文/阜新市水利綜合開(kāi)發(fā)管理站 高寧

一、如何做好水利技術(shù)檔案管理工作

（一）工作方法的標(biāo)準(zhǔn)化

相關(guān)工作人員在進(jìn)行水利技術(shù)檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，首先需要確保整個(gè)過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)都能夠達(dá)標(biāo)，例如積累和立卷以及歸檔等。其次是全面有力的建立標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)檔案工作程序圖，在工作程序圖當(dāng)中需要將各部門(mén)之間的關(guān)系進(jìn)行詳細(xì)具體的列出，并且還要標(biāo)注細(xì)致的工作周轉(zhuǎn)運(yùn)行圖等，使得其全面達(dá)到程序化。

（二）管理制度標(biāo)準(zhǔn)化

從水利工程建設(shè)的批復(fù)文件及勘探、設(shè)計(jì)資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發(fā)放、回收等到技術(shù)檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且要形成文件，用制度固定下來(lái)。為達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化還必須建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)水利工程技術(shù)資料形成的每個(gè)重要環(huán)節(jié)，凡是有做出突出貢獻(xiàn)的，組織上都應(yīng)給予適應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)確實(shí)屬于不重視檔案工作，對(duì)檔案工作造成損失的，應(yīng)給予必要的處分，從而在抓檔案管理工作中，樹(shù)立先進(jìn)典型，起到示范帶動(dòng)作用，把檔案管理工作進(jìn)一步做好、做實(shí)。

（三）統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化

所謂統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化就是對(duì)檔案和檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查，統(tǒng)計(jì)分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，對(duì)水利工程各階段技術(shù)檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。具體就是統(tǒng)計(jì)技術(shù)檔案的收進(jìn)、移出、結(jié)存、整理、鑒定、保管、利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及其它等相關(guān)的各項(xiàng)內(nèi)容。只有使用統(tǒng)一的計(jì)量單位，統(tǒng)一格式的報(bào)表，才能有完整可靠的技術(shù)檔案數(shù)據(jù)。

二、工程資料的整理

（一）工程資料整理的意義

水利工程資料是指在水利工程建設(shè)管理工作中直接形成的、有保存價(jià)值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報(bào)告等不同形式與載體的各種記錄，是對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收及運(yùn)行、維護(hù)、改造的需要依據(jù)。工程資料的整理是監(jiān)理工程師對(duì)工程建設(shè)管理的重要組成部分，工程資料的整理水平體現(xiàn)了監(jiān)理工程師對(duì)工程建設(shè)的管理水平，規(guī)范齊全的竣工資料來(lái)之于規(guī)范的建設(shè)管理和嚴(yán)格的質(zhì)量控制。

（二）如何快速便捷地整理工程資料

首先，建立合理的編碼程序。合理的編碼程序是水利工程資料建立和管理的基礎(chǔ)，為資料的整理與查閱帶來(lái)極大的方便，可根據(jù)不同的類別，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)；其次，建立資料庫(kù)。根據(jù)不同的資料形式建立不同的資料庫(kù):1.對(duì)工程建設(shè)中的評(píng)定表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應(yīng)的資料目標(biāo)；2.對(duì)于照片攝像等資料可通過(guò)數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)傳入計(jì)算機(jī)，存入相應(yīng)的資料庫(kù)；3.對(duì)于工程文件，如:工程建設(shè)的有關(guān)單位批文、征地用地批文等，用掃描儀可對(duì)文件原件進(jìn)行掃描，存入相應(yīng)的文件夾中。

（三）通過(guò)數(shù)字化檔案管理需求改革和完善管理體系

數(shù)字化檔案管理方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理在根本上是完全不同的，所以，它的管理體系和管理內(nèi)容在根本上也存在一定的差異和不同。在數(shù)字化水利工程技術(shù)檔案管理檔案管理需求的基礎(chǔ)上，數(shù)字化不斷發(fā)展和進(jìn)步，在改革和完善管理體系的時(shí)候要加快速度。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法以及管理重點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的改變，在開(kāi)展檔案管理工作的同時(shí)也要結(jié)合數(shù)字化檔案管理的需求，從而使水利工程技術(shù)檔案管理數(shù)字化管理的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

除此之外，結(jié)合數(shù)字化水利工程技術(shù)檔案管理特點(diǎn)，改革和完善管理體制對(duì)于數(shù)字化水利工程技術(shù)檔案管理而言也是尤為重要的。在數(shù)字化檔案管理需求的基礎(chǔ)上，對(duì)水利工程技術(shù)檔案管理特點(diǎn)引起足夠的重視，將其中傳統(tǒng)管理制度存在不合適的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的改革和調(diào)整。站在水利工程技術(shù)檔案信息安全管理的角度上進(jìn)行分析，使數(shù)字化水利工程技術(shù)檔案管理更具有科學(xué)性和合理性。

首先，現(xiàn)行水利工程技術(shù)檔案從源頭抓起?，F(xiàn)行水利檔案在剛剛形成的時(shí)候，都是需要在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)的操作，因?yàn)槭艿礁鞣N因素的制約，現(xiàn)有的水利檔案還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子并存的狀態(tài)，為了可以與數(shù)字化發(fā)展需求相適應(yīng)，我們現(xiàn)在就需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)資源共享平臺(tái)，形成的水利檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變成電子模式，在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，與檔案館緊密地聯(lián)系在一起，從而在根本上實(shí)現(xiàn)資源共享。這樣的話，不僅可以在人力上有所節(jié)約，而且也避免了重復(fù)勞動(dòng)，在此基礎(chǔ)上，數(shù)字化工作也有了更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；其次，統(tǒng)一規(guī)范。在水利檔案逐漸數(shù)字化的進(jìn)程中，不管是紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，還是針對(duì)接收的電子文件可以進(jìn)行直接存儲(chǔ)，這些工作都需要在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)服務(wù)的基礎(chǔ)上得以實(shí)現(xiàn)，通過(guò)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系對(duì)相應(yīng)的操作進(jìn)行規(guī)范，從而使標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化、管理制度化、應(yīng)用法制化得以實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理這項(xiàng)工作本身復(fù)雜性就比較強(qiáng)。只有在工作思路上實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)，跟上時(shí)代的腳步，要時(shí)刻明確自己的責(zé)任，在檔案管理工作中激發(fā)出更多的激情和熱情，使水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理能力和服務(wù)水平得到進(jìn)一步的提升，從而使檔案的準(zhǔn)確率和利用率得以提升。

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