文/中國聯(lián)合網絡通信有限公司吉林省分公司系統(tǒng)集成中心 矯云

檔案是一個國家和地區(qū)最珍貴的文化財富，它不但承載著重要的歷史文化價值，而且還在國家和地區(qū)的發(fā)展過程中起著非常重要的作用。但是，許多地區(qū)并沒有充分認識到檔案管理的真正價值，無論是在重視程度上，還是在投資上都遠遠達不到檔案管理的需求；在檔案管理過程中，有些管理人員根本不具備系統(tǒng)的檔案管理知識，有些管理人員甚至片面地認為檔案管理無足輕重、可有可無這樣就導致在檔案管理過程中存在著一系列的問題，嚴重影響檔案作用的發(fā)揮。在這種情況下，認識檔案的重要作用，加強檔案的管理，無疑具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、檔案的涵義與屬性

（一）檔案的涵義

對于檔案的涵義，不同的國家在不同的歷史時期并不十分一致。我國在1988年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》認為：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。

（二）檔案的屬性

從屬性上來講，檔案有其本質屬性和一般屬性。本質屬性是指檔案的歷史再現(xiàn)性；一般屬性包括政治性、社會性、文化性、知識性、教育性、信息性、價值性等屬性。

二、檔案的作用

（一）檔案是管理和開展工作的重要憑證

檔案是國家機關、社會團體開展各種社會活動產生的真實記錄，反映的是國家機關和社會團體進行社會活動的全部情況。是國家機關開展工作不可或缺的重要的憑證與輔助工具，是履行職能開展業(yè)務的重要手段。國家機關和社會團體要想真正開展自己的工作，就必須認真進行檔案考察，完整掌握前面工作的開展情況、困難與問題，從而為制定決策、規(guī)劃、開展工作創(chuàng)造有利的條件。

（二）檔案是提高管理能力和社會生產力的重要參考依據(jù)

檔案是人類進行生產活動的記錄，是人類和自然環(huán)境斗爭過程中的經驗總結，是為后代子孫提高豐富資源與經驗的重要措施與手段，檔案中的資源與經驗是人類進行社會建設最重要的參考依據(jù)，是人類吸取經驗，繼往開來，獲取更大發(fā)展的重要力量。

（三）檔案是開展科學研究的重要支撐

開展科學研究，不管是開展社會科學研究還是開展自然科學研究，離開一定的材料和資源是絕對不可以的。檔案作為人類智慧和靈魂的結晶，一方面可以提供科學研究直接借鑒的原始記錄，另一方面還可以提供前人在開展科學研究過程中總結的基礎材料。通過吸收和掌握前人留下的原始記錄與基礎材料，可以在不斷吸收前人成果的基礎上進行開拓創(chuàng)新，從而有效提高科研效率，避免科學研究走彎路、犯大錯。

（四）檔案是進行宣傳教育的重要依據(jù)

檔案是歷史的真實記錄，檔案不但記錄了社會發(fā)展過程中的經驗和教訓，同時還記錄了不同歷史發(fā)展時期的進步力量、英雄人物以及反動勢力的事跡材料，是進行各種文藝創(chuàng)作、舉辦各種活動、進行愛國主義以及革命傳統(tǒng)教育重要而生動的素材，具有相當強的感染力與說服力。

二、加強檔案的管理

（一）領導人員必須提高檔案管理意識

在檔案管理工作中，一個單位檔案管理工作開展的質量常常和單位領導的檔案管理意識有著非常重要的關系，單位領導檔案管理意識越強，對單位檔案管理就越重視，其投資就越多，檔案管理的質量就越高，反之，單位領導檔案管理意識越差，對單位檔案管理就越不重視，其投資就越少，檔案管理的質量就越低。為此，要想提高檔案管理的質量，單位領導首先必須努力學習檔案管理的相關知識，不斷提高自己的檔案管理意識，從管理上和資金上傾向于檔案管理，并將檔案管理作為單位管理常規(guī)事務來抓，只有這樣，才能加強檔案管理，提高檔案管理的質量。

（二）努力提高檔案管理人員的檔案管理能力

檔案管理人員的檔案管理能力是進行檔案管理的基礎，檔案管理人員檔案管理能力越強，檔案管理的質量就越高，反之，檔案管理人員檔案管理能力越弱，檔案管理的質量就越差。為此，必須努力提高檔案管理人員的檔案管理能力。為不斷提高檔案管理人員的管理能力，首先必須努力組織檔案管理人員進行檔案管理相關知識以及法律法規(guī)學習，增強檔案管理人員在檔案管理中的自覺性。為適應檔案管理形勢的發(fā)展，還要定期舉行檔案管理人員的知識與技能培訓，組織檔案管理人員到先進單位參觀學習，學習其先進的管理經驗和技術，并將其應用于本單位檔案管理之中。

（三）規(guī)范檔案管理

規(guī)范檔案管理，首先要規(guī)范檔案資料的收集，制定并完善檔案資料收集制度，嚴格規(guī)范檔案資料的收集、分類、歸檔、保管等常規(guī)方法，還要創(chuàng)新檔案資料的收集方法，做好事前監(jiān)控，將廣泛收集和重點收集相結合，不斷擴大檔案資料的收集范圍，確保檔案資料的完整性。其次，要規(guī)范檔案整理工作，按照檔案管理的要求進行檔案資料整理，爭取做到檔案資料組卷合理、標題簡明、卷標準確、排列有序。第三要積極改善檔案管理條件，不斷改善檔案保存的物質條件與環(huán)境，建立電子檔案室，將檔案室、電子檔案室、閱檔室、辦公室、庫房分置開來，配備防火、防盜、防潮、防蟲等多種保護性措施。

總之，檔案管理是檔案保護的重要方法與手段，檔案管理水平直接影響著國家機關以及社會團體進行社會管理、科學研究、愛國主義以及傳統(tǒng)教育的水平。在這種情況下，檔案管理人員只有充分掌握相關管理知識，利用現(xiàn)代化的管理技術，并嚴格按照規(guī)定對檔案進行管理，不斷獲取單位領導的支持，實現(xiàn)檔案管理的動態(tài)管理，才能不斷提高檔案管理的質量，為國家和社會服務。

[1]丁海斌.檔案管理活動中的物質與意識——兼論檔案的物理管理與邏輯管理[J].檔案學研究，2010(03).

[2]解俊霞.醫(yī)院病歷檔案管理存在的問題及對策[J].河北中醫(yī)，2010(07).

[3]王希元.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].檔案與建設，2011(07).

[4]蘇昕儀.淺談計算機在檔案管理中的應用[J].農村實用科技信息，2011(08).