淺談企業(yè)辦公室管理

■王 高 河北冀星高速公路有限公司

辦公室是一個綜合辦事機構(gòu)，無論是過去、現(xiàn)在還是將來，它整體的職能不外乎就是“ 參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”三大功能。這三大功能發(fā)揮的好壞，直接關(guān)系到各級部門的正確決策，關(guān)系到各級政府重大決策和重要工作能否落到實處，關(guān)系到各級部門能否步調(diào)一致，齊心協(xié)力地確保政令暢通。在新形勢下，隨著機構(gòu)的變革和發(fā)展，辦公室工作的地位和作用，日顯重要。任務(wù)日益加重，要求越來越高，決不是僅限于文件轉(zhuǎn)發(fā)，來人接待，車輛管理等瑣碎工作了。

一、辦公室在企業(yè)中的作用

1.樞紐作用

主要是完成承上啟下、文件吞吐、信息集散的總樞紐。

2.助手作用

（1）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定決策；

（2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施各項領(lǐng)導(dǎo)或管理工作；

（3）為領(lǐng)導(dǎo)處理文件、信息；

（4）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切事宜。

3.參謀作用

4.信息的反饋作用

5.溝通協(xié)調(diào)作用

二、辦公室管理職責(zé)

辦公室管理具有明顯的綜合性特征，所以，其職責(zé)范圍也包括了很豐富的內(nèi)容。

1.輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。辦公室工作不但要對來自上下、左右、內(nèi)外的各種信息、資料、情況等，進行收集、加工和綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的依據(jù)，更要嚴把質(zhì)量關(guān)，把每一項工作都做到及時高效，為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作的順利開展做好強有力的保障。

2.協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系。辦公室工作是一項綜合性的工作，所涉及的方面各種各樣。不論是單位內(nèi)部之間的聯(lián)系還是與外界之間的交流，這些都需要辦公室去一一溝通、協(xié)調(diào)并組織落實，因此協(xié)調(diào)工作是必不可少的。而這一項任務(wù)也只能由辦公室部門來承擔(dān)。辦公室應(yīng)當把協(xié)調(diào)工作當作是自己的一項經(jīng)常性的任務(wù)來完成。

3.健全規(guī)章制度。健全各項管理制度，是企業(yè)科學(xué)管理的必然要求，也是企業(yè)發(fā)展的重要保證。所以制定以企業(yè)發(fā)展為中心的各項管理規(guī)章制度，是辦公室重要的工作任務(wù)。

4.業(yè)務(wù)檔案管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)不斷壯大，企業(yè)辦公室要根據(jù)自身特點搞好包括文書、人事、科技等檔案的收集整理、統(tǒng)計保管，以便發(fā)揮企業(yè)檔案的參評利用價值，搞好企業(yè)檔案管理服務(wù)工作。

三、不斷提高企業(yè)辦公室管理水平

1.在建章立制上下功夫，建立規(guī)范化的工作制度。建立健全相關(guān)規(guī)章制度，可以確保工作規(guī)范化、標準化、科學(xué)化地運作，從而提高員工隊伍的工作質(zhì)量與效能。一要完善相關(guān)配套制度，做到管人管事。要全面推行崗位責(zé)任制、服務(wù)承諾制等具體制度；要深化和推行政務(wù)公開，以公開促效率，不斷提高工作水平。二要完善績效考評辦法，做到明崗明責(zé)。確定目標考核的原則、對象、內(nèi)容、方法、評價依據(jù)及標準等。在此基礎(chǔ)上，對崗位工作實行目標管理，根據(jù)各部門工作的計劃任務(wù)和目標，按職能分解落實到人。三要抓好各項制度的落實，做到有力有效。要在狠抓制度的貫徹落實上下功夫，開展經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，嚴肅查處違反制度的人和事，做到令行禁止、違者必究，努力使制度成為全體員工自覺遵守的行為準則。

2.提高企業(yè)辦公室人員素質(zhì)。辦公室人員是進行辦公室工作的主體，只有他們的素質(zhì)得以提升，對辦公室工作質(zhì)量的提高才有所幫助。一是要注重實踐鍛煉，要提高職工隊伍的綜合素質(zhì)，一靠學(xué)習(xí)、二靠實踐。要加強員工的政治理論、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、現(xiàn)代管理知識等方面的培訓(xùn)；二是通過開展技能競賽，工作滿意度問卷調(diào)查，輪崗交流等方式，促使辦公室人員在實踐中積累經(jīng)驗、提高素質(zhì)、增長才干，提高解決實際問題的能力。

3.提高辦公人員工作效率。一是明確計劃目標，理清工作思路。辦公室作為綜合性服務(wù)部門，工作事務(wù)紛繁瑣碎，既要輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，又要搞好服務(wù)全局工作，這就要求必須明確自己的工作任務(wù)，保持清醒頭腦，按照工作主次輕重，做到先急后緩。為了梳理好自身工作思路，在此建議大家準備一個隨身筆記本，在上面可以列明每日工作計劃和臨時任務(wù)，一旦完成某項進行相應(yīng)勾劃，當天工作結(jié)束前通過核對勾劃來查看一天工作完成情況。二是嚴謹方法策略，專注工作細節(jié)。辦任何事都講求方法原則，要想高質(zhì)量完成工作任務(wù)，就必須抱著嚴謹負責(zé)的態(tài)度，認真對待每一項工作環(huán)節(jié)，不因事小而怠慢，踏踏實實、精益求精。同時，工作時要專注辦公，一心一意，盡量避免不良情緒影響工作，方可提高辦事效率。

4.做好檔案管理工作。檔案的整理工作是一件既繁瑣又需要重復(fù)整理的工作。檔案管理工作人員嚴格按照相關(guān)制度規(guī)定對各類檔案進行收集、整理、分類、調(diào)閱，建立系統(tǒng)的管理模式。對于上級發(fā)文，檢查記錄、政策性文件，在整理過程中，首先應(yīng)對該文件進行鑒別，審核文件屬于哪一級別，充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求裝訂后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，以及新型企業(yè)管理制度的創(chuàng)新，企業(yè)辦公室管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。要提高企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標，需要不斷解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進，開拓創(chuàng)新，推動企業(yè)辦公室管理工作的健康發(fā)展，開創(chuàng)企業(yè)高效發(fā)展的新局面。

[1]楊延?xùn)|.新時期辦公室管理工作的實踐體會[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(07).

[2]呂鳳利,淺談對企業(yè)辦公室管理的認識.

[3]楊惠敏,論企業(yè)辦公室管理工作,科技信息,2009(22).

[4]褚春雨.新時期企業(yè)辦公室管理工作探究.