檔案管理問題的科學(xué)化解決方法

宋晶晶

摘要：現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)新情況、新問題，特別是思想觀念落后、思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代步伐，缺乏開放和創(chuàng)新意識(shí)，成為制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。

目前，檔案管理部門仍然存在著“為保管百保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”的舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。

1 檔案管理存在的一些問題

1.1 檔案管理工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員對(duì)檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作缺乏應(yīng)用的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則，造成了檔案管理工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；有任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果的不良后果。

1.2 檔案管理方法滯后

由于領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)務(wù)投入少，一般檔案管理者都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求；雖然購(gòu)買了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員技術(shù)水平低、操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到應(yīng)用的作用，致使檔案管理與提供利用遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，檔案管理工作滯后。

1.3 檔案管理缺乏制度化的管理程序

檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：檔案收集、整理、利用不規(guī)范，檔案綜合管理力度不高。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確，主管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

1.4 檔案存儲(chǔ)成本高

由于檔案儲(chǔ)存數(shù)字化工作才剛剛開始，紙質(zhì)檔案較多。由于紙質(zhì)檔案極易受到外界環(huán)境的損壞，難以永久保存和備份，占用空間大，倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用和管理成本高。

1.5 檔案管理模式簡(jiǎn)單

現(xiàn)階段檔案管理模式主要采用計(jì)算機(jī)輔助管理的手動(dòng)模式，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等，都以手工為主的，工作效率低，檔案資源不能得到充分利用。

1.6 檔案查詢困難

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，紙質(zhì)檔案給檢索調(diào)閱帶來(lái)了諸多困難，存在著查詢途徑不夠全、查全率低，查準(zhǔn)率低的現(xiàn)狀，容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞或無(wú)法找到所需的檔案不能充分的利用檔案資源，難以提供優(yōu)良的服務(wù)。

1.7 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，及至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則就是“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則。實(shí)現(xiàn)檔案立卷歸檔。

2 檔案管理科學(xué)化是關(guān)鍵

隨著社會(huì)的日趨進(jìn)步，我國(guó)的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不公繁冗、復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的人力物力以及存儲(chǔ)空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長(zhǎng)期完好的被保存下來(lái)。新技術(shù)革命的到來(lái)，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時(shí)代。檔案科學(xué)化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快檔案進(jìn)入科學(xué)化管理的腳步。要求人員素質(zhì)越來(lái)越高、設(shè)備更新快、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完備。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，電子檔案的使用越來(lái)越廣泛。電子檔案為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機(jī)遇，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理深刻的變革。為保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，需要按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換、傳輸；電子誰(shuí)的歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門很難完成；電子 檔案歸檔的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理和維護(hù)水平需要不斷提高。新技術(shù)的應(yīng)用、人為破壞、自然、管理低效等導(dǎo)致檔案面臨著日益嚴(yán)峻的安全威脅。檔案安全保障體系構(gòu)建的基本方針是預(yù)防、綜合防范，在政策引導(dǎo)下建立一種完善長(zhǎng)效的機(jī)制。

3 檔案管理科學(xué)化的解決方法

檔案是歷史的真實(shí)啟示，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響檔案發(fā)揮最大效益，檔案科學(xué)化管理意義重大。雖然全國(guó)各地對(duì)檔案管理都給予足夠的重視，各部門也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。但是，由于檔案管理工作繁瑣枯燥，致使其存在著諸多問題迫切需要解決。為了使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，筆者建議采取以下措施：

3.1 建立健全檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，要實(shí)行科學(xué)管理，就必須建立健全管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，加強(qiáng)硬件的建設(shè)、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對(duì)保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔，專門庫(kù)戶、專柜存放檔案，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，做到科學(xué)管理，排列整齊，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，防止分散流失。

3.2 做好公文的制發(fā)和文書處理工作

檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的，公文制發(fā)決定檔案的質(zhì)量；文書是檔案的來(lái)源，檔案是文書的歸宿，因此，公文的制發(fā)要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，排版形式符合要求，履行簽發(fā)、審批手續(xù)；各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等公文及文書字跡要牢固清晰，有利于長(zhǎng)久保管利用；使用文種合理、格式規(guī)范、行文標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

3.3 加強(qiáng)電子文件和聲像檔案的儲(chǔ)存、管理和保護(hù)

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和辦公條件的改善，在從事各咱活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的啟示的聲像檔案，以及計(jì)算機(jī)處理的電子文件。它們是檔案的重要組成部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別，電子文件使用軟磁盤保存，聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。因此選擇高質(zhì)量的軟盤，加強(qiáng)聲像材料從收集、歸檔到移交檔案至統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格保管、借閱、利用的制度。并將軟盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度知中的環(huán)境里；力求妥善保管，長(zhǎng)久保護(hù)和利用。