文/北京宇航系統(tǒng)工程研究所 谷全心

隨著社會的不斷進(jìn)步、科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用檔案已經(jīng)成為人們?nèi)粘９ぷ髦蟹浅Ｆ毡榈默F(xiàn)象。越來越多的人在更加廣泛的領(lǐng)域內(nèi)，對檔案利用有著較大程度的需求，因此，檔案提供利用工作，在當(dāng)今社會顯得越來越重要了。同時，檔案提供利用也是發(fā)揮檔案作用、實(shí)現(xiàn)檔案價值的重要步驟，是衡量檔案管理工作整體水平的主要標(biāo)準(zhǔn)，是改進(jìn)檔案工作的重要依據(jù)。

一、檔案提供利用工作的意義

檔案提供利用工作，是檔案管理部門以所收藏的檔案為依據(jù)，通過一定的途徑和方法，直接提供檔案實(shí)體和檔案信息，為社會各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。

現(xiàn)代企業(yè)管理中，經(jīng)營的中心在于決策，要想使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策，離不開及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的檔案信息。信息是決策的基礎(chǔ)，利用它，可以進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和果斷的決定。所以，檔案提供利用工作正是使檔案工作為企事業(yè)單位、科研生產(chǎn)提供服務(wù)的功能和宗旨得以實(shí)現(xiàn)的直接手段。

檔案的各項(xiàng)基本業(yè)務(wù)工作，包括收集、整理、保管等環(huán)節(jié)的活動，全部是為了向企業(yè)各級各類人員提供最有效的利用。做好新形勢下的企業(yè)檔案工作，充分開發(fā)利用企業(yè)信息資源，對于深化改革，加強(qiáng)企業(yè)管理，搞好企業(yè)有重要的意義。同時這項(xiàng)工作做好了，也必將更好地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所重視，從而為企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。所以，開展檔案提供利用工作對檔案工作的發(fā)展具有重大的乃至決定性的影響。

企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的基層單位，記載企業(yè)各種活動的檔案信息是反映國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的最基本信息。如果從系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)出發(fā)，國民經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行是一個大的系統(tǒng)工程，各企業(yè)是其中的子系統(tǒng)，而企業(yè)檔案工作則是其孫系統(tǒng)。企業(yè)檔案的健全、發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企業(yè)發(fā)展的客觀需要密切相關(guān)。所以只有更好地提供館藏檔案，將蘊(yùn)含企業(yè)檔案中的有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)狀況的各方面信息開發(fā)出來，提供給國民經(jīng)濟(jì)的有關(guān)管理部門，才能使他們決策有據(jù)，進(jìn)一步促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)的健康、有序發(fā)展?？梢?，開展并做好檔案提供利用工作，不僅是促成檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行的有效措施，而且是形成該系統(tǒng)良性循環(huán)，不斷提高其管理水平和效益的重要保證。

二、檔案提供利用工作的要求

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，檔案提供利用工作的基本要求：檔案館（室）應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造條件，嚴(yán)格借閱手續(xù)，為黨政機(jī)關(guān)、科技工作者工作提供有效服務(wù)，及時掌握檔案的利用效果。

檔案管理的基礎(chǔ)工作一定要做好，收集齊全、整理系統(tǒng)、編目清楚、鑒定準(zhǔn)確、保管科學(xué)，檔案工作人員要對檔案記錄的各種有用信息進(jìn)行相應(yīng)的提取、組織和加工，將其編制成各種形式的檢索工具，以方便用戶使用。

在對檔案信息分析的基礎(chǔ)上，編制各種匯編材料。根據(jù)企業(yè)檔案的館藏情況和用戶需求，在進(jìn)行檔案實(shí)體整理后，將相對分散的各類企業(yè)檔案信息，通過分析、研究、篩選、提煉、匯集等方法，匯編成信息相對集中的檔案參考資料。

檔案管理部門必須努力擴(kuò)大檔案信息的收集范圍，提高進(jìn)館檔案的質(zhì)量。提高館藏檔案的質(zhì)量不僅在收集上下功夫，在接收檔案進(jìn)館時嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，而且在檔案的整理、鑒定、保管等各項(xiàng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中，注意保證檔案的高質(zhì)量。通過檔案工作的一系列環(huán)節(jié)的活動，確保館藏檔案的質(zhì)量和數(shù)量，為檔案信息的提供利用打下良好的基礎(chǔ)。

檔案提供利用工作，不能只重過程，而忽視利用效果。檔案的利用效果，是指檔案利用者利用檔案部門提供的檔案信息后，所取得的效力和結(jié)果。應(yīng)當(dāng)把利用效果的搜集、整理、分析和研究，作為一項(xiàng)基本的工作任務(wù)來抓，及時了解檔案利用的變化和發(fā)展趨勢，以便及時調(diào)整工作方向和工作內(nèi)容，更好地為檔案利用者提供全面、及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。

三、檔案提供利用的方式

檔案提供利用的方法，就是檔案部門為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時地滿足利用者需要之目的，所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。

（一）提供檔案閱覽服務(wù)

檔案閱覽服務(wù)，是檔案館（室）在特定的場所，建立閱覽室，向有關(guān)檔案利用者提供檔案信息的一種服務(wù)方式。對接待對象、閱覽范圍、閱覽要求與手續(xù)等，都應(yīng)做出較明確的規(guī)定。設(shè)立閱覽室方便利用者查閱檔案，是開展檔案利用工作直接的方式和途徑。利用閱覽室查閱檔案，利用者可根據(jù)需要到閱覽室查閱有關(guān)檔案文件，這種方式可以減少檔案文件的外借次數(shù)，既有利于檔案的保護(hù)和保密，又縮短了檔案利用的周期，提高了檔案利用的效率。檔案工作人員根據(jù)檔案利用者的有效證件如：工作證、介紹信等，為檔案利用者提供所需要的檔案文件，通過查閱，使利用者及時獲取有關(guān)的信息。

（二）提供檔案的外借服務(wù)

檔案外借服務(wù)，是檔案館（室）為滿足黨政機(jī)關(guān)、科技工作者特殊需求，暫時將檔案借出使用的一種服務(wù)方式。對于外借服務(wù)必須建立健全制度，必須依照嚴(yán)格的借閱制度辦理借閱手續(xù)，只有本單位有相關(guān)權(quán)限的職工才可將檔案借出使用；對外借出的檔案不宜過長，以免遺失、失密與泄密；凡借閱的單位或個人，必須保證檔案的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)抄、損壞、遺失等，必須按時歸還；歸還檔案時，檔案人員必須認(rèn)真清點(diǎn)，注銷借閱記錄。

（三）提供曬印藍(lán)圖服務(wù)

對于從事科研生產(chǎn)的單位，產(chǎn)品檔案圖紙的曬圖工作是日常工作中一項(xiàng)重要工作。不僅要滿足本單位內(nèi)部檔案圖紙的需要，同時還要滿足協(xié)作單位檔案圖紙的需要。圖紙曬藍(lán)應(yīng)有作者單位提供分發(fā)單位，曬印藍(lán)圖，送發(fā)協(xié)作單位。在曬印藍(lán)圖的工作中，要注意控制分發(fā)范圍和份數(shù)，按正規(guī)渠道分發(fā)，并嚴(yán)格分發(fā)登記手續(xù)，以確保檔案文件的安全。

（四）提供檔案展覽服務(wù)

檔案展覽服務(wù)，是檔案部門按照一定的主題和專題，提供有代表的、典型的圖片、實(shí)物和聲像檔案信息資料。以原始性、真實(shí)性和形象鮮明性見長，起到生動的宣傳教育作用。檔案的展出以原件、復(fù)印件、圖片等方式，系統(tǒng)地展示和介紹館（室）藏檔案的內(nèi)容與成分，是一種具體的服務(wù)方式。通過檔案的展覽，不僅促進(jìn)了檔案信息資源的開發(fā)利用，也顯示了檔案在各項(xiàng)工作中的積極作用。

四、檔案提供利用工作的發(fā)展方向

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各單位局域網(wǎng)建設(shè)的逐漸成熟，提供網(wǎng)絡(luò)信息共享服務(wù)，必將是今后檔案提供利用的潮流和主要形式。檔案信息是檔案實(shí)體之外的隱含資源，主要包括網(wǎng)絡(luò)檔案條目信息、網(wǎng)絡(luò)檔案全文信息等，通過檔案信息資源共享滿足利用者的需求，提供檔案信息的利用是企業(yè)檔案利用工作的拓展和深化。利用者通過網(wǎng)絡(luò)檢索，可以分專業(yè)、分專題查找自己所需要的信息，部分全文信息電子文件可以直接利用。這樣不僅保護(hù)了檔案實(shí)體，減少不必要的借閱過程，還提高了利用效率、工作效率，方便快捷地查找到有關(guān)的檔案信息。隨著工作的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，網(wǎng)絡(luò)資源共享服務(wù)必將成為人們利用檔案資源的主要方式，同時隨著網(wǎng)絡(luò)資源共享工作的深入開展，檔案部門的職能也在逐步發(fā)生變化，我們要認(rèn)清形勢，適應(yīng)形勢的發(fā)展，調(diào)整工作重點(diǎn)，為更好的提供檔案利用做出更大的貢獻(xiàn)。

總之，檔案的提供利用工作，是檔案館（室）工作的重要組成部分。只有把收藏的檔案更好地服務(wù)于黨政機(jī)關(guān)、科研生產(chǎn)工作，才能夠保證檔案工作的持續(xù)發(fā)展，才能夠充分發(fā)揮檔案提供利用工作的作用。我們還要積極探索新的工作模式，積極創(chuàng)造條件，更好地為利用者提供及時高效的服務(wù)。堅(jiān)持“以人為本，突出公共服務(wù)，拓展檔案服務(wù)新領(lǐng)域”的工作宗旨，適應(yīng)新的形勢發(fā)展，最大限度地發(fā)揮檔案資源的社會效益。