文/江西科技師范大學 盧森林

國家檔案局提出的檔案工作“三個體系”建設，“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系，建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，是對高校十一大類檔案內容的進一步拓展，也是深化高校檔案規(guī)范化管理的原動力，也是高校檔案工作必須貫徹執(zhí)行一項重要工作，也是近階段高校檔案工作的總任務、總體目標。

一、“三個體系”建設是高校檔案工作的理論源泉

黨的十八大提出“文化是民族的血脈，是人民的精神家園。全面建成小康社會，實現(xiàn)中華民族偉大復興，必須推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮，興起社會文化建設新高潮，提高國家文化軟實力，發(fā)揮文化引領風尚、教育人民、服務社會、推動發(fā)展的作用?！被谶@樣一個重大戰(zhàn)略理論，高校必須堅決貫執(zhí)行，將這一理論融化為實際工作的精神支柱。高校開展檔案工作，要基于高校檔案工作的實際為基礎，認真學習，以檔案工作做得好的高校為榜樣，認真比較，細致分析，全面總結；要以教職員工和社會關心的重點、熱點和難點問題為基礎，在高校檔案十一大類的層次上，大膽拓展和延伸來豐富“三個體系”建設的內涵；要以本校檔案工作實際開展學?！叭齻€體系”建設內容的摸索和研究，為本校檔案工作實現(xiàn)跨越式發(fā)展奠定堅實的理論基礎。

二、“三個體系”建設工作在高校實現(xiàn)的有效途徑

（一）高校檔案資源體系建設仍然是檔案“三個體系”建設的核心內容

國家檔案局提出的“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”，首先指明了高校檔案工作同樣要以人為本，不能脫離高校檔案服務對象是教職員工和廣大在校大學生和畢業(yè)大學生，同時還要全面考慮社會的實際需求。其次，要在《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定的十一大類檔案收集范圍內的資料的收集、整理與歸檔工作的基礎上，拓寬檔案和史料的征集范圍，可以考慮增加對社會上對本校聯(lián)系密切的具有保存價值又對社會具有長久利用價值的有關實體或數(shù)字的實物檔案或電子音像檔案材料，以豐富館藏資源，優(yōu)化館藏資源結構，更快更好地完善檔案資源體系。

（二）檔案安全保密體系的建立是檔案資源建設的安全保障措施

檔案資源體系建設的整個過程都需要有強有力的保障措施來保護其安全，才不至于發(fā)生損毀、泄密等現(xiàn)象。高校檔案安全保密體系建設應包括檔案實體和檔案信息資源兩個方面的內容。在具體實施過程中檔案硬件購置、相關技術保障、管理機制與管理制度建設等內容。結合高校檔案工作實際重點應加強對檔案庫房的建設、館藏檔案資源監(jiān)控及對其資源的保護和搶救工作，在實現(xiàn)了檔案信息化管理的高校必須建立信息資源的安全管控機制防止發(fā)生、造成檔案損毀事件發(fā)生。對開展遠程檔案信息資源共享的檔案館尤其是要加強對計算機網絡的監(jiān)控，防止不利于檔案安全的突發(fā)事件發(fā)生?，F(xiàn)在大多數(shù)高校都建有各自的檔案網站并開展相應的檔案利用等服務工作，檔案館必須擁有合格的能夠勝任該項安全保護能力的專業(yè)技術人員從技術角度解決好館藏信息檔案資源的安全與保密，有效地解決好檔案信息資源利用與保密的矛盾問題。

（三）覆蓋人民群眾的檔案利用體系是“三個體系”建設的最終目標

檔案工作“三個體系”的建設的最終目標還是檔案信息資源的利用問題，在打造好館藏資源體系和可靠的安全與保密體系后，凸顯檔案信息資源的利用工作的有效開展?；诂F(xiàn)代科學技術特別是云技術建立檔案資源利用網絡系統(tǒng)，建立安全可靠的檔案信息資源利用窗口，提供便捷的服務措施的同時，還可以考慮建立遠程服務終端系統(tǒng)，來踐行檔案工作的最終目標。

三、“三個體系”建設中高校檔案館資源、人才、館庫建設

在“三個體系”建設中，高校檔案館應當如何發(fā)揮作用，如何踐行“三個體系”建設具體內涵，是高校檔案館決策者必須面對和解決的問題。高校檔案館經過多年的積累，館藏檔案資源體系建設已經初具規(guī)模，通過進一步學習和領會“三個體系”建設精神從內涵和外伸著手拓寬和拓展館藏檔案資源、人才和館庫建設。

（一）以“三個體系”建設為契機推進數(shù)字化檔案館建設

“三個體系”建設的提出給高校數(shù)字化檔案館建設提供了指路明燈，必將引導高校檔案館館藏資源體系建設發(fā)生跨越性地進展?，F(xiàn)代科學技術的應用為管理人員提供了最現(xiàn)代化的工作手段；高校檔案網站建設的興起，為高校檔案館館藏檔案信息資源實現(xiàn)遠程服務提供了可能。建設好檔案館的“三個體系”建設是高校檔案館今后工作努力的方向，高校檔案工作追求的目標。要實現(xiàn)這個目標，需要高校投入大量的檔案“三個體系”建設專項經費，因為檔案館必須實現(xiàn)軟、硬件環(huán)境的根本性的改變。要實現(xiàn)這個目標必須做好以下幾件事。

1.以國家檔案局技術部門為依托，整體規(guī)劃、科學制定和全理設計檔案標準數(shù)據庫和數(shù)據標準化接口并在統(tǒng)一標準的基礎上研發(fā)適應高校檔案工作特點的針對性強的檔案網絡管理軟件，為高校實現(xiàn)數(shù)字化檔案共享提供理論支撐。

2.數(shù)字化檔案館建設離不開檔案數(shù)字化的硬件設備，否則就是一句空話。如掃描儀可以將紙質檔案轉化為數(shù)字檔案，用數(shù)碼相機對老照片進行翻拍等方式對館藏照片檔案實行數(shù)字化，可見必須具備數(shù)字化的硬件設，檔案安數(shù)字化才有可能，也最終才有可能建相應的立數(shù)字化檔案數(shù)據庫。

3.針對現(xiàn)代化技術設備制作出來的重要文件、資料，在生產和收集歸檔時實行文檔紙質和電子文件實行“雙軌”歸檔制。嚴格遵照中央辦公廳、國務院辦公廳出臺的《電子文件管理暫行辦法》精神，并具體落實到高校檔案數(shù)字化管理中來。要求高校檔案館建立電子文件檔案備份中心，為保證該項工作的落實，人事部門應提供人事編制上的支持。高校應當把檔案數(shù)字化建設提高到戰(zhàn)略高度，做好落實工作。從各種不同途徑想方設法爭取學校相關政策支持，從根本上確保數(shù)字化檔案工作有序開展。

4.高校檔案館的數(shù)字化建設工作在全國已經啟動，不少高校檔案館建設已經具備數(shù)字化檔案館雛形，全國高校數(shù)字化檔案發(fā)展極不平衡，有些高校受經濟能力的局限，絕大多數(shù)高校檔案館至今尚未建立數(shù)字檔案異地容災備份系統(tǒng)，一旦發(fā)生重大災害，就有可能造成無法挽回的損失。要警鐘長鳴，時刻牢記還存在檔案的異地容災備份這項工作尚未開展。

（二）采取有效措施豐富館藏資源，豐碩“三個體系”建設內容

建立覆蓋人民群眾的檔案利用體系是“三個體系”建設的目的，高校檔案工作要把人民群眾的利益放在各項工作的首位，要高度關注民生工作，結合高校檔案的實際就是要具體到在?；虍厴I(yè)的學生和在校的教職員工。民生檔案事關教職員工和在?；虍厴I(yè)大學生切身利益的內容之一。高校檔案館要在自己的崗位上為社會多分擔一份責任。拓展檔案資源建設范圍，廣泛收集與教職員工和廣大在?；虍厴I(yè)大學生生活息息相關的檔案資料，為了方便檔案資源的有效利用可按傳統(tǒng)的方式開展編研工作，產出豐富的編研成果為提供給檔案利用者服務。

（三）從高位切入實現(xiàn)檔案工作形式的多元化

高校檔案館在“三個體系”建設中，我們必須從檔案建設基礎工作抓起，循序漸進地抓好檔案“三大體系”建設每一個過程，從高位切入，充分利用現(xiàn)代科學技術將檔案工作做到信息化，智能化后才為檔案館藏檔案全面數(shù)數(shù)字化提供堅實的物質基礎。在檔案從傳統(tǒng)向數(shù)字化方向轉型時也一定要堅持以法治檔，在規(guī)范化道路上做好檔案工作。抓住機遇、接受挑戰(zhàn)，在國家檔案局提出積極推動全國檔案“三個體系”建設的大好時機下，學校安排檔案專項經費實現(xiàn)館、庫設施的標準化建設和檔案裝具更新就有了政策依據。同時檔案工作重要性宣傳工作重在普及，要拓展渠道征集、收集檔案實體資源，大幅度地豐富館藏，拓展館藏資源體系的涵蓋范圍。認真學習黨的十八精神，積極推進形式多樣的檔案文化大發(fā)展大繁榮建設，將文化內涵融入高校檔案管理全過程中。

（四）不拘一格選拔人才，打造一支特別能戰(zhàn)斗的檔案工作隊伍

“三個體系”建設目標的提出，為高校檔案工作提供了機遇與挑戰(zhàn)。為了切實落實這一目加強對檔案人才的培養(yǎng)，為專業(yè)人才建設并提供展示才能的工作平臺，充分實現(xiàn)自身的價值，才有可能建設成并有效地穩(wěn)定這支隊伍。把檔案這件平凡的工作，讓專業(yè)人有平臺做出不平凡的業(yè)績。必須保證其社會地位和收入水平與其他行業(yè)相當，必須解決檔案人才質量和數(shù)量問題。高校檔案館，隨著外部大環(huán)境的影響，檔案重要性的在各級領導層得到認可，高校檔案工作得到了前所未有的改觀。熱心、獻身檔案事業(yè)的人員不斷擁現(xiàn)。隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，特別是高校擴招以來教學檔案等十一大門類檔案呈幾何級數(shù)擴增，這對檔案管理來說是機遇也是挑戰(zhàn)。因為，檔案的大幅度擴增，特別是電子歸檔案文件產生，不僅挑戰(zhàn)學校的檔案用房，也挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的專業(yè)人員的知識的綜合素養(yǎng)。

隨著檔案數(shù)字化、信息化的不斷深入，檔案載體形式和管理模式隨之跟進，數(shù)字化檔案文件的管理，檔案信息的安全利用，數(shù)字化、信息化檔案管理，檔案突發(fā)事件的應對策略等，都對現(xiàn)代檔案人員的業(yè)務素質提出更高、更新的要求。一方面人才難求，一方面檔案業(yè)務技術含量大增加相對人才就必須具備更高的綜合素質。適時“三個體系”建設的提出，為建設創(chuàng)新型檔案工作隊伍提供了嶄新的工作平臺，必將引導更多的高校檔案專業(yè)人才投入到檔案事業(yè)建設中來，為我國檔案事業(yè)“又好又快”發(fā)展貢獻聰明才智。

[1]胡錦濤.在中國共產黨第十八次全國代表大會上的報告.2012年11月8日.

[2]趙平.檔案工作“三個體系”建設理論與實踐的探討.[J]城建檔案，2011（9）21-23.