文/山東省萊陽衛(wèi)生學(xué)校 任麗麗

檔案管理工作在一個側(cè)面反映了學(xué)校的管理水平及教學(xué)質(zhì)量，是對學(xué)校綜合評估的一個重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。面對新形勢，學(xué)校的重要工作之一就是把學(xué)生檔案管理作為一項重點考慮的任務(wù)。作為一名學(xué)生檔案管理者，雖有豐富的管理經(jīng)驗，但仍然會局限于一些問題而無法將本職工作更好完成。為此，總結(jié)了日常工作中遇到的典型問題，并提出可行的解決對策，以期為學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)、健康發(fā)展提供參考。

一、學(xué)生檔案管理工作典型問題解析

（一）檔案資料不全，管理方法落后

作為一名合格的檔案管理人員，首先應(yīng)從思想上、職業(yè)素質(zhì)上具備有一定水準(zhǔn)，能夠輕松的應(yīng)對日常管理事務(wù)。然而，一般學(xué)校檔案管理人員檔案意識比較單薄，將檔案分別對待，對重要文件十分重視，而對基礎(chǔ)性的文件卻漠視不理，隨意處理了事。管理方法也是十分落后，在檔案歸檔后不及時做一個編目調(diào)整。沒有完整的編目，檔案使用者就無法使用一些新的有價值的資料，正因為方法的陳舊，造成在對文檔探索過程中準(zhǔn)確率、速度都比較低。這種不對檔案資料做編研分析的方式，會常處于一種被動消極的狀態(tài)，無法發(fā)揮其利用價值。

（二）校院領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理不重視

檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作，應(yīng)該予以重視和長期堅持。然而，檔案管理人員的消極意識正反映了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的態(tài)度。事實上，一些學(xué)校的管理者對檔案管理持同樣的態(tài)度，要求不嚴(yán)格，甚至認(rèn)為檔案管理的意義不大。另有一些領(lǐng)導(dǎo)者則持中立態(tài)度，不贊揚也不反對，對檔案管理工作不理不問，這些對檔案管理工作不加重視的認(rèn)識是錯誤的，造成了檔案管理人員在歸檔收集的時候意識不強(qiáng)，導(dǎo)致了很多資料找不到或者丟失。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

目前，學(xué)校的檔案管理人員比較充足，但具有一定專業(yè)水平的人員卻寥寥可數(shù)，甚至是沒有。一些學(xué)校管理者將自己的親屬安排到檔案科室，而這些人大多不是專業(yè)出身。在上崗后很少經(jīng)正規(guī)培訓(xùn)，大多是靠幫帶或自學(xué)積累經(jīng)驗的。由于缺乏一些系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，這些人員的職業(yè)素質(zhì)令人堪憂。專業(yè)知識比較差的管理人員在對檔案進(jìn)行收集歸檔的時候操作掌握不好，這很難讓檔案管理工作朝著規(guī)范性的方向發(fā)展，這些問題很明顯的制約中職學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

（四）檔案載體結(jié)構(gòu)不規(guī)范

檔案目前出現(xiàn)的立卷不規(guī)范的表現(xiàn)是沒有對收集到的檔案資料根據(jù)其內(nèi)容進(jìn)行有序的分類，沒形成完整的管理系統(tǒng)和對檔案的合理有效地利用。檔案整個管理過程不夠規(guī)范，對資料收集方面不齊全，管理上不夠規(guī)范，對教學(xué)中的檔案整理不夠及時。這些問題最終影響了檔案管理工作的利用效果和質(zhì)量。

二、人本理念下檔案管理工作對策

（一）改變傳統(tǒng)檔案管理方式

1.對檔案資源進(jìn)行鑒定。改變檔案管理人員的主觀意識，通過科學(xué)的鑒定程序?qū)n案分級分類。一方面各種來源信息大量充斥，如未有效區(qū)分，將使大量無用資料流入檔案室，進(jìn)而使檔案信息價值降低。因此，應(yīng)在法律允許范圍內(nèi)，對資料進(jìn)行區(qū)分，有歷史價值的、有存放價值的以及無保留價值的，分門別類。對于無保留價值的，建議報送相關(guān)部門，經(jīng)檢驗許可后集中銷毀。

2.多渠道征集信息資源。通常來說有三種做法：一是經(jīng)?；占欢歉櫴占?；三是激勵收集。經(jīng)?；占侵笇⑿畔①Y源的收集常態(tài)化、規(guī)范化。如將學(xué)生檔案歸檔工作分為三個時期，即學(xué)初、期中和期末，堅持每個時期進(jìn)行特定工作，以便收集工作的經(jīng)?；⒅贫然?、規(guī)范化。跟蹤收集指對學(xué)校無法及時或有遺漏的文件進(jìn)行收集，如演講稿、科技成果或其他有價值的事件等。激勵收集是指學(xué)校有必要成立專門的檔案管理委員會，由資深的專業(yè)的檔案管理老師來擔(dān)任，專門對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，并開展定期的工作講座，形成經(jīng)驗傳播與交流，把日常工作中出現(xiàn)的問題拿出來，集體探討，集中解決，對成績突出者給予表彰或物質(zhì)獎勵。

（二）做好檔案管理的分析與需求預(yù)測工作

1.樹立遠(yuǎn)景目標(biāo)，并與近期目標(biāo)形成統(tǒng)一。對于檔案管理人員來講，整理完善的資料，快速對重要資料搜索取出，是體現(xiàn)他們工作能力的重要表現(xiàn)。那么，檔案管理人員就必須作一個遠(yuǎn)景規(guī)劃和需求預(yù)測，對學(xué)校遠(yuǎn)期和近期目標(biāo)有深刻的認(rèn)識與理解，明白領(lǐng)導(dǎo)者的意圖及需求重點，在此基礎(chǔ)上將檔案資料作更科學(xué)的安排與優(yōu)化。另外，學(xué)生檔案資料不僅僅是歷史活動記載，還包括人的思維發(fā)展、經(jīng)驗總結(jié)及創(chuàng)造性成果，他的作用是不可或缺不可替代的。所以，對于學(xué)生檔案管理人員來講，必須要對這些信息材料進(jìn)行充分的利用，從而來做好未來規(guī)劃。

2.保存好科研檔案材料?？萍嫁D(zhuǎn)化生產(chǎn)力，科研檔案的地位得到了越來越充分的顯示。所以，對于檔案管理人員來講，一定密切的配合好相關(guān)部門，在積極的互動中促進(jìn)對未來技術(shù)市場的了解，將科研資料準(zhǔn)備充分，歸檔完善，以保證其發(fā)揮最大的轉(zhuǎn)化能力。

（三）完善檔案管理體制

加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理者對檔案管理工作重要性的認(rèn)識是十分迫切的。應(yīng)該落實相關(guān)檔案管理制度，將檔案管理宣傳作為一項重要工作內(nèi)容在學(xué)校宣傳欄、局域網(wǎng)以及其他新聞渠道進(jìn)行傳播，讓廣大教職工都能夠充分意識到檔案管理的重要性，引起高度重視。同時建立切實可行的檔案管理制度，使檔案管理工作提升到法律制度高度。另外，還應(yīng)添加一個管理職位，專門負(fù)責(zé)檔案資料完整性檢查。

（四）提高在崗人員的素質(zhì)及編研水平

由于受對象、背景及環(huán)境等多方面因素的影響，想要檔案管理工作取得立竿見影的效果顯然是不可取的。就目前來講，一般做法為：學(xué)校一大部分管理人員計算機(jī)業(yè)務(wù)水平比較薄弱，所以，學(xué)校應(yīng)該配備相關(guān)的具有高素質(zhì)以及高能力的計算機(jī)技術(shù)人才，從而來為學(xué)校的檔案編研工作打下堅實的基礎(chǔ)。二是對于那些無法跟上時代發(fā)展步伐的人員，要通過教育和培訓(xùn)來使計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識以及計算機(jī)信息檢索技術(shù)等等得到普及。

總之，在本理念下，做好學(xué)生檔案管理工作必須打破傳統(tǒng)做法，在制度、方法及人員素質(zhì)上下功夫，不斷擴(kuò)大深度及廣度，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理價值最大化。

[1]曹金麗,丁宏偉.論學(xué)校學(xué)生檔案工作科學(xué)化管理[J].井岡山醫(yī)專學(xué)報,2009(02).

[2]峻嶺.以人為本背景下學(xué)生檔案管理工作探究[J].神州,2012(11).