李向彤

摘要：本文對(duì)合同管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：合同管理系統(tǒng) 開(kāi)發(fā)

現(xiàn)階段，合同已經(jīng)成為保障市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)正常運(yùn)行的重要手段。同時(shí)它也是是商務(wù)運(yùn)作中極其重要的一部分，其管理的優(yōu)劣直接影響商務(wù)流程的順暢。因此，充足的信息資源、便捷的功能操作是合同管理系統(tǒng)應(yīng)提供的重要性能。目前，人們往往用傳統(tǒng)的人工管理方式結(jié)合電子表格來(lái)進(jìn)行合同管理，這種管理方式存在著諸多弊端，如：效率低，保密性差，電子表格容量小，關(guān)聯(lián)性差，不易于查詢、更新和維護(hù)等。

而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求企業(yè)必須在遵循市場(chǎng)行為規(guī)則的前提下參與競(jìng)爭(zhēng)、規(guī)范管理和經(jīng)營(yíng)。在企業(yè)的生產(chǎn)和營(yíng)銷過(guò)程中，必然會(huì)涉及到與其它企業(yè)之間的合作，而這些合作大都是以合同方式進(jìn)行的，合同管理要貫穿于企業(yè)運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程。如今合同管理已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展和科學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)。對(duì)合同進(jìn)行科學(xué)的管理可以維護(hù)企業(yè)的權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，提高管理水平。雖然企業(yè)越來(lái)越認(rèn)識(shí)到正確的合同管理的重要性，但它們?cè)谶@方面還面臨著很多障礙，如零亂的合同管理手續(xù)，糟糕的合同可視度，缺少信息化基礎(chǔ)設(shè)施等。

因此，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)對(duì)于企業(yè)合同管理有著非常重要的意義。因?yàn)殡S著改革開(kāi)放的深入，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)必須建立現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)的管理，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，電子合同也就順應(yīng)著時(shí)代的需要由此產(chǎn)生了。在電子商務(wù)中，合同的意義和作用沒(méi)有發(fā)生改變，但其形式卻發(fā)生了極大的變化。在此背景下，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同及文檔資料的管理勢(shì)在必行。

合同管理是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵，項(xiàng)目管理的重點(diǎn)，集中在合同管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、成本管理、安全管理和信息管理6個(gè)方面。所以要研究合同管理系統(tǒng)其實(shí)就是深入探究項(xiàng)目管理軟件這個(gè)大方向的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)。

國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理軟件的研究開(kāi)發(fā)始于20世紀(jì)70年代，至今經(jīng)歷了兩次重大轉(zhuǎn)變。第一次，90年代初，標(biāo)志是研發(fā)主體由用戶本身轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)化的軟件企業(yè)。在70、80年代多是各用戶單位自行研制的單項(xiàng)功能的初級(jí)產(chǎn)品，即自己提出需求、自己研究、自己開(kāi)發(fā)、自己使用，是一種完全的小生產(chǎn)方式，在近二十年中發(fā)展緩慢。90年代初，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)帶動(dòng)出幾十家專門從事建筑管理軟件開(kāi)發(fā)的高科技民營(yíng)企業(yè)，軟件開(kāi)始走上社會(huì)化、專業(yè)化、商業(yè)化的快速發(fā)展道路。90年代是國(guó)內(nèi)建筑管理軟件迅猛發(fā)展的十年，工程造價(jià)、工程量計(jì)算、鋼筋配料、平面圖制作、標(biāo)書(shū)制作軟件等新產(chǎn)品大量涌現(xiàn)，價(jià)格逐漸降低、功能不斷完善，界面友好、操作方便，通用性、實(shí)用性增強(qiáng)。第二次，90年代末，標(biāo)志是產(chǎn)品由單機(jī)版轉(zhuǎn)向系統(tǒng)集成。如將項(xiàng)目施工方案的設(shè)計(jì)、概預(yù)算、工程量計(jì)算、進(jìn)度計(jì)劃、資源計(jì)劃、費(fèi)用管理、事務(wù)性管理等綜合起來(lái)形成一個(gè)有機(jī)的整體。運(yùn)行環(huán)境由單機(jī)用戶拓展到網(wǎng)絡(luò)多用戶，一定程度上實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享。進(jìn)入2000年來(lái)，項(xiàng)目管理軟件的研發(fā)出現(xiàn)了滯緩現(xiàn)象。究其原因是多方面的，既有市場(chǎng)因素又有技術(shù)因素，既有外部環(huán)境的影響又有自身?xiàng)l件的制約，如加入WTO的影響、用戶需求的變化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、通訊技術(shù)的進(jìn)步等。我國(guó)的項(xiàng)目管理軟件的現(xiàn)狀可以說(shuō)是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，首先積極的政策環(huán)境，巨大的市場(chǎng)需求，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用都為該技術(shù)的發(fā)展提供了機(jī)遇，另一方面，管理的基礎(chǔ)工作還相對(duì)薄弱，這不僅限制了對(duì)軟件應(yīng)用的需求，而且進(jìn)一步拉大了國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理與國(guó)際水平的差距。國(guó)產(chǎn)軟件一般在功能設(shè)置和運(yùn)行機(jī)制上更符合國(guó)內(nèi)用戶的需求和習(xí)慣，如有雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖、前鋒線等。但在用戶界面、報(bào)告生成與輸出、數(shù)據(jù)交換、二次開(kāi)發(fā)等方面還存在著較大的差距，而且這些軟件目前還不可能用于國(guó)際工程項(xiàng)目。

國(guó)外項(xiàng)目管理中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用可以追溯到50年代中后期網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)的出現(xiàn)，到了60年代中后期網(wǎng)絡(luò)分析程序已經(jīng)十分成熟。整個(gè)70年研究的重點(diǎn)是完善和擴(kuò)展網(wǎng)絡(luò)模型分析軟件的應(yīng)用功能，如成本和資源的平衡優(yōu)化；同時(shí)提出并研究了項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。進(jìn)入80年代以后，PC機(jī)的普及和項(xiàng)目管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，使一般中小型企業(yè)、中小型項(xiàng)目也可用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才真正普及。90年代后，項(xiàng)目管理軟件發(fā)展迅速，不斷有功能強(qiáng)大、使用方便的軟件推出，在項(xiàng)目管理中發(fā)揮了重要作用，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)成為項(xiàng)目管理必不可少的一個(gè)組成部分。項(xiàng)目管理軟件的功能層次不斷提高，對(duì)應(yīng)著三個(gè)顯著階段：第一層次，也稱基本功能，如進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、資源管理、費(fèi)用控制、采購(gòu)管理等，是對(duì)基層工作流程的模擬，在一定程度上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減輕了基層項(xiàng)目管理人員的工作強(qiáng)度。在80年代已基本完成這方面的功能開(kāi)發(fā)并在基層項(xiàng)目管理中廣泛應(yīng)用。第二功能層次有兩個(gè)特點(diǎn)：一是分析和預(yù)測(cè)功能，包括工期變動(dòng)分析、不可預(yù)見(jiàn)事件分析（如惡劣氣候、匯率變動(dòng)、市場(chǎng)物價(jià)變動(dòng)、分包商情況變動(dòng)等）。在分析基礎(chǔ)上產(chǎn)生預(yù)測(cè)功能，主要包括進(jìn)度預(yù)測(cè)、投資預(yù)測(cè)、資金需求預(yù)測(cè)等，并有相應(yīng)的數(shù)學(xué)模型。二是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用和通訊功能，主要是局域網(wǎng)上的多用戶操作和多項(xiàng)目管理，以及借助Internet、Intranet，電子郵件、電子信箱等先進(jìn)的通訊工具和手段，減少項(xiàng)目管理班子的工作所受的地域限制。P3及MS-Project都是這一層次的產(chǎn)品。第三層次是基于因特網(wǎng)的項(xiàng)目管理，使整個(gè)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)與因特網(wǎng)結(jié)合，具有跨平臺(tái)兼容、交互性和實(shí)時(shí)性，項(xiàng)目成員可以協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)在線文檔管理、在線討論、視頻會(huì)議等。到目前為止尚無(wú)完善的產(chǎn)品出現(xiàn)，但有兩個(gè)軟件Mesa/Vista，Web Project已初具雛形。

可以看出，目前國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理軟件的發(fā)展還處在第一階段。某些軟件具備或正向第二功能層次發(fā)展，沒(méi)有基于因特網(wǎng)的第三階段軟件。要改變這一局面，政府和企業(yè)都要付諸努力。

總體來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理軟件正朝著企業(yè)級(jí)、多功能、更強(qiáng)的集成性能、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)用性的方向發(fā)展，項(xiàng)目管理軟件也正日益成為項(xiàng)目管理的不可缺少的有效工具。具體到合同管理系統(tǒng)，大多合同管理網(wǎng)站的共同特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)是都具有企業(yè)注冊(cè)，新合同登記，合同變更，合同跟蹤，合同查詢，結(jié)款登記等幾大基本模塊，這也是合同管理系統(tǒng)發(fā)展到今天必須具備的幾大功能，這些功能同樣將適用于現(xiàn)金合同管理系統(tǒng)的研究。

合同管理作為企業(yè)管理中的重要一環(huán)，對(duì)合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩院蜆I(yè)務(wù)處理的規(guī)范性有很高的要求。眾所周知，當(dāng)前計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，作為與世界交流廣泛、信息密集、事務(wù)繁多的企業(yè)必須有效、科學(xué)地管理公司業(yè)務(wù)。在我看來(lái)，合同管理系統(tǒng)主要是針對(duì)制造行業(yè)的中小型企業(yè)在生產(chǎn)銷售及管理過(guò)程中所簽訂的合同的管理，通過(guò)適當(dāng)?shù)男薷目赏茝V至其他行業(yè)的各類企業(yè)應(yīng)用；可滿足企業(yè)在生產(chǎn)銷售及管理過(guò)程中由于簽訂合同所涉及的生產(chǎn)計(jì)劃、經(jīng)銷、財(cái)務(wù)等部門的信息管理。信息時(shí)代的今天，傳遞和獲取信息的途徑越來(lái)越多，其中網(wǎng)絡(luò)以其跨時(shí)間、跨地域以及快速高效、低成本的顯著特性己經(jīng)成為信息傳遞和信息獲取的主要途徑，有效的合同管理系統(tǒng)具有極好的通用性和可擴(kuò)充性。各企業(yè)可以隨時(shí)方便地提交需要發(fā)布的合同管理信息而無(wú)須掌握復(fù)雜的技術(shù)。系統(tǒng)的應(yīng)用前景可以說(shuō)是很樂(lè)觀的。它的設(shè)計(jì)思想和技術(shù)理念使其具有強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，廣闊的市場(chǎng)前景必將創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

需要合同管理的企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)是：企業(yè)的業(yè)務(wù)涉及面廣。一方面是客戶多，遍及諸多國(guó)家若干公司，這些客戶既有其固定客戶，也有僅是偶爾的業(yè)務(wù)往來(lái)；另一方面是廠家多，這些廠家涉及到各個(gè)行業(yè)、不同地區(qū)、既有公司所屬?gòu)S，也有聯(lián)系貨源的廠商等。其中有一部分是自己的固定客戶，業(yè)務(wù)員的調(diào)動(dòng)、離開(kāi)往往會(huì)將客戶的有關(guān)資料帶走，給公司帶來(lái)一定的損失。合同管理系統(tǒng)則通過(guò)對(duì)企業(yè)的調(diào)查，由信息需求分析得到本系統(tǒng)需要處理信息的具體情況，而由功能需求分析得到本系統(tǒng)需要提供的信息處理能力，在開(kāi)發(fā)者和用戶之間建立一種理解和溝通的機(jī)制，即便人員變動(dòng)信息也不會(huì)遺漏，丟失。因此，在信息時(shí)代的今天，計(jì)算機(jī)參與企業(yè)日常業(yè)務(wù)管理以成為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)正是適應(yīng)了這種要求。

有效的合同管理系統(tǒng)將開(kāi)發(fā)一套有關(guān)企業(yè)合同管理與控制系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)，任何企業(yè)都可以進(jìn)行新合同登記、合同變更、合同跟蹤、合同查詢、結(jié)款登記等。在未來(lái)合同管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)中，我們要首先閱讀一些有關(guān)合同管理的管理類文章和軟件類文章以及一些科技類的期刊雜志，并登陸一些與課題有關(guān)的國(guó)內(nèi)外網(wǎng)站，獲取一些信息，對(duì)現(xiàn)有一些合同管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)際調(diào)查的工作，了解相關(guān)系統(tǒng)的研究現(xiàn)狀，分析相關(guān)網(wǎng)站的功能、界面特點(diǎn)及其實(shí)現(xiàn)的方法，以及設(shè)計(jì)過(guò)程中所需要用到的軟件及配置方法。同時(shí)，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的構(gòu)思，系統(tǒng)的可行性分析，各個(gè)功能模塊的確定以及模塊的連接，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程，數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和連接，和全部代碼的編寫以及測(cè)試工作。并且，在可行性研究階段，繪制系統(tǒng)流程圖，DFD圖，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)字典，對(duì)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行整體規(guī)劃。在詳細(xì)設(shè)計(jì)階段，要通過(guò)程序流程圖的設(shè)計(jì)，直觀地描繪系統(tǒng)的控制流程，進(jìn)行編寫代碼的工作。最后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行多方面的測(cè)試工作，在系統(tǒng)調(diào)試中不斷修改和完善合同管理系統(tǒng)功能，最終基本達(dá)到設(shè)計(jì)目標(biāo)。

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