宋國(guó)蘭

【摘 要】系統(tǒng)維護(hù)工作在整個(gè)系統(tǒng)生命周期中常常被忽視。人們往往熱衷于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)工作完成后，開(kāi)發(fā)隊(duì)伍解散或撤走，系統(tǒng)開(kāi)始運(yùn)行后沒(méi)有配置適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)維護(hù)人員。這樣，一旦系統(tǒng)發(fā)生問(wèn)題或環(huán)境發(fā)生變化，最終用戶無(wú)從下手，這就是為什么有些信息系統(tǒng)在運(yùn)行環(huán)境中長(zhǎng)期與舊系統(tǒng)并行運(yùn)行不能轉(zhuǎn)換，甚至最后被廢棄的原因。隨著信息系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，以及使用壽命的日益延長(zhǎng)，系統(tǒng)維護(hù)的工作量將越來(lái)越大。因此，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)必須要探討注意的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息系統(tǒng)；建設(shè)

隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，建立以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要手段的檔案管理信息系統(tǒng)，已經(jīng)成為各級(jí)各類檔案管理部門(mén)提高自身素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的戰(zhàn)略措施。但是，多年來(lái)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)的大量事實(shí)告訴我們，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的道路坎坷，許多已建系統(tǒng)帶來(lái)的效益遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及預(yù)先的承諾與期望，系統(tǒng)建設(shè)中耗資巨大、效益難望，或半途而廢、或使建設(shè)單位背上沉重包袱的情況時(shí)有發(fā)生。應(yīng)該說(shuō)造成上述狀況的因素是多方面的，但筆者認(rèn)為，大多數(shù)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)不成功的原因除了由于建設(shè)單位對(duì)問(wèn)題的復(fù)雜性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于建設(shè)中遇到的困難沒(méi)有思想準(zhǔn)備，缺乏有效克服困難的方法與手段外，主要還有以下幾個(gè)問(wèn)題應(yīng)引起注意。

一、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中用戶參與程度低

用戶在管理活動(dòng)中的信息需求是管理信息系統(tǒng)各階段工作的重要依據(jù)。由于專業(yè)背景不同，信息系統(tǒng)專業(yè)人員對(duì)用戶需求的理解和用戶對(duì)計(jì)算機(jī)化的信息系統(tǒng)功能的理解只能隨著建設(shè)工作的進(jìn)展逐步加深。在多數(shù)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，用戶參與程度低，系統(tǒng)建設(shè)工作主要由信息系統(tǒng)專業(yè)人員承擔(dān)，信息系統(tǒng)專業(yè)人員所習(xí)慣的工作結(jié)果的描述方式用戶難以理解，雙方缺乏有效的溝通，用戶的許多需求難以表達(dá)，在建設(shè)過(guò)程中也難以反映出來(lái)。由于用戶需求得不到全面、準(zhǔn)確的反映，用戶對(duì)系統(tǒng)建設(shè)中的問(wèn)題、困難和制約條件也缺乏理解，使得系統(tǒng)建成后，遺留問(wèn)題多，用戶滿意度低。

檔案管理信息系統(tǒng)的用戶是各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)。滿足它們?cè)跈n案管理活動(dòng)中的信息需求，是管理信息系統(tǒng)建設(shè)的直接目的。由于系統(tǒng)本身和系統(tǒng)建設(shè)工作的復(fù)雜性，用戶的需求不容易一次表達(dá)清楚。隨著建設(shè)進(jìn)程的推移和工作的深入，用戶需求的表達(dá)和系統(tǒng)建設(shè)的專業(yè)人員對(duì)用戶需求的理解才能逐步明確、深化和細(xì)化。而且，檔案管理信息系統(tǒng)是人—機(jī)系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)各種功能時(shí)，人與計(jì)算機(jī)的合理分工和相互密切配合至關(guān)重要，這就需要用戶對(duì)系統(tǒng)的功能、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行規(guī)律有較深入的了解，專業(yè)人員也必須充分考慮用戶的特點(diǎn)和使用方面的習(xí)慣與要求，以協(xié)調(diào)人—機(jī)關(guān)系。檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)不同于一般工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，不能簡(jiǎn)單地采用“交鑰匙”辦法進(jìn)行承包。用戶必須作為管理信息系統(tǒng)主要建設(shè)者的一部分在系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)階段直接參與，而用戶與系統(tǒng)建設(shè)工作脫節(jié)，往往是系統(tǒng)建設(shè)工作失敗的重要原因之一。

二、缺乏科學(xué)、有效的系統(tǒng)規(guī)劃

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?？茖W(xué)規(guī)劃對(duì)于任何需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間努力才能實(shí)現(xiàn)的事情都是非常重要的。規(guī)劃，一般是指對(duì)較長(zhǎng)時(shí)期的活動(dòng)進(jìn)行總體的、全面的計(jì)劃。檔案部門(mén)作為信息服務(wù)部門(mén)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，其結(jié)構(gòu)和活動(dòng)內(nèi)容日趨復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理計(jì)算機(jī)化需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的努力，因而必須對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，根據(jù)部門(mén)的目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略以及檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的客觀規(guī)律，并考慮到部門(mén)面臨的內(nèi)外部環(huán)境，科學(xué)地制定管理信息系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略和總體方案，合理安排系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)際社會(huì)和國(guó)內(nèi)信息化進(jìn)程不斷向前推進(jìn)，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的需求日趨緊迫。盡管檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)這些年的努力已經(jīng)有了很大的發(fā)展，但不少已經(jīng)建成或正在建設(shè)的系統(tǒng)仍然面臨一系列問(wèn)題。其中主要的問(wèn)題是：系統(tǒng)建設(shè)與檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)和戰(zhàn)略不匹配；已建成的系統(tǒng)解決問(wèn)題的有效性低，不能適應(yīng)環(huán)境變化和組織變革的需要；組織結(jié)構(gòu)陳舊，管理落后；系統(tǒng)使用人員的素質(zhì)偏低；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)環(huán)境落后，技術(shù)方案不合理；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)以及運(yùn)行維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范混亂；資源短缺，投入太少，而對(duì)系統(tǒng)的期望又過(guò)高。造成以上問(wèn)題其中一個(gè)主要原因就是人們更多地關(guān)心怎樣建設(shè)一個(gè)管理信息系統(tǒng)，而對(duì)于建設(shè)一個(gè)什么樣的管理信息系統(tǒng)卻注意不夠。對(duì)于系統(tǒng)的具體方案考慮較少，對(duì)總體方案與發(fā)展戰(zhàn)略不夠重視。

三、系統(tǒng)測(cè)試工作流于形式

大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)，特別是與軟件開(kāi)發(fā)公司聯(lián)合開(kāi)發(fā)建設(shè)的系統(tǒng)，由于用戶缺乏系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作常識(shí)，開(kāi)發(fā)單位急于報(bào)成果，開(kāi)發(fā)公司刻意縮短開(kāi)發(fā)時(shí)間降低開(kāi)發(fā)成本等原因，致使系統(tǒng)測(cè)試得不到充分進(jìn)行，有的甚至流于形式。造成開(kāi)發(fā)人員撤走后，系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中缺點(diǎn)、毛病百出，許多功能無(wú)法實(shí)現(xiàn)。因此，不要以為程序設(shè)計(jì)完成后系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作就已經(jīng)完成了，其實(shí)大量而艱巨的系統(tǒng)測(cè)試工作才剛剛開(kāi)始。系統(tǒng)測(cè)試是信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)周期中一個(gè)十分重要而漫長(zhǎng)的階段，其重要性體現(xiàn)在它是保證系統(tǒng)質(zhì)量與可靠性的最后關(guān)口，是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程包括系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最終審查。盡管在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)周期的各個(gè)階段均采取了嚴(yán)格的技術(shù)審查，希望盡早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題予以修正，但依然難免遺留下差錯(cuò)，如果沒(méi)有在投入運(yùn)行前的系統(tǒng)測(cè)試階段被發(fā)現(xiàn)并及時(shí)糾正，問(wèn)題遲早會(huì)在運(yùn)行中暴露出來(lái)，到那時(shí)要糾正錯(cuò)誤將會(huì)付出更大的代價(jià)，甚至?xí)斐刹豢霸O(shè)想的后果。之所以說(shuō)系統(tǒng)測(cè)試是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，是因?yàn)闇y(cè)試階段占用的時(shí)間、花費(fèi)的人力和成本占軟件開(kāi)發(fā)的很大比例。統(tǒng)計(jì)表明，開(kāi)發(fā)較大規(guī)模系統(tǒng)，系統(tǒng)測(cè)試的工作量約占整個(gè)軟件開(kāi)發(fā)工作量的40-50%。而對(duì)于一些特別重要甚至人命關(guān)天的大型系統(tǒng)，測(cè)試的工作量和成本更大，甚至超過(guò)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)其他各階段總和的若干倍。

四、系統(tǒng)維護(hù)工作沒(méi)有得到足夠重視

管理信息系統(tǒng)在完成系統(tǒng)實(shí)施、投入正常運(yùn)行之后，就進(jìn)入系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)階段。一般信息系統(tǒng)的使用壽命，短則4-5年，長(zhǎng)則達(dá)10年以上。在系統(tǒng)的整個(gè)使用壽命中，都將伴隨著系統(tǒng)維護(hù)工作的進(jìn)行。系統(tǒng)維護(hù)的目的是保證管理信息系統(tǒng)正常而可靠地運(yùn)行，并能使系統(tǒng)不斷得到改善和提高，以充分發(fā)揮作用。因此，系統(tǒng)維護(hù)就是為了保證系統(tǒng)中的各個(gè)要素隨著環(huán)境的變化始終處于最新的、最正確的工作狀態(tài)。

然而系統(tǒng)維護(hù)工作在整個(gè)系統(tǒng)生命周期中常常被忽視。人們往往熱衷于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)工作完成后，開(kāi)發(fā)隊(duì)伍解散或撤走，系統(tǒng)開(kāi)始運(yùn)行后沒(méi)有配置適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)維護(hù)人員。這樣，一旦系統(tǒng)發(fā)生問(wèn)題或環(huán)境發(fā)生變化，最終用戶無(wú)從下手，這就是為什么有些信息系統(tǒng)在運(yùn)行環(huán)境中長(zhǎng)期與舊系統(tǒng)并行運(yùn)行不能轉(zhuǎn)換，甚至最后被廢棄的原因。隨著信息系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，以及使用壽命的日益延長(zhǎng)，系統(tǒng)維護(hù)的工作量將越來(lái)越大。系統(tǒng)維護(hù)的費(fèi)用往往占整個(gè)系統(tǒng)生命周期總費(fèi)用的60%以上，因此有人曾以浮在海面的冰山來(lái)比喻系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)的關(guān)系，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作如同冰山露出水面的部分，容易被人看到而得到重視，而系統(tǒng)維護(hù)工作如同冰山浸在水下的部分，體積遠(yuǎn)比露出水面的部分大得多，但由于不易被人看到而常被忽視；從另一方面來(lái)看，相對(duì)具有“開(kāi)創(chuàng)性”的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)來(lái)講，系統(tǒng)維護(hù)工作屬于“繼承性”工作，挑戰(zhàn)性不強(qiáng)，成績(jī)不顯著，使很多技術(shù)人員不安心于系統(tǒng)維護(hù)工作，這也是造成人們重視開(kāi)發(fā)而輕視維護(hù)的原因。從近幾年來(lái)一些檔案部門(mén)在信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐中得出的正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，系統(tǒng)維護(hù)確實(shí)是信息系統(tǒng)可靠運(yùn)行的重要技術(shù)保障，我們應(yīng)給予足夠的重視。

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