文/華中科技大學同濟醫(yī)學院附屬同濟醫(yī)院耳鼻咽喉-頭頸外科 程驍飛

秘書要不斷地了解信息科技的發(fā)展動態(tài)，掌握必需的信息技能，提高駕馭信息的本領(lǐng)是秘書人員必須具備的。應(yīng)大力倡導(dǎo)和熱情支持秘書人員熟練地運用和操作使用計算機，營造濃厚的提高信息素養(yǎng)氛圍。秘書要在日常的工作中不斷的學習，不斷地提高信息素養(yǎng)。

一、信息工作的重要性

信息在秘書工作中的重要性主要體現(xiàn)在以下方面：領(lǐng)導(dǎo)的信息輔助需要是秘書工作產(chǎn)生和存在的基礎(chǔ)。從秘書工作的歷史角度來看，領(lǐng)導(dǎo)需要信息輔助的情況下進行的具體信息工作。在當代，秘書的主要工作性質(zhì)和內(nèi)容主要是為領(lǐng)導(dǎo)進行信息輔助。

（一）秘書的工作是對信息進行管理

秘書的管理工作就是要對領(lǐng)導(dǎo)者在進行人、財、物控制的時候給予輔助。但是，秘書管理工作不能借助于領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力，不能將自己的意志強加給客體。秘書人員要借助信息，在禮儀層面上進行，并且要開展柔性管理。

（二）秘書工作的主要內(nèi)容是對組織成員在組織目標中的地位、角色以及相關(guān)的責任與義務(wù)進行了解

假如組織成員不能明確自己在群體里的地位和角色，組織成員職能在觀念的表層上對管理進行認同。這樣就會在理解上產(chǎn)生一些偏差，在組織內(nèi)部產(chǎn)生沖突。所以，秘書在進行輔助管理工作的時候，要把來自不同層面的信息集中起來，進行多方面的分析和綜合，最終實現(xiàn)組織目標。

二、捕獲信息是秘書工作的基本內(nèi)容

秘書工作主要是對信息進行收集，同時進行信息加工，最終對信息進行充分的利用。

秘書信息工作的基本形式是進行“零次情報”的收集。所謂“零次情報”，指的是記憶形態(tài)的信息。這些信息產(chǎn)生于人們的交流過程、傳播和被接受的不確定性。在進行“零次情報”收集的時候，沒有時間、空間和場合的限制。同時，信息在傳遞的時候，內(nèi)容是比較廣泛的，并且傳播速度比較迅速。這樣以來，信息采集是秘書捕獲信息的重要途徑之一。在進行“零次情報”收集的時候，要注重對同行業(yè)、相關(guān)行業(yè)以及其他行業(yè)的人進行交流和討論。這些信息不容易在各種文字記載里找到。同時，“零次情報”也體現(xiàn)在各種會議里。參加會議的人員多數(shù)都是從工作第一線來的，他們了解和掌握具體實際問題，有著較為感性的認識。這些信息都是比較客觀現(xiàn)實的，能夠?qū)陀^事物的全貌進行真實反映。由于他們的實際工作經(jīng)驗與客觀事物的本質(zhì)是比較接近的。所以，秘書人員在對這些“零次情報”進行收集的時候，能夠?qū)⑹占疥P(guān)于“事物運動狀態(tài)和表征”的信息。同時，“零次情報”也體現(xiàn)在各種人群集中的場合。在這些特定場合中，他們的談話對政治、經(jīng)濟、管理的真實看法，這些也構(gòu)成了相應(yīng)的“零次情報”。由于秘書人員工作性質(zhì)的特殊性，能夠有效地收集到相應(yīng)的“零次情報”。

秘書信息工作的重要內(nèi)容還體現(xiàn)在對歷史信息的收集。在沒有產(chǎn)生文字之前，秘書利用圖形將捕獲到的信息“記錄”下來，最終形成了甲骨文書。隨著社會的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了竹簡、帛、紙張這些載體。我國古代管理著的管理內(nèi)容和經(jīng)驗，就逐漸被流傳下來。比如，漢代“蘭臺”、私家和寺院藏書等等，都在當時保留了不少的信息。但是，古代信息資源有著獨特的私有性，信息管理方法也是比較局限的，所以信息只是在一個極小的范圍內(nèi)傳播。因為印刷技術(shù)飛速進步，文獻信息的生產(chǎn)得到了發(fā)展。大量信息出現(xiàn)在圖書、報紙、雜志和宣傳品等中，讓歷史信息出現(xiàn)了開放性的形式。當出現(xiàn)這些開放性的文字信的時候，秘書人員要對這些信息進行及時梳理，讓這些無序信息條理化和簡單化。

此外，現(xiàn)代信息技術(shù)在飛速發(fā)展，這些直接記錄聲音和圖像的音像信息以及網(wǎng)絡(luò)，對人們的工作產(chǎn)生了較大的影響，同時對人們的工作方式產(chǎn)生了深刻的影響。當這些現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的時候，信息就出現(xiàn)了多余狀態(tài)。在這些眾多的信息之中，秘書的工作任務(wù)也在發(fā)生著變化，要將這些信息進行篩選，選擇出有用信息。

三、秘書工作的核心是利用信息

秘書在服務(wù)協(xié)調(diào)、出謀獻策以及實現(xiàn)工作目標中，最為基礎(chǔ)的就是要對文獻、情報、數(shù)據(jù)以及消息等方面的信息進行處理。秘書在進行信息活動中，要對那些與本組織的有關(guān)信息進行捕獲。在這個過程中，個人和組織能夠得到相應(yīng)的啟示，創(chuàng)造出相應(yīng)的信息產(chǎn)品。從這里可以看出，秘書想要對信息進行充分利用，主要是從組織的需要出發(fā)，對信息進行捕獲和加工。讓組織能夠使用這些信息，同時讓這些信息能夠有較大的擴展空間。也就是說，要著眼于原始文件，同時又要將信息的實用價值和借鑒價值展露出來。秘書要對信息進行充分過濾，對那些無用的信息篩除，這樣能夠?qū)⑹Ｓ嗟男畔⑤^好地為本組織提供服務(wù)。

在進行這項工作的時候，要注意實際存在的信息問題。第一，秘書在進行調(diào)查研究、文件匯編以及資料整理這些工作的過程中，要對大量信息進行有意識的篩選。要對大量的文獻信息內(nèi)容進行清理和鑒別，將那些老化、多余以及虛假的內(nèi)容進行排除，這樣才能促使信息表面化。第二，秘書要讓信息體現(xiàn)出新的價值。秘書要對原生信息作為基礎(chǔ)，對其進行加工整理，但是這些加工整理好的信息同原來的信息是有所區(qū)別的，應(yīng)當自成體系。秘書對信息進行加工的時候，具體信息篩選的標尺根據(jù)組織工作進行。

信息組合的核心是以近期工作為目標，具體準則要以控制組織目標的實現(xiàn)情況進行。在這當中，找到信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，找到信息中的共同點、交叉點和相似點。讓信息能夠突破原始價值，從而具有新的價值。

四、挖掘信息中的新內(nèi)容是秘書工作的動力

秘書在具體工作中，對各個各樣的信息總是進行自覺或者不自覺的接受。同時，根據(jù)自己的實際情況，加工、整理這些眾多的信息；而且還要從中找到對組織有用的相關(guān)信息，將這些信息進行及時加工并傳遞給用戶。

秘書服務(wù)工作的主要內(nèi)容是以信息服務(wù)為主，他們“以產(chǎn)品或勞務(wù)的形式向用戶提供和傳播信息”。秘書在進行有目的地開展信息服務(wù)的時候，要利用事物過去的已知信息，對當前的信息進行參考，最終對事物的未來狀況進行預(yù)測。

要想有效開展信息服務(wù)活動，可以從以下幾個方面著手：第一，要懂得信息資源的合理配置。合理配置主要體現(xiàn)在時間、空間和數(shù)量方面。秘書信息配置的合理性主要是指信息從產(chǎn)生、出發(fā)、接手到進入利用的時間間隔。第二，信息資源要體現(xiàn)對其他資源的開放性和駕馭作用。只有在科技的作用下，才能對物質(zhì)資源或者能源資源進行最大限度的開發(fā)和利用。第三，組織的重要資源體現(xiàn)在管理活動中所產(chǎn)生的信息中，因此需要對這些信息進行處理和加工，最終形成不同的信息流。秘書工作的主要內(nèi)容就是表現(xiàn)在秘書信息工作方面。秘書人員在整理信息這個過程中，要對原始信息的價值做出相應(yīng)的判斷，同時要預(yù)測信息的未來價值，最終實現(xiàn)信息價值的最大化。

五、結(jié)束語

在秘書開展工作的過程中，要充分認識到信息的地位和重要性。還要運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，挖掘信息中的新內(nèi)容，高效快捷地捕獲、分析、整理以及利用相關(guān)信息，更好地位領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)。

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