文/湖北省孝感市中心醫(yī)院辦公室 李晶

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）制度不完善,目標(biāo)不明確

在醫(yī)院管理中,涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少,沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中,也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核。未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中,對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中,造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

（二）對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清,管理范圍不明

在醫(yī)院,檔案的范圍由當(dāng)初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案、印模檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等。由于對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理,使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

（三）醫(yī)患關(guān)系的變化,使病案受到前所未有的重視

醫(yī)療糾紛中病案往往成為雙方爭(zhēng)奪的焦點(diǎn)。提高病案書寫質(zhì)量,完善病案管理也就成了迫切的任務(wù)。

（四）醫(yī)院檔案管理水平不高

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用,基本還停留在手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

（五）檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個(gè)科室都要有人兼管保存，重復(fù)保存，造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。

二、醫(yī)院檔案管理中信息保密的重要性分析

在醫(yī)院檔案的利用過程中，保密工作是重中之重。醫(yī)院檔案的管理人員需要提高保密意識(shí)，嚴(yán)格按照醫(yī)院檔案管理制度工作有效提高醫(yī)院檔案管理水平，保證醫(yī)院檔案的真實(shí)性與保密性。

首先，醫(yī)院檔案的利用與管理是分不開的。所以要想提高檔案利用過程中的保密效率就必須對(duì)檔案進(jìn)行保密管理。尤其是一些涉及到醫(yī)院學(xué)術(shù)演技成果、醫(yī)療處方等檔案信息是需要進(jìn)行絕密管理的。因此，在管理人員進(jìn)行檔案的管理過程中首要注意的問題就是分清楚檔案密級(jí)數(shù) 并對(duì)絕密檔案進(jìn)行絕密管理。

其次，在醫(yī)院檔案利用中的保密工作的成果是一點(diǎn)一點(diǎn)積累起來的。這就必須依賴于醫(yī)院檔案的日常管理。因此，醫(yī)院檔案管理人員需要養(yǎng)成嚴(yán)格遵守保密準(zhǔn)則的習(xí)慣，對(duì)日常中任何檔案的利用都需要認(rèn)真登記、簽字，任何人不得擅自調(diào)閱。定期對(duì)檔案進(jìn)行清對(duì)、檢查發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)。這樣可以有效杜絕檔案因丟失而泄密的情況發(fā)，有利于檔案保密工作的進(jìn)行。

再次，醫(yī)院的檔案是分為不同保密程度的。所以，管理人員在對(duì)檔案的管理與利用過程中需要以具體情況、具體對(duì)待原則進(jìn)行保密工作。這并不是說，密級(jí)數(shù)小的檔案就可以不做保密工作，只是要嚴(yán)格注意檔案涉密情況的變化及時(shí)變更檔案的密級(jí)數(shù)，保證絕密文件的保密效率。這樣在醫(yī)院檔案的利用過程中工作人員可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行保密工作。

三、醫(yī)院檔案管理中信息保密優(yōu)化措施

（一）建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)

由醫(yī)院院長(zhǎng)或副院長(zhǎng)直接分管，形成一個(gè)以分管院長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室或信息檔案職能科室主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級(jí)精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

（三）加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備;另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。

（四）建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

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