沒有工作效率，服務也就難以到位。

（3）要小中見大，突出要事服務，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細、周密和嚴謹上下功夫，在重點服務中突出要事服務。在辦公室服務的全過程中，貌似小事未必是小事，要增強工作的敏感性，善于發(fā)現(xiàn)和抓住“一滴水見太陽”的閃光點，舉一反三，做好大局文章。

（4）不要以事雜而亂為。辦公室工作頭緒很多，任務瑣碎繁雜。辦公室人員要知重知輕，避免重要工作沒抓住，次要工作用過了勁，使過了頭。還要知上知下，吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。摸透了下情，辦事才有的放矢和真抓實干。

（5）不要以事急而盲為。辦公室固定式和程序化的工作多，但意料外和突發(fā)性的事情也會隨時出現(xiàn)。在這種情況下，辦公室人員必須政治敏感、頭腦冷靜、沉著應付，切忌自亂陣腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進行分析，及時做出解決方案并按領導要求協(xié)調(diào)相關單位，組織力量進行處理。

（6）不要以事難而怕為。在應付處置事務中，不乏一些超出預見，超出職責，難以預料的事情，且這種事對于辦公室而言又常常是沒有退路的。對這些難事，辦公室人員要不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩，遇到的事情不管多難也要群策群力和想方設法加以解決。

4.制定和落實精細化的管理制度

（1）精細化管理的核心就是創(chuàng)造和固化出一種精細和可行的標準和制度，而這種標準和制度，完全是以有效、可行、合理的信息作為基礎，即使管理者真正的離開或是不再對員工行使管理權力的時候，這種管理標準和制度還是存在的，對員工的管理動力還會在無形之中繼續(xù)下去的，這才是真正的和有效的管理。因此辦公室人員要善于將自己捕捉和積累的細節(jié)與經(jīng)驗固化到管理標準和制度中去，并發(fā)揮它真正和持久的作用。

（2）辦公室是公司與外部溝通和聯(lián)系的重要渠道，同時也是保持內(nèi)部各項信息交流、溝通以及協(xié)調(diào)各部門間統(tǒng)一、協(xié)作關系的樞紐。隨著社會的發(fā)展與進步，辦公室工作也需向科學化、精細化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

（3）精細化管理，歸根結底是細節(jié)管理。而精細化管理觀念的拓展，正是基于細節(jié)管理之上。辦公室在日常的管理過程中要善于發(fā)現(xiàn)和捕捉有效的細節(jié)，并需具有創(chuàng)新管理的思想意識，這樣才可以真正地把精細化管理的思想進一步拓展開來并運用到辦公室工作的方方面面。

參考文獻：

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