企業(yè)人事檔案管理的問題與對(duì)策

謝美霞

（山東水利工程總公司，山東 濟(jì)南 250014）

企業(yè)人事檔案管理的問題與對(duì)策

謝美霞

（山東水利工程總公司，山東 濟(jì)南 250014）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)原有的檔案管理方法越來越不適應(yīng)形勢的發(fā)展，主要表現(xiàn)為內(nèi)容不充實(shí)、人員不專業(yè)、管理體制不暢通等。究其原因，主要涉及企業(yè)工作人員思想認(rèn)識(shí)不到位、相關(guān)制度不落實(shí)、管理人員責(zé)任心不夠3個(gè)方面。鑒于此，本文從轉(zhuǎn)換觀念意識(shí)、落實(shí)規(guī)章制度、構(gòu)建責(zé)任考評(píng)工作機(jī)制3個(gè)方面切入，對(duì)解決當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題提出了探討性建議。

人事檔案；建設(shè)管理；水利企業(yè)

企業(yè)人事檔案管理工作不僅是人事管理工作的重要組成部分，更是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國企業(yè)人事檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，原有的檔案管理方法越來越不適應(yīng)新形勢的發(fā)展。如何使當(dāng)前的人事檔案工作順應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展要求，已成為檔案管理人員面臨的重大課題。

1 存在的主要問題

1.1 內(nèi)容充實(shí)性問題

現(xiàn)代企業(yè)管理制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)重要內(nèi)容也要完善起來，他能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。但是，由于檔案管理意識(shí)薄弱，許多企業(yè)的檔案管理人員在搜集檔案信息時(shí)隨意性較強(qiáng)，不能定期督促相關(guān)人員上交近期材料；干部職工大多不懂人事檔案管理的具體要求，并且過于信賴單位檔案管理人員，認(rèn)為相關(guān)工作不需個(gè)人操心。因此，許多員工檔案袋內(nèi)僅保存著一些學(xué)生時(shí)代的原始材料，干部履歷表、入黨志愿書、工資套改表、學(xué)歷、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、晉升、職稱等反映員工基本情況、使用率較高的材料沒能及時(shí)收集歸檔。相關(guān)材料的缺失，易導(dǎo)致檔案管理工作相當(dāng)被動(dòng)。

1.2 人員專業(yè)化問題

許多企業(yè)沒有專職檔案管理人員，在整理檔案時(shí)經(jīng)常機(jī)動(dòng)安排兼職人員突擊完成工作任務(wù)；有的雖有專職人員，但要么人手不夠，要么缺乏專業(yè)技能。這樣就造成了一些問題：一是工作質(zhì)量低下。由于部分企業(yè)的檔案管理人員屬于兼職人員，處理自己業(yè)務(wù)內(nèi)事情的同時(shí)再兼顧檔案工作，責(zé)任感不強(qiáng)，工作效率和質(zhì)量往往不高。二是歸檔不及時(shí)。由于兼職工作人員精力有限，很多時(shí)候往往會(huì)忽略檔案材料的收集整理工作，很多檔案材料散落堆積于檔案室，從而導(dǎo)致個(gè)別同志的檔案材料缺失，給以后的職稱評(píng)定、職位升遷、績效考核、綜合考評(píng)等工作帶來麻煩。三是操作硬件設(shè)備的能力較低。許多企業(yè)工作人員的人事檔案仍然保留著手寫材料的狀態(tài)，對(duì)掃描儀、電腦等設(shè)備操作不熟練，從而導(dǎo)致單位檔案缺乏電子版。

1.3 管理體制的問題

隨著企業(yè)用人機(jī)制愈加靈活，越來越多的企業(yè)根據(jù)本單位的實(shí)際需求，不斷調(diào)整用人策略，采用各種方式的勞務(wù)合作，企業(yè)與新進(jìn)員工之間往往不采用人事檔案的約束手段，而是采用協(xié)議、合同等方式固定雙方的勞務(wù)關(guān)系。對(duì)員工來說，他們的就業(yè)思想非常靈活，員工為求個(gè)人發(fā)展，跳槽現(xiàn)象成為相當(dāng)正常的事情，但是舊單位為維護(hù)本單位利益而不放棄人事檔案的情況也時(shí)有發(fā)生，于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”等情況，不能充分發(fā)揮檔案管理為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的社會(huì)職能。

2 主要原因分析

2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位

關(guān)于檔案管理工作，許多企業(yè)存在一種認(rèn)識(shí)誤區(qū)。認(rèn)為企業(yè)的主要任務(wù)是贏利，是創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以，企業(yè)的工作重點(diǎn)只有一個(gè)——抓好業(yè)務(wù)生產(chǎn)，而檔案管理工作，可有可無。正是在這種思想引導(dǎo)下，許多企業(yè)檔案管理意識(shí)淡漠，缺乏基本的檔案管理知識(shí)。干部員工在填寫檔案時(shí)不重視、不認(rèn)真，書寫不規(guī)范，填寫不標(biāo)準(zhǔn)；書寫用筆也是五花八門，涂抹嚴(yán)重，辨認(rèn)不清。

2.2 制度落實(shí)不到位

建章立制，是所有企業(yè)都會(huì)強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，但是，在實(shí)際操作中，有令不行、有規(guī)不依、有章不循的現(xiàn)象屢見不鮮，規(guī)章制度成了擺設(shè)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)很少撥付專項(xiàng)資金去建檔案室、購買專項(xiàng)設(shè)備，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為這樣做不會(huì)創(chuàng)造任何效益；對(duì)檔案管理人員來說，檔案隨處置放，缺乏責(zé)任意識(shí)；對(duì)檔案擁有者本人來說，少數(shù)干部人事檔案由本人保管，甚至有些干部對(duì)自己的人事檔案存放何處都不知道。干部檔案管理的相關(guān)規(guī)定落實(shí)不到位，導(dǎo)致檔案管理工作形同虛設(shè)。

2.3 工作責(zé)任不到位

責(zé)任心是一個(gè)干部思想品質(zhì)、工作作風(fēng)、精神境界的具體體現(xiàn)，更是做好干部檔案管理工作的本質(zhì)要求。由于檔案管理部門長期從事一項(xiàng)反復(fù)性較強(qiáng)的工作，易使人煩躁或松懈，加上單位領(lǐng)導(dǎo)不太關(guān)注檔案部門，缺乏細(xì)化的績效管理，使得部分工作人員責(zé)任感淡薄，不關(guān)心人事檔案的內(nèi)容完整性問題，既不會(huì)積極主動(dòng)地把相關(guān)材料收集歸檔，也不會(huì)按照業(yè)務(wù)規(guī)范化要求對(duì)檔案進(jìn)行分類，更不善于操作硬件設(shè)備，不學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段，工作中怕麻煩，圖簡省，不嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。

3 解決問題的建議

3.1 轉(zhuǎn)換對(duì)人事檔案的觀念意識(shí)

要采用多種宣傳手段，加強(qiáng)宣傳力度，讓企業(yè)內(nèi)部，包括決策者逐漸了解檔案管理的一些基礎(chǔ)知識(shí)，提高職工對(duì)《中華人民共和國檔案法》的認(rèn)識(shí)，讓每一個(gè)人都認(rèn)識(shí)到檔案管理是反映員工基本素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)選賢任能的重要參考。在此基礎(chǔ)上，要將檔案管理工作納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，極力做好檔案管理工作與企業(yè)人才培養(yǎng)規(guī)劃相結(jié)合的大文章，提高人們對(duì)檔案工作的了解、認(rèn)識(shí)和重視，切實(shí)轉(zhuǎn)換對(duì)人事檔案的觀念意識(shí)。

3.2 把各項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)到位

抓好制度落實(shí)，采取內(nèi)外都要抓、內(nèi)外都要硬的方法。所謂外，就是要建立科學(xué)的監(jiān)督考核評(píng)價(jià)體系。具體來說，就是企業(yè)內(nèi)部在制定年初計(jì)劃時(shí)，一定要把檔案管理工作的考核評(píng)價(jià)工作列為全年工作計(jì)劃之一，年中、年末兩次督查考核，用行政的方法提高全單位對(duì)檔案管理工作的重視程度。所謂內(nèi)，就是要建立科學(xué)的動(dòng)態(tài)管理體系。

1）檔案管理工作人員要主動(dòng)爭取硬件配備資金，建好檔案室，購買專項(xiàng)檔案工具。

2）檔案管理人員要在及時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，對(duì)流動(dòng)職工的信息采取定時(shí)搜集、定向搜集、跟蹤搜集、補(bǔ)充搜集等辦法，與流動(dòng)職工簽訂相關(guān)協(xié)議，以契約的形式明確雙方責(zé)權(quán)利，確保流出或流進(jìn)人員的檔案完整無缺。

3）要定期督促單位職工填寫當(dāng)年個(gè)人取得的榮譽(yù)、證件等信息，以便及時(shí)歸檔。

3.3 構(gòu)建責(zé)任考評(píng)工作機(jī)制

責(zé)任心的提高可以依靠自律，但更需要他律——建立責(zé)任考評(píng)工作機(jī)制。建議參考以下3種辦法：

1）把檔案管理人員的工作質(zhì)量與個(gè)人年終考核掛鉤，工作質(zhì)量的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)要公示，既要明白易懂，又要結(jié)合工作實(shí)際、量力而行，還要簡單易操作。

2）把檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度與個(gè)人年終考核掛鉤，要在考核打分表中單列服務(wù)態(tài)度一欄，分為“優(yōu)秀”、“合格”和“不合格”3個(gè)等次。

3）把群眾評(píng)價(jià)與檔案管理干部的升遷掛鉤，只要是超過30%的整體評(píng)價(jià)不合格，企業(yè)就要采取一票否決制，拒絕提拔任命。

總之，檔案管理工作關(guān)系個(gè)人切實(shí)利益，關(guān)系企業(yè)人才發(fā)展大局，企業(yè)理應(yīng)上下一心，從“檔案強(qiáng)國、檔案強(qiáng)企”的戰(zhàn)略層面提高認(rèn)識(shí)，著力把人事檔案管理工作做到位。

（責(zé)任編輯張玉燕）

G275.9

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1009-6159（2013）-12-0065-02

謝美霞（1965—），女，副研究館員