淺談如何進(jìn)行檔案歸類

文/重慶市秀山縣公共資源綜合交易中心 鄧顯章

一、我國現(xiàn)在檔案管理技術(shù)現(xiàn)狀

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會信息的采集數(shù)據(jù)越來越多，而我國部分單位缺乏對檔案工作重要性的認(rèn)識，投入較少，導(dǎo)致就算有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，也缺乏制度化的管理程序，同時，就算各單位購買了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，也會因為檔案人員操作的不規(guī)范導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備閑置，沒有起到推動作用，傳統(tǒng)檔案管理工作因此受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

各單位檔案管理不規(guī)范，主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，有制度沒考核；二是檔案整理不規(guī)范。近年來經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)，但沒有專業(yè)檔案人員補(bǔ)充，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在整理過程中沒有按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求進(jìn)行排序，文件目錄與實(shí)際整理文件不相符，以卷整理的檔案，卷內(nèi)文件漏失現(xiàn)象時有發(fā)生，頁碼編得不規(guī)范。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。工作開展起來相對困難，現(xiàn)在有些部門自設(shè)資料庫，沒有專業(yè)人員管理，不便于檔案的綜合管理；四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案不能按期歸還，一定程度造成資源浪費(fèi)。

二、對檔案工作人員掌握檔案整理的技能要求

近年來大批的新人走上檔案工作崗位，各個檔案行政管理部門都還沒有編篡專門的傳授文件的整理和歸檔的教材，這些都需要老前輩門向新人們言傳身教，必須讓新上崗的檔案工作人員在檔案管理理論水平和文件整理和歸檔的技能都成為使后續(xù)工作日漸優(yōu)化發(fā)展的墊腳石。而對檔案工作人員檔案的整理和歸檔技能的要求主要是能夠擔(dān)負(fù)本單位的各個類別的檔案的收集、鑒定、整理的業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)職能，制定操作性強(qiáng)、切合本單位實(shí)際的文件收集與整理歸檔規(guī)章制度，同時也要對文件的整理與歸檔活動要有深入的理解和熟練的掌握。文件的整理是無形的，需要親手整理大量的文件材料才能提高其質(zhì)量。特別是在計算機(jī)條件下的文檔一體化管理，由于立卷環(huán)境、操作技術(shù)手段和檔案人員的立卷經(jīng)驗存在差異，所以掌握文件整理與歸檔的技能尤為重要。

三、檔案的整理與歸檔

（一）熟悉單位職能、編制文件歸檔范圍和文書檔案保管期限

首先，單位檔案工作人員必須對單位檔案的數(shù)量、種類、完整程度和基本內(nèi)容做一個深入的了解，才能提高文件的整理水平。要編制文件材料的歸檔和文書的保管年限表就必須對本單位的“三定”方案、機(jī)構(gòu)工作職能、組織結(jié)構(gòu)、工作任務(wù)等情況做個全面的了解，特別是在起草歸檔煩惱為和保管期限前，需要深入到各個工作部門，了解文件的形成和辦理情況，對工作中形成的各個文件了解清楚，再參考《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》（國家檔案局8號令）形成。不同的單位制定的歸檔范圍和保管期限都是根據(jù)自己單位的管理工作，體現(xiàn)的是本單位的特點(diǎn)，不能只將國家規(guī)范拿來一抄了事。

（二）檔案要參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案歸類質(zhì)量

參照《歸檔文件整理細(xì)則》，在檔案整理時應(yīng)注意在立卷的過程中要保持他們之間的歷史聯(lián)系，不管采取何種方案，密切聯(lián)系的一組文件都不能分散。同時，根據(jù)我國有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表將定期和永久保存的區(qū)分開以區(qū)別其保存價值?，F(xiàn)行單位一般情況下都是分年度對一年形成的檔案進(jìn)行歸檔的，不同年度的檔案一般是不能一起立卷。

而最重要的就是秘密檔案的歸檔這就需要分等級處理，必須和非秘密文檔分開歸檔，不然很容易造成泄密給國家和相關(guān)單位造成重大損失。

（三）做好歸檔與檔案清理工作

歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要?使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。而現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)深入整個社會，對檔案管理工作來說同樣不例外，通過計算機(jī)檔案管理能簡化檔案管理工作的復(fù)雜性，增加檔案儲存量和保持時限，同時實(shí)現(xiàn)便捷的檔案調(diào)度和查詢，提高檔案工作效率。

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員需要對檔案管理工作具備整體把握、細(xì)節(jié)清楚，以便在具體的管理工作中做到胸有成竹。同時，各單位要加大對檔案管理部門的重視程度。切實(shí)的提高事業(yè)單位的檔案管理工作，就必須加大檔案管理重要性的宣傳力度，從根本上提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的重視程度以及使檔案管理工作人員對檔案管理工作有深刻徹底的認(rèn)識。應(yīng)定期組織檔案管理的工作人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和相關(guān)技能的培訓(xùn)，不定期的舉行學(xué)習(xí)心得交流會和技能測試。提高檔案管理人員的工作積極性，使他們領(lǐng)悟到作為一名檔案管理人員的重要性，所從事工作的神圣性。不斷的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有序的進(jìn)行，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是關(guān)鍵。