□文/朱煥芝陸尚偉

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山廣播電視大學(xué) 河北·唐山）

高校檔案管理現(xiàn)代化是高校自身發(fā)展與完善的需要，更是社會發(fā)展的需要。隨著計算機(jī)應(yīng)用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，我國的檔案管理現(xiàn)代化工作也發(fā)生了很大的變化，檔案工作逐步由手工管理發(fā)展到計算機(jī)管理，計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)也不斷更新，由簡單的文件目錄檢索，發(fā)展到全文掃描錄入、計算機(jī)組卷、光盤存儲等。檔案信息的數(shù)字化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理現(xiàn)代化的重要發(fā)展方向，我國高校檔案網(wǎng)站經(jīng)過幾年的發(fā)展，已經(jīng)取得一定的成效。但是，我國高校檔案網(wǎng)站總體而言仍處于初級發(fā)展階段，在發(fā)展中仍面臨不少問題。

一、全國高校檔案網(wǎng)站發(fā)展不平衡

（一）不同層次的高校檔案網(wǎng)站發(fā)展不平衡。重點(diǎn)大學(xué)由于在辦學(xué)實(shí)力上具有一定的優(yōu)勢，基本都建有檔案網(wǎng)站，開展網(wǎng)上服務(wù)，網(wǎng)站水平也相對較高。一般本科院校建設(shè)檔案網(wǎng)站的百分比要低于重點(diǎn)大學(xué)，并且網(wǎng)站的質(zhì)量和水平也與重點(diǎn)大學(xué)有一定差距。而專科學(xué)校由于辦學(xué)實(shí)力等多方面原因，建設(shè)有檔案網(wǎng)站的高校數(shù)量非常少。絕大部分高校都建有校園網(wǎng)，但很多卻沒有檔案網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站的發(fā)展速度跟不上校園網(wǎng)的發(fā)展速度。

（二）地區(qū)發(fā)展不平衡。我國東部及沿海地區(qū)，高校的整體辦學(xué)實(shí)力要比中西部地區(qū)強(qiáng)，從檔案網(wǎng)站的數(shù)量與質(zhì)量來看，發(fā)展情況普遍要比中西部地區(qū)好。不同層次和不同地區(qū)的高校檔案網(wǎng)站發(fā)展不平衡，除了與辦學(xué)實(shí)力有關(guān)系外，還與高校的文化氛圍有關(guān)。歷史文化氛圍濃的高校，對檔案工作比較重視，檔案網(wǎng)站建設(shè)水平也比較高。

二、基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備不足，信息資源匱乏

多數(shù)高校檔案網(wǎng)站是在高校進(jìn)行校園數(shù)字化建設(shè)的契機(jī)下發(fā)展起來的，由于不少檔案館沒有做好前期準(zhǔn)備工作，導(dǎo)致許多檔案網(wǎng)站成為一種擺設(shè)，信息內(nèi)容匱乏。網(wǎng)站的內(nèi)容應(yīng)該重于形式，一個網(wǎng)站只有提供豐富的信息資源，才能給訪問者帶來價值，才能引起大家的關(guān)注。多數(shù)檔案網(wǎng)站目前的水平稱不上“網(wǎng)站”，僅是一個“主頁”而已。凡是訪問率高的高校檔案網(wǎng)站，都能提供比較豐富的信息內(nèi)容和多種檔案的查詢利用功能。雖然不少高校檔案網(wǎng)站設(shè)置有檔案目錄查詢，但數(shù)據(jù)庫內(nèi)容很少，無法滿足利用者全文檢索利用的需求。對于那些能夠提供全文檢索的檔案網(wǎng)站，原文大多數(shù)局限于檔案法規(guī)或現(xiàn)行文件，有價值的歷史檔案原文則很少。網(wǎng)站上提供檔案信息的媒體類型以文本信息和圖像信息為主，能夠提供音頻、視頻等多媒體類型檔案信息的網(wǎng)站很少。而文書檔案中又以政策法規(guī)居多，照片檔案中以領(lǐng)導(dǎo)視察和題詞居多。其實(shí)，高校檔案網(wǎng)站不是缺少潛在的訪問者和利用者，而是缺少館藏資源的網(wǎng)絡(luò)化利用途徑，館藏數(shù)字化的基礎(chǔ)工作直接制約著我國高校檔案網(wǎng)站的發(fā)展。要提升檔案網(wǎng)站的水平，最重要的是做好檔案信息資源的基礎(chǔ)工作，提升檔案網(wǎng)站的信息含金量。

三、網(wǎng)站服務(wù)功能不強(qiáng)

不同高校檔案網(wǎng)站的設(shè)計有著不同的定位和特點(diǎn)，反映了學(xué)校對檔案工作的認(rèn)識。有些高校專門在學(xué)校主頁一級欄目設(shè)置檔案網(wǎng)站鏈接，如浙江大學(xué)將其歸類于“信息服務(wù)”，湖南大學(xué)設(shè)置在“行政系統(tǒng)”下，武漢大學(xué)設(shè)置在“直屬機(jī)構(gòu)”欄目下等等。網(wǎng)站價值是通過為訪問者提供信息服務(wù)來體現(xiàn)的，高校檔案網(wǎng)站應(yīng)該是檔案館服務(wù)的延伸，立足為高校的師生服務(wù)。但在實(shí)際操作中，不少高校檔案網(wǎng)站偏重檔案館的自身介紹與宣傳，為利用者提供服務(wù)的意識不強(qiáng)。如在欄目設(shè)置中，檔案館的自身宣傳比重較大，提供服務(wù)和檔案利用的欄目少；在內(nèi)容上，概括介紹性信息多，實(shí)用詳細(xì)信息少。而且網(wǎng)站的服務(wù)功能不強(qiáng)，如大部分檔案網(wǎng)站沒有設(shè)置站內(nèi)導(dǎo)航，對于訪問者很不方便；還有大多數(shù)網(wǎng)站缺少互動交流的平臺，信息反饋渠道不暢。其實(shí)這些設(shè)計的細(xì)節(jié)，只要稍加注意是很容易實(shí)現(xiàn)的，只是由于檔案網(wǎng)站定位偏差，許多高校檔案網(wǎng)站的建設(shè)者忽略了。

四、鏈接少，信息分散

網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的出發(fā)點(diǎn)就在于多途徑的溝通與互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)全方位的信息共享。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最大優(yōu)勢是使得信息的加工和利用擺脫了遲緩、分散的方式，檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)，將全社會的檔案信息整合為一個整體，以資源系統(tǒng)的方式提供給社會，提高檔案信息的集中利用程度。在實(shí)際中，從單個網(wǎng)站看，網(wǎng)站自身比較封閉，許多網(wǎng)站連最基本的相關(guān)鏈接都沒有。有些高校檔案網(wǎng)站即使有鏈接，鏈接的數(shù)量也不多，范圍不廣，質(zhì)量不高，不但同行業(yè)之間缺乏交流，與其他相關(guān)網(wǎng)站也沒有一個溝通聯(lián)系的渠道，這樣既不利于檔案網(wǎng)站自身的宣傳與推廣，也不利于訪問者查找和利用信息。從整體上看，高校檔案網(wǎng)站都各自為政，沒有形成行業(yè)網(wǎng)絡(luò)，全國沒有一個統(tǒng)一平臺來整合全國高校的檔案網(wǎng)站，信息資源的建設(shè)也各自設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一性，信息資源分散。這種單兵作戰(zhàn)的方式，對于全國高校檔案網(wǎng)站的發(fā)展是不利的，制約著高校與檔案行業(yè)、文化行業(yè)間的交流。

五、維護(hù)滯后，更新緩慢

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分網(wǎng)站只重建設(shè)，建好之后就感覺一勞永逸，對網(wǎng)站的維護(hù)投入力量不夠。具體表現(xiàn)在：信息資源內(nèi)容單一、信息更新緩慢。一個網(wǎng)站只有不斷更新內(nèi)容，才有活力，才能吸引瀏覽者。許多網(wǎng)站雖然設(shè)立了“動態(tài)信息”欄目，但是信息內(nèi)容少，平均至少半個月才更新信息?；ヂ?lián)網(wǎng)是“眼球經(jīng)濟(jì)”，整天一幅老面孔，怎么能吸引人呢？另外，不少文件的附件內(nèi)容由于地址更改而沒有及時更新鏈接，因此無法打開；還有為數(shù)不多的網(wǎng)站鏈接也經(jīng)常出現(xiàn)死鏈接的現(xiàn)象。有不少高校檔案網(wǎng)站打開速度緩慢，或者服務(wù)器出現(xiàn)問題而導(dǎo)致打不開。有些網(wǎng)站設(shè)置了檔案目錄查詢的數(shù)據(jù)庫，但是往往因數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)出錯而無法查詢。錯誤的頻繁出現(xiàn)，也說明網(wǎng)站技術(shù)不高，維護(hù)不力，疏于管理。高校檔案網(wǎng)站應(yīng)該加大維護(hù)力度，重視信息的更新。

六、網(wǎng)站特色不突出

首先，在頁面設(shè)計上，我國高校檔案網(wǎng)站的總體策劃和設(shè)計水平不一，整體水平不高。網(wǎng)站也是一種視覺藝術(shù)，好的網(wǎng)站應(yīng)該從主頁開始就抓住訪問者的眼球，而有些高校檔案網(wǎng)站內(nèi)容的組織方式過于簡單，給訪問者以單薄、零碎的感覺，甚至只采取平鋪直敘的文本文字。而另一些網(wǎng)站頁面風(fēng)格不統(tǒng)一，圖片過多，影響了下載速度。有些頁面設(shè)計過于簡單和粗糙，有不少網(wǎng)站就是幾個簡單的頁面拼湊而成，顯得枯燥乏味，缺乏親和力，在“爭奪眼球”的戰(zhàn)爭打得如火如荼的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，高校檔案網(wǎng)站已失去先機(jī)；其次，在欄目設(shè)置上，大多數(shù)網(wǎng)站欄目數(shù)量少，一般不超過10個欄目，而且缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，劃分界限模糊，缺乏層次感。欄目名稱也是千人一面，缺乏特色，容易給人審美疲勞；最后，在內(nèi)容設(shè)置上，大部分高校檔案網(wǎng)站內(nèi)容雷同，專業(yè)信息不夠，猶如一個個網(wǎng)上檔案管理部門的職能介紹或檔案工作成就展覽，不能體現(xiàn)館藏特色資源，缺乏自身特色。

[1] 鐘其炎.我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的問題分析[J].云南檔案，2008.6.

[2] 張曉華.試論高校檔案管理現(xiàn)代化[J].四川檔案，2007.5.