以人為本 做好工程檔案管理工作

劉江

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的潛在的生產(chǎn)力。通過對其進(jìn)行管理、編研、開發(fā)和利用，工程檔案必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。如何實現(xiàn)以人為本，做好工程檔案管理，服務(wù)城市建設(shè)。下面結(jié)合工作實際，談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、工程建設(shè)檔案管理的基本要求

1.完整性

工程建設(shè)資料的收集應(yīng)貫穿項目從立項、審批、設(shè)計、施工一直到竣工等各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的工程資料，做到資料的收集與工程建設(shè)同步，進(jìn)行跟蹤收集和統(tǒng)計；為了提高工程建設(shè)資料的可比擬性和可參照性，一套完整的檔案應(yīng)包括建筑類型、工程結(jié)構(gòu)、建筑面積、占地面積、檐高、層數(shù)、建筑裝飾等技術(shù)指標(biāo)和投資估算、設(shè)計概算、施工圖預(yù)算、合同價、竣工結(jié)算、開工竣工時間、建設(shè)地點等經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，資料的收集應(yīng)具有最大的相關(guān)性，全面反映工程項目的運行情況，保證工程建設(shè)檔案資料的完整性。

2.準(zhǔn)確性

工程建設(shè)所收集的各項資料要能準(zhǔn)確地反映客觀存在的實際情況，工程建設(shè)檔案資料在工程管理中主要發(fā)揮憑證查考作用、科技儲備作用和計算依據(jù)作用。如果檔案不能反映客觀實際、不夠準(zhǔn)確的工程建設(shè)資料，其價值會大大降低，在很多情況下不僅會影響其憑證和查考作用，甚至給工作造成損失。

3.規(guī)范化

工程建設(shè)資料應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)檔案管理的服務(wù)宗旨和造價確定方法所需工程建設(shè)資料的特點，對所收集的工程建設(shè)檔案資料進(jìn)行合理的分類，使所設(shè)計的指標(biāo)體系內(nèi)容和分類標(biāo)準(zhǔn)符合計算方法的需要。工程建設(shè)資料的跟蹤收集時，一方面由于數(shù)據(jù)量大、指標(biāo)眾多、歷時較長、統(tǒng)計分析復(fù)雜，因此可以利用計算機(jī)進(jìn)行管理操作；另一方面，工程建設(shè)檔案管理工作的宗旨就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為城市建設(shè)服務(wù)，為社會各方面服務(wù)，工程建設(shè)檔案也是為決策部門進(jìn)行決策管理和生產(chǎn)經(jīng)營部門進(jìn)行作業(yè)管理提供必要的信息資料和參考資料，實現(xiàn)資源的合理利用，以利于科學(xué)決策和管理。

二、“以人為本”，做好工程建設(shè)項目檔案管理工作

“以人為本”是現(xiàn)代管理倫理的核心，以人為本管理把人作為最根本的要素，主張人既是實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的工具，更是企業(yè)發(fā)展的目的。在工程建設(shè)過程中要著重強(qiáng)調(diào)人的責(zé)任意識，從政治的高度認(rèn)識工程建設(shè)項目的重要性，工程建設(shè)項目是國家的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，百年大計，利在千秋。要充分發(fā)揮人的主觀能動性，積極主動地去做好工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的工作。要樹立服務(wù)意識，工程項目檔案管理人員要主動介入工程建設(shè)項目工作從工程項目的立項、審批、建設(shè)施工、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)入手，搞好工程項目建設(shè)檔案資料的收集、整理和保管，為工程順利驗收奠定堅實基礎(chǔ)。

1.強(qiáng)化四種“意識”，為工程建設(shè)項目建設(shè)服務(wù)

工程項目檔案管理人員要切實加強(qiáng)自身建設(shè)，強(qiáng)化四種“意識”，不斷提高自身素質(zhì)，為工程項目建設(shè)服務(wù)。一是要強(qiáng)化責(zé)任意識。要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，要有堅持既要保密又要便于利用的原則，正確處理保密和利用的關(guān)系。二是要強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識。要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的最新理論成果和深刻領(lǐng)會黨的十八大精神，學(xué)以致用，加強(qiáng)實踐磨煉，在實際工作中開闊視野，豐富閱歷，提高處理各種復(fù)雜問題的能力。三是要強(qiáng)化大局意識。在工程建設(shè)過程中要嚴(yán)明工作紀(jì)律，對既定工作任務(wù)，不折不扣地認(rèn)真抓好落實。四是要強(qiáng)化服務(wù)意識。始終堅持把為工程建設(shè)服務(wù)作為企業(yè)檔案管理的出發(fā)點和落腳點，千方百計做好工程檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，為工程建設(shè)的完成提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.加強(qiáng)對工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識

當(dāng)今信息社會，信息傳播速度迅猛便捷。要提高全社會的工程檔案意識，需要我們充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將工程檔案的有關(guān)信息傳播出去，按照相關(guān)的法律、法規(guī)，明確各自的職責(zé)，讓大家都來了解它、關(guān)注它、重視它，熟悉并很好地掌握它。通過現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，及時溝通信息，完善工程檔案的管理工作。

3.強(qiáng)化對工程檔案作用的認(rèn)識，提高做好工程檔案管理的自覺性和主動性

工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物。工程檔案真實的記述了建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)驗。通過它可以改進(jìn)工程技術(shù)、豐富工作經(jīng)驗，提高認(rèn)識自然改造自然和改造自然的能力。工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)?，F(xiàn)代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復(fù)雜。它包括“城中村”改造，城市面貌發(fā)生的重大變化。另一方面，城市各種現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施不斷增加，城市經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人民生活水平不斷提高，各種矛盾越來越多。為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上、空間的利用率越來越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，工程檔案則真實地記錄了這些變化，成為城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫。只有以工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

4.深入工程現(xiàn)場，做好對重點工程項目檔案的服務(wù)工作

重點工程建設(shè)項目是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮城市多功能要素的關(guān)鍵，關(guān)系到國計民生，更體現(xiàn)著一個城市的現(xiàn)代化水平。因此它是我們工程檔案管理工作的重中之重，是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的重要依據(jù)。多年來，我們主動做好工程檔案管理，做到了“三納入”，工程檔案管理納入整個工程管理計劃、納入建設(shè)單位、監(jiān)理單位工作人員責(zé)任制、納入竣工驗收工作內(nèi)容；實現(xiàn)了“三同步”，做到了檔案管理與工程立項同步、工程建設(shè)與檔案管理同步、竣工驗收與檔案驗收同步，保證了工程檔案的齊全完整，積累了寶貴的工程檔案資料。

5.關(guān)注工程動態(tài)，加強(qiáng)工程檔案信息的反饋

城市建設(shè)日新月異，工程檔案的管理也必須與城市建設(shè)相配套。而城市建設(shè)又是與城市發(fā)展的模式和框架相適應(yīng)的，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時了解最新動態(tài)，即新的項目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時將相關(guān)的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對工程檔案的管理。

（作者單位：石家莊東方熱電集團(tuán)公司）