文/連云港市人力資源和社會(huì)保障局 錢均

從古自今，人事檔案一直是關(guān)乎個(gè)人命運(yùn)前途的重要資料,長期以來倍受人們的重視?，F(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的席卷,人員流動(dòng)的增加,人事檔案在不同程度上存在許多問題。人事檔案管理是為現(xiàn)代社會(huì)人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動(dòng)。當(dāng)前隨著全球信息化進(jìn)程的加快，特別是在我國加入WT0之后，與國外的信息溝通變得十分必要。因此，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決這些問題，對(duì)改革和完善我國現(xiàn)有的人事檔案管理具有重要意義。

一、人事檔案管理發(fā)展帶來的新問題

現(xiàn)在我國社會(huì)主義建設(shè)一進(jìn)入一個(gè)新的歷史時(shí)期，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，各行各業(yè)競爭激勵(lì)，各類人才流動(dòng)頻繁，人事管理工作遇到了許多新事物，諸如對(duì)流動(dòng)人才的管理、人才綜合素質(zhì)的考量、人力資源的優(yōu)化配置等等，如此也九個(gè)人事檔案的管理帶來一些新的變化，呈現(xiàn)出某些新的特點(diǎn)，同時(shí)也不可避免的出現(xiàn)一些新的問題。

（一）認(rèn)識(shí)不夠，制度滯后

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，傳統(tǒng)觀念上人們多認(rèn)為人是檔案神秘、政治色彩濃，認(rèn)為它在一定程度上往往決定著個(gè)人一生的政治前途和經(jīng)濟(jì)命脈，因此對(duì)人事檔案人們多有一種敬畏，認(rèn)為其至關(guān)重要決不可等閑視之。而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，因?yàn)槎喾N經(jīng)濟(jì)成分的并存，人們?yōu)榻鉀Q生計(jì)，在尋找工作時(shí)有著很大的雙向選擇自由，人們的自主意識(shí)在市場(chǎng)機(jī)制的競爭中得到充分體現(xiàn)。人們不再拘泥于人事檔案的有無，而是更注重能力和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的良好發(fā)揮。如有的人為了尋求更好的機(jī)遇和發(fā)展棄檔跳槽而去，也有寫剛畢業(yè)的大學(xué)生同樣是為了份好工作而放棄檔案。在日趨寬松的發(fā)展環(huán)境中，人事檔案與人的命運(yùn)關(guān)系已沒有以前那樣緊密，對(duì)人們產(chǎn)生的決定性作用也有所弱化，這是社會(huì)進(jìn)步的一種表現(xiàn)。同時(shí)，這種認(rèn)識(shí)的不夠也就導(dǎo)致了制度方面的滯后。現(xiàn)在的制度經(jīng)過多次修改還是重在收集整理，只立足于管理，對(duì)現(xiàn)代化、信息化很少涉及。

（二）人員緊張，管理不力

傳統(tǒng)模式下的人事檔案基本上都是按照一定的管理權(quán)限，分別由各單位或其上級(jí)主管部門的組織人事部門自行管理，是一種內(nèi)向型的，相對(duì)封閉的管理模式。但現(xiàn)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)大調(diào)整的情況下，很多企事業(yè)單位進(jìn)行改制轉(zhuǎn)軌，相應(yīng)就帶來許多檔案流通，對(duì)接等問題。在此情況下，領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視加上人手不夠又導(dǎo)致了人事檔案工作難以擺上議程，處于一種不規(guī)范管理或無處移交的狀態(tài)。人事檔案的管理需要托付給專業(yè)的管理單位和機(jī)構(gòu)，需要專業(yè)的檔案管理人員。但現(xiàn)在很多單位都是行政或人事部門人員兼職檔案管理，專業(yè)度不高。加之有的人事檔案管理員素質(zhì)不高，不愛學(xué)習(xí)疏于業(yè)務(wù)；還有有的單位人事檔案管理人員崗位不明確、責(zé)任心不強(qiáng)，抱著臨時(shí)觀念，有章不循，如查檔不登記，對(duì)檔案用完不及時(shí)歸還也不及時(shí)追查致使檔案缺失等等。造成了大量人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，也影響了社保部門的正常工作。

（三）內(nèi)容片面，模式落后

按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容要求基本分為履歷、自傳、各類鑒定、考核、政審材料、入黨（團(tuán)）材料、獎(jiǎng)懲材料、各類審批表（任免、職稱、學(xué)位、工資、離退休等）等十大類材料。但在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，作為應(yīng)基本囊括個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐記錄的人事檔案，綜觀其涵蓋的范圍和內(nèi)容似未能全面反映個(gè)人的現(xiàn)狀，不能滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)人事檔案內(nèi)容的需求。反映以人為本和體現(xiàn)人文關(guān)懷的如個(gè)人健康類檔案、誠信類檔案、動(dòng)態(tài)業(yè)績檔案等材料未納入其中，很不利于對(duì)人才作全面的衡量、考核、使用以及人力資源合理優(yōu)化配置。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)被普遍采用。但在實(shí)際操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮一些先進(jìn)技術(shù)手段，人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化沒有得到廣泛的應(yīng)用，有的單位只是簡單地將個(gè)人信息、檔案目錄輸入電腦，資料檢索、調(diào)閱則進(jìn)行手工操作，基本沒有實(shí)施無紙化閱檔。

二、建立新型檔案管理模式勢(shì)在必行

（一）明確法律要求，規(guī)范管理制度

眾所周知，人事檔案是人事檔案“檔案大家族”的一個(gè)組成部分，人事檔案歸國家所有，人事檔案的保管權(quán)被賦予人事檔案管理中心，其他任何組織和機(jī)構(gòu)均不允許私自保管人事檔案。傳統(tǒng)的人事檔案管理出于維護(hù)個(gè)人信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，采取封閉式的管理模式。一方面，這種管理模式很好地保護(hù)了人事檔案信息，另一方面，也造成了人事檔案信息的滯后與被動(dòng)。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料文體不同一、裝訂不整齊、書寫不規(guī)范、管理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)痊F(xiàn)象比較突出。因此，建立嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，為人事檔案規(guī)范化管理提供理論支持與方法指導(dǎo)，已成為迫切需要解決的重要問題。

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們自由活動(dòng)的空間越來越多，與單位的聯(lián)系以沒有過去那么緊密，人事檔案工作也要順應(yīng)歷史潮流的變化，對(duì)人事檔案的管理采取單位內(nèi)部管理和社會(huì)化委托管理“兩條腿”走路的模式，即按照一定的管理權(quán)限，實(shí)行由各單位（或其上級(jí)主管部門）自行管理及利用市場(chǎng)機(jī)制成立相應(yīng)機(jī)構(gòu)托管人事檔案兩種方法并舉。如現(xiàn)在很多人才交流中心托管人事檔案都是針對(duì)相當(dāng)學(xué)歷或職稱的人才而言，有較高的門檻，還未達(dá)到大眾化社會(huì)化服務(wù)的最大效果。如此形成由單位內(nèi)部管理和社會(huì)化管理相結(jié)合的模式，組建起比較完善統(tǒng)一的國家人事檔案信息管理架構(gòu)，不僅有利于社會(huì)對(duì)人才的需求和人力資源的優(yōu)化配置，也有利于國家社會(huì)保障體系的高效運(yùn)作，維護(hù)社會(huì)安定團(tuán)結(jié)，促進(jìn)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)“三化”建設(shè)，普及“無紙”閱檔

人事檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化即人事檔案的“三化”。現(xiàn)代化是人事檔案工作在信息化時(shí)代的必經(jīng)之路，是新形勢(shì)下人事工作發(fā)展的需要，這就需要進(jìn)一步研究人事檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建立、管理系統(tǒng)研發(fā)、信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等核心問題。規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。人事檔案管理的規(guī)范化研究，將直接影響到規(guī)章制度的設(shè)立。另外，標(biāo)準(zhǔn)化也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要基石。加強(qiáng)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究，特別是要加強(qiáng)人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的研究，建立健全人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。

建設(shè)“三化”的過程即是“無紙”閱檔的普及過程。能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，為人事管理提供一條龍的服務(wù)，采取科學(xué)的管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。在實(shí)際工作中，檔案管理會(huì)收到時(shí)效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣、受地域制約等因素影響的電子文件檔案，當(dāng)然尤其要注意電子檔案管理，避免發(fā)生信息保密和安全問題。實(shí)現(xiàn)“無紙”化首先可以使上級(jí)組織部門和領(lǐng)導(dǎo)考察各級(jí)干部的工作情況變得直觀快捷，有利于組織人事部門的“選人用人”，有效地提高干部人事檔案信息的李永和使用價(jià)值，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。其次，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的更新信息。使檔案信息更加準(zhǔn)確、豐富和完整，同時(shí)還能減少不必要的勞動(dòng)量，提高工作效率。再次，管理人員可以從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，空余時(shí)間可以進(jìn)修檔案管理知識(shí)，及時(shí)學(xué)習(xí)和提高，鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，提高業(yè)務(wù)水平，更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。最后，有利于檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)。紙質(zhì)人事檔案是最原始的證據(jù)材料，它具有非常權(quán)威的客觀性，因此檔案管理的重點(diǎn)就在于對(duì)紙質(zhì)材料的有效保護(hù)。在社會(huì)服務(wù)功能不斷開放的今天，人事工作中經(jīng)常要查閱有關(guān)人員的信息，經(jīng)常翻閱不利于紙質(zhì)檔案的保存，實(shí)現(xiàn)“無紙”化后人員的信息都可以從數(shù)據(jù)庫中求得，有利于人是檔案紙質(zhì)載體的保存。

（三）豐富檔案內(nèi)容，培養(yǎng)專職人員

首先，要“與時(shí)俱進(jìn)”，按照黨和國家有關(guān)政策，把那些不該歸檔的材料堅(jiān)決予以清出處理?，F(xiàn)在我國已進(jìn)入社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人員流動(dòng)頻繁、人才競爭激烈，人力資源的社會(huì)化調(diào)控優(yōu)化配置已成必然趨勢(shì)。如果我們?cè)谄赣酶黝惾藛T、人才時(shí)，對(duì)其個(gè)人現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)和實(shí)際能力考察尚需假以時(shí)日的情況下，倘若人事檔案能有更豐富更新鮮的信息內(nèi)容予以提供，無疑對(duì)用人單位全面考量及其個(gè)人能否被聘用都有著很大的關(guān)系，有時(shí)甚至能起到關(guān)鍵性的作用。但事實(shí)是現(xiàn)在很多人事檔案不能完全反映個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況，新材料新內(nèi)容少，不適應(yīng)新形勢(shì)下人事工作的需要。對(duì)此我們應(yīng)積極主動(dòng)地去收集、補(bǔ)充檔案材料，增加符合時(shí)代要求的新內(nèi)容，如個(gè)人最新的科研成果、專利技術(shù)材料；反映近時(shí)期工作的技術(shù)業(yè)績考核、健康狀況檢查、個(gè)人誠信記錄、各類考試證明（如國家統(tǒng)考的外語、計(jì)算機(jī)、法律、財(cái)會(huì)成績）材料等，以充分準(zhǔn)確反映個(gè)人真實(shí)全貌。這既有利于個(gè)人的使用發(fā)展，也有利于國家建設(shè)事業(yè)對(duì)人才的需求和人力資源的優(yōu)化配置。

人事檔案管理人員，無論專職兼職，都應(yīng)該事業(yè)心強(qiáng)、作風(fēng)正派、堅(jiān)持原則，敢于抵制不正之風(fēng)，實(shí)事求是，堅(jiān)持原則。人事檔案管理者還要具有一定的政策水平和工作能力，要有良好的職業(yè)道德，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)管理知識(shí)，掌握先進(jìn)的管理方法，熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。同時(shí)，建立健全相應(yīng)的管理制度也至關(guān)重要，如收集、整理、借閱、檢查、轉(zhuǎn)移等都要做到有章可循，以維護(hù)人事檔案的完整、機(jī)密和安全。

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多。傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。

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