程青如

(福建省腫瘤醫(yī)院，福州 晉安 350000)

基建檔案也稱建設(shè)工程檔案，是指在工程建設(shè)過程中形成的有保存和利用價(jià)值的竣工圖紙、文字記錄、工程價(jià)款結(jié)算書、審計(jì)結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等各種形式和載體的文件材料。近幾年，醫(yī)院的基建工程不斷的建設(shè)和完善，其工程檔案的管理工作也成為醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，做好基建工程檔案的管理，提高其實(shí)用價(jià)值，對(duì)實(shí)際工作起著十分重要的作用。

一 醫(yī)院基建工程檔案特點(diǎn)

1.成套性。是指每一套完整的檔案資料是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行收集和歸檔。

2.專業(yè)性。是指基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專業(yè)特征。

3.階段性。工程的建設(shè)是分階段進(jìn)行的，每一階段具有相對(duì)的獨(dú)立性，隨之而產(chǎn)生的檔案也具有階段性的特點(diǎn)。

4.現(xiàn)實(shí)性。是指基建檔案有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，在醫(yī)院將來發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用。

5.動(dòng)態(tài)性。建設(shè)工程從提出、設(shè)計(jì)到施工，檔案會(huì)隨著建設(shè)情況的變化面相應(yīng)地發(fā)生變更，直至驗(yàn)收以后才能相對(duì)穩(wěn)定。工程檔案的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，決定了工程檔案管理工作的難度。

二 醫(yī)院基建工程檔案的構(gòu)成

1.建筑工程前期準(zhǔn)備階段的檔案，主要有該項(xiàng)目的建議書，項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告，以及政府批準(zhǔn)的立項(xiàng)報(bào)告，該項(xiàng)目的土地征用，涉及到拆遷的，還要有拆遷文件。另外，醫(yī)院規(guī)劃圖，測(cè)繪地形圖、用地紅線圖，以及規(guī)劃許可證、施工許可證等。

2.工程的設(shè)計(jì)檔案，主要有:該項(xiàng)目的設(shè)計(jì)合同，前期的地質(zhì)勘探資料，施工圖紙，施工中的圖紙變更、竣工資料等。

3.工程施工檔案。這方面收集的檔案主要有工程開工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)和技術(shù)交底，隱蔽工程驗(yàn)收時(shí)的原始記錄，主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄，以及各種建材的檢驗(yàn)報(bào)告，工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告等。

4.工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案。主要有招投標(biāo)文件，竣工結(jié)算書，工程以及審計(jì)報(bào)告等。

5.工程后期的檔案。主要有改造翻修圖紙以及裝修維修的記錄等等。

三 醫(yī)院基建工程檔案的作用

1.對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義?；n案承載了醫(yī)院基本建設(shè)的大量信息，它真實(shí)地記載了醫(yī)院各類建筑物、地上地下各種管線等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工以及使用過程中維護(hù)等詳細(xì)資料，為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建提供翔實(shí)的參考，所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史的依據(jù)。建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映，對(duì)工程建設(shè)具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用，認(rèn)真做好工程檔案的收集工作，是指導(dǎo)工程建設(shè)順利進(jìn)行的重要保證。任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。醫(yī)院基建工程檔案為醫(yī)院設(shè)備的使用、維護(hù)提供了歷史的依據(jù)。它不僅服務(wù)今天，也服務(wù)未來，所以越來越受到各級(jí)建設(shè)單位的重視。

3.建設(shè)過程中可以重復(fù)利用。檔案的價(jià)值不僅是項(xiàng)目建設(shè)歷史的真實(shí)記錄，而且是工程使用過程中的維護(hù)、改造的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備重復(fù)利用或參考的特征，基建工程設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)過了施工考驗(yàn)，承受了實(shí)踐的檢驗(yàn)，通用性很強(qiáng)的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖都可以略加修改重復(fù)使用，借鑒以往的施工圖不僅可以加快速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量減少設(shè)計(jì)成本，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

四 醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)

1.提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)能力。要從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)。要增強(qiáng)檔案意識(shí)，要掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。

2.規(guī)范建檔程序，密切協(xié)作關(guān)系。在每項(xiàng)工程開工前，檔案管理人員要把檔案方面的規(guī)定要求向參與基建的單位和部門進(jìn)行宣傳，保證檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性。必須發(fā)動(dòng)全體工作人員一起參與檔案收集，讓每個(gè)參與人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)。特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，應(yīng)遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案管理人員要充分了解工程的總體安排，以便做到哪些資料應(yīng)該及時(shí)收集;同時(shí)，在工程施工期間，基建檔案人員要深入施工一線，要加強(qiáng)對(duì)基建管理單位檔案工作的監(jiān)督檢查力度，并且根據(jù)工程進(jìn)度，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，要監(jiān)督整改落實(shí)。對(duì)應(yīng)該歸檔的要及時(shí)歸檔，以免因保管不當(dāng)造成丟失或者損壞，把好檔案收集工作的質(zhì)量關(guān)。

3.完善管理機(jī)制，健全崗位責(zé)任制。工作中，要把好工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)要對(duì)基建檔案建立有效的管理機(jī)制。因?yàn)榛üこ虣n案在實(shí)際管理中十分復(fù)雜，所以一定要做好崗位職責(zé)，責(zé)任到人，并且工作中要分工合作。為配合這項(xiàng)工作，各部門要做好屬于本部門的資料收集工作。

4.科學(xué)分類，合理組卷，系統(tǒng)排列由于基建工程規(guī)模大小不一、復(fù)雜程度不同，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不一樣，因此在工程檔案分類中，必須根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)及其內(nèi)在聯(lián)系，依照有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行案卷整理，合理劃分。組卷工作是檔案整理工作的核心內(nèi)容，組卷要遵循工程文件自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，系統(tǒng)組卷，并按照重要程度和工程的工序進(jìn)行排列，從而方便管理和查閱。

5.重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案。工程投入使用后，使用科室會(huì)對(duì)建筑物進(jìn)行改造、裝修，這些改造、裝修資料都應(yīng)當(dāng)收集整理，連同工程結(jié)算資料一起納入變更檔案管理，使基建工程檔案不斷的充實(shí)完善，有利于今后查閱和重復(fù)利用。

6.加大硬件投入，建立電子檔案。比如，加大投入，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以方便查閱。

五 結(jié)語

基建工程檔案是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，反映了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平。隨著醫(yī)院發(fā)展的不斷加快、基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目越來越多，醫(yī)院的基建檔案也越來越龐雜，檔案的開發(fā)利用價(jià)值亦越發(fā)顯現(xiàn)。只有重視檔案建設(shè)，認(rèn)識(shí)其重要性，才能更好地發(fā)揮它的作用。