文/浙江臨安市教育局 王燕飛

一、前言

當(dāng)前，學(xué)校檔案管理為學(xué)校管理的一個(gè)重要組成部分。而在收集和整體學(xué)校檔案前，都是一些零散的文件材料，因此，這些文件材料極易被損壞或者是丟失，因此，不能為學(xué)校的其它工作所利用，又不能對(duì)學(xué)校管理過(guò)程進(jìn)行真實(shí)的記錄、難以實(shí)現(xiàn)合理決策的目的。由此看來(lái)，學(xué)校檔案收集和整理是極其重要的一項(xiàng)工作。

二、關(guān)于學(xué)校檔案手機(jī)和整理工作的主要特點(diǎn)的分析

（一）檔案分類偏多

當(dāng)前，學(xué)校檔案的收集的分類偏多，主要包含教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。檔案不管以何種形式存在，都能真實(shí)的反映出學(xué)?；顒?dòng)的面貌，最重要的是對(duì)今后檔案的利用、查閱以及借鑒都有十分重要的價(jià)值。

（二）涉及范圍十分廣泛

檔案資料的形成涉及到學(xué)校內(nèi)部的各個(gè)科室，而形成檔案材料的人員包含管理者自身、教師與學(xué)生，因此，所形成的檔案種類也是多種多樣的，例如：實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案等多種。檔案載體既有紙質(zhì)檔案，又有電子檔案。因此，學(xué)校檔案管理涉及到的范圍是十分廣泛。

（三）有較強(qiáng)的連續(xù)性

對(duì)于各個(gè)學(xué)校中跨學(xué)年的事件，例如：改革實(shí)驗(yàn)課，并不是在一個(gè)學(xué)年中才能完成，它所完成的周期是相對(duì)較長(zhǎng)的，其實(shí)驗(yàn)要延續(xù)幾年甚至幾十年。但是，對(duì)于每個(gè)學(xué)年的實(shí)驗(yàn)報(bào)告和相關(guān)資料都表現(xiàn)出較強(qiáng)連續(xù)性。

（四）影響因素較多

對(duì)于學(xué)校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其影響因素是非常多的，比如：領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、管理者的管理意識(shí)、制度的建立等，都直接對(duì)學(xué)校檔案的收集與整理工作產(chǎn)生不同程度的影響。

三、提高學(xué)校檔案收集和整理工作的主要對(duì)策

（一）廣泛進(jìn)行宣傳，切實(shí)提高師生的檔案管理意識(shí)

首先，學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理者的檔案業(yè)務(wù)能力與水平，從而逐步增強(qiáng)學(xué)校檔案收集和整理的責(zé)任感，進(jìn)而提升自身的檔案管理素質(zhì)水平；其次，采用各種形式，大力宣傳學(xué)校檔案收集和整理的重要性，力爭(zhēng)獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視；再次，進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校師生檔案意識(shí)，從而營(yíng)造一種良好的檔案收集與整理的氛圍。

（二）制定高效的收集制度、歸檔范圍要合理科學(xué)

通過(guò)大量實(shí)踐表明，有較強(qiáng)針對(duì)性的制度，其可操作性與執(zhí)行力度是比較高的。所以，學(xué)校檔案管理部門必須要深入研究學(xué)校檔案形成特點(diǎn)與規(guī)律，按照機(jī)構(gòu)的設(shè)置與職能的設(shè)置，從而建立一套完善的檔案收集與整理制度，明確指出歸檔的范圍、時(shí)間與要求，以便更好的劃分部門檔案的歸檔范圍，同時(shí)還要結(jié)合實(shí)際工作需求，合理的進(jìn)行修正，確保檔案資料收集和整理的完整性，減少歸檔不完善的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）保障收集渠道要十分的暢通

對(duì)于學(xué)校檔案的收集，其常采用的途徑主要是通過(guò)歸檔移交案卷最終實(shí)現(xiàn)的。各個(gè)部門檔案收集工作的主要基礎(chǔ)為檔案材料收集、積累和立卷歸檔。所以，必須確保檔案管理者要始終堅(jiān)持積極的態(tài)度，和各部門進(jìn)行溝通與聯(lián)系，正確指導(dǎo)檔案資料的收集與整理工作。此外，還要確保檔案管理者作用的發(fā)揮，保證收集渠道十分的順暢。

（四）利用較為先進(jìn)的手段對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行收集和整理

事實(shí)上，檔案資料的收集與整體的主要目的是為學(xué)校的各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供服務(wù)。特別是對(duì)所收集的零散材料要予以認(rèn)真整理，從而進(jìn)行科學(xué)的管理，有序的進(jìn)行存放，這樣一來(lái)，使借閱更加便捷，讓檔案利用者充分感受到檔案統(tǒng)一管理的安全性與完整性，這樣一來(lái)，便能充分激發(fā)對(duì)檔案收集與整理的熱情，進(jìn)一步提升檔案收集和整理的水平。

（五）切實(shí)提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平

在高校檔案管理中，其建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是極其重要的，這直接對(duì)檔案收集與管理效率的提高產(chǎn)生較大的影響。特別是對(duì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，必須要有全面的檔案管理知識(shí)，從而更加明確指出學(xué)校檔案收集與整理的主要原則；學(xué)校要定期組織檔案管理者參加系統(tǒng)培訓(xùn)，以便熟練掌握檔案管理的相關(guān)技術(shù)與業(yè)務(wù)。只有全面提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，才會(huì)進(jìn)一步提升檔案收集與整理的質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，學(xué)校檔案的收集與整理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)系統(tǒng)性的工作，這就需要建立一套完善的檔案管理制度，再充分發(fā)揮出檔案管理者的主動(dòng)性，此外，還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，這樣一來(lái)，就要求學(xué)校內(nèi)部的各個(gè)部門相互配合。只有將學(xué)校檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來(lái)，才能夠?yàn)槲覈?guó)學(xué)校發(fā)展與建設(shè)提供更好的服務(wù)。

[1]宿星卉.如何做好學(xué)校檔案的收集與整理工作[J].工會(huì)博覽：理論研究,2011,16(10):129-131.

[2]馬瑾.學(xué)生管理工作新模式下檔案的收集與整理[J].陜西教育(高教),2010,2(3):56-58.

[3]朱愛(ài)琴.高校檔案資源管理現(xiàn)狀分析與應(yīng)對(duì)策略[J].檔案管理,2012,1(1):167-169.

[4]薛煥波,鄒明莉.淺析教學(xué)檔案的收集與管理 [J].中國(guó)校外教育 (基教版),2009,18(5):143-145.