文/中石化勝利油田勘察設(shè)計(jì)研究院 王春玲

一、明確責(zé)任關(guān)系，建立精準(zhǔn)的基礎(chǔ)工作,是實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理的基本核心

電子文件已經(jīng)逐漸滲透到檔案工作的各個領(lǐng)域，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，仍會同時(shí)并存。檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，還是對實(shí)體檔案進(jìn)行管理。檔案的收集和整理尤為重要，經(jīng)過檔案人員對原始檔案整理與歸納，節(jié)省了檔案利用者的查找時(shí)間，提高了工作效率。

工程設(shè)計(jì)檔案作為工程項(xiàng)目的成品竣工和施工文件，不僅保存了設(shè)計(jì)成果，也是為日后工程的改擴(kuò)建以及新項(xiàng)目設(shè)計(jì)提供了依據(jù)和參考。在較長的時(shí)期內(nèi)，仍持續(xù)產(chǎn)生利用效益，所以，維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案人員的工作職責(zé)。在工程設(shè)計(jì)文件管理上，整編和維護(hù)過程就顯得尤為重要。整編是一項(xiàng)繁瑣而細(xì)致的工作，每份工程設(shè)計(jì)檔案都要經(jīng)過從驗(yàn)收、蓋章、抄寫檔案目錄、目錄錄入、打碼貼碼等多道工序才能完成入庫要求，其準(zhǔn)確性直接關(guān)系到資料入庫后的檢索。設(shè)置明確的責(zé)任關(guān)系，責(zé)任人跟蹤全套流程，杜絕發(fā)生問題時(shí)責(zé)任不明確，這樣既增強(qiáng)了個人責(zé)任意識，又提高了入庫工程設(shè)計(jì)資料的準(zhǔn)確率。

工程設(shè)計(jì)檔案的借閱和歸還過程中，頻繁的出入庫，會出現(xiàn)回歸位置錯誤和損壞，所以，維護(hù)庫存資料的準(zhǔn)確率、完整率相當(dāng)重要。定期修復(fù)工程設(shè)計(jì)、清理工程設(shè)計(jì)檔案實(shí)物庫，雖然完成周期長、操作方式枯燥單調(diào)，但它是最大限度地延長檔案的使用壽命，保證基礎(chǔ)管理不可缺少的輔助手段。

二、調(diào)節(jié)網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ)，建立統(tǒng)一完善、操作簡明的檔案網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)現(xiàn)代化管理的輔助條件

檔案工作的服務(wù)性，充分體現(xiàn)在利用環(huán)節(jié)。準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、高定位的檢索方式，不僅可以解決一般檔案信息的檢索查找，也可以通過一定的用戶密碼指令，進(jìn)行檔案具體內(nèi)容的檢索查找和輸出服務(wù)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的利用不受地域和時(shí)空限制，只要是系統(tǒng)允許的合法用戶，就可以隨時(shí)檢索利用，使檔案信息得到最有效的傳遞。

檔案檢索方式一般有計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索兩種。手工檢索主要是編制多種形式的檢索工具，更快捷地查找資料，來提高檔案利用率。這樣做往往會出現(xiàn)“多”而不“精”的現(xiàn)象，利用者在查找資料時(shí)，不知道使用哪一種檢索方式會更為快捷。檔案人員也會走入編制的檢索工具越多，檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高的誤區(qū)。

計(jì)算機(jī)檢索方式通常是以數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容設(shè)定，有重點(diǎn)的抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對檔案工作來說非常重要。通常來說，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體循序漸進(jìn)的過程。我公司早在九十年代，就開發(fā)了工程設(shè)計(jì)檔案檢索系統(tǒng)，并且進(jìn)行了數(shù)據(jù)庫目錄內(nèi)容的錄入。而2000年后，在具備了網(wǎng)絡(luò)化條件下，重新建立了一套工程設(shè)計(jì)目錄檢索系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化技術(shù)，來進(jìn)行工程設(shè)計(jì)檔案目錄內(nèi)容的動態(tài)編目、檢索和查閱管理，以此提高了歸檔工程設(shè)計(jì)的編目速度和準(zhǔn)確性，同時(shí)提供了多種檢索途徑的網(wǎng)絡(luò)查詢方式。由于時(shí)間的差異，己經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫和將要建立的數(shù)據(jù)庫，對檔案信息處理的要求也存在著不同的理解方式，對數(shù)據(jù)庫內(nèi)容也做了相應(yīng)的調(diào)整。2006年，公司建立了綜合管理信息一體化平臺系統(tǒng)，改變了存檔文件的檔案號代碼方式。在公司信息中心的協(xié)助下，將三階段的文件目錄統(tǒng)一到綜合管理管理信息一體化平臺系統(tǒng)上，受到設(shè)計(jì)人員普遍認(rèn)可。

由此可見，對于新老交替的數(shù)據(jù)庫，只有根據(jù)自身的情況特點(diǎn)，認(rèn)真地分析與研究，分步驟、分階段的把這些數(shù)據(jù)庫逐步規(guī)范，建立完善的信息檢索程序，精心維護(hù)網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，推動檢索方式由多向精的方向發(fā)展，才能更有效地提高檔案服務(wù)質(zhì)量，為利用者提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)檔案管理走向現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

三、高定位的人員素質(zhì)、全面的檔案知識服務(wù)，是促進(jìn)工程設(shè)計(jì)現(xiàn)代化管理的趨勢

檔案作為原始的歷史記錄，本身就存在著利用價(jià)值。管理檔案，不僅要清晰它本身所附帶的信息，而且要突破實(shí)態(tài)檔案的物理局限，直接對檔案信息進(jìn)行相對獨(dú)立的管理、加工，與社會其他信息形式融合，形成更廣泛、更有價(jià)值的信息。隨著時(shí)間的推移，檔案管理的目標(biāo)已經(jīng)由傳統(tǒng)的物理獲取和傳遞形式，增加了以信息搜尋、組織、分析進(jìn)行重組的多種形式，而“以保管為中心”的管理模式已經(jīng)漸漸遠(yuǎn)離。轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)意識成為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的根本要求。

從管理角度看，個人的業(yè)務(wù)水平、能力、責(zé)任心等諸多因素，都會使檔案管理工作的質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大的差異。檔案人員的業(yè)務(wù)和心理素質(zhì)，也決定了檔案服務(wù)意識的高低。工程設(shè)計(jì)檔案是工程項(xiàng)目技術(shù)成品文件，凝聚了科研設(shè)計(jì)人員的智慧，具有非常高的參考和利用價(jià)值，深入地開發(fā)利用，會產(chǎn)生長遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)效益。近年來，工作方式的持續(xù)變革，管理工作面臨的問題層出不窮，對現(xiàn)代檔案人員的信息感知能力、處理加工能力、專業(yè)的數(shù)據(jù)檢索知識和熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力等提出了更高的要求。檔案人員需要了解本單位的動向，查閱以往工程設(shè)計(jì)借閱記錄，同時(shí)結(jié)合科研人員的設(shè)計(jì)需求，對庫藏檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，有目的、有計(jì)劃地編研出具有參考性、指導(dǎo)性的材料，例如檔案信息反饋、利用實(shí)例、匯編、檢索指導(dǎo)等等，進(jìn)一步地促進(jìn)工程設(shè)計(jì)檔案的開發(fā)與利用，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

[1]賈玲,周曉林,陸江,陳東.從檔案實(shí)體管理、信息管理到知識管理[J].中國檔案,2012(2).

[2]畢娟.知識服務(wù)—檔案館服務(wù)視角的轉(zhuǎn)換[J].蘭臺世界,2012(1).