文/齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 馬慧凝

伴隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的飛速發(fā)展，檔案管理在醫(yī)院管理中的地位也不斷攀升。在近幾年的發(fā)展過程中，醫(yī)院檔案的建設(shè)工作有了進(jìn)一步的加強(qiáng)，然而，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院工作的重要組成之一，與醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的發(fā)展依然不能相互協(xié)調(diào)，所以，醫(yī)院檔案管理工作仍有待我們進(jìn)一步的加強(qiáng)。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重管輕用，檔案資料的作用未得到應(yīng)有的發(fā)揮

重管輕用這一現(xiàn)象在醫(yī)院檔案管理工作中是極為常見的。在對檔案的收集整理和管護(hù)工作中，我們往往做的很好，然后對檔案資源的利用卻往往忽視。那些富有價值的醫(yī)院檔案資料往往躺在被人遺忘的角落里，發(fā)揮不出其應(yīng)有的價值，這樣的檔案對于我們來說毫無意義可言，檔案管理工作也失去了真義。

（二）以病歷檔案為主體，對其它檔案關(guān)注過少

病歷檔案作為醫(yī)療領(lǐng)域的重要依據(jù)，對醫(yī)院有著極為特殊的意義。它對于醫(yī)學(xué)教學(xué)和科研工作有極大的推動作用。所以，醫(yī)院往往對病歷檔案工作的進(jìn)展非常關(guān)注，并能及時收集整理和歸檔，且利用率也相對較高；而對于其他形式的檔案，諸如文書、科研、基建、設(shè)備和業(yè)務(wù)等等，其投入精力要遠(yuǎn)低于病例檔案。

（三）大部分檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)尚需提高

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，相當(dāng)大一部分從事醫(yī)院檔案管理的人員都是身兼兩職或數(shù)職，這樣的工作人員勢必不能全身心投入到檔案工作建設(shè)中來，檔案工作往往處于緩慢進(jìn)展甚至停滯狀態(tài)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的幾點(diǎn)方法

（一）要展開對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提升，加強(qiáng)檔案管理的全員意識

對提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)可從兩方面入手，首先要加強(qiáng)工作人員專業(yè)培訓(xùn)，不斷鞏固和加強(qiáng)其業(yè)務(wù)知識水平，其次深入調(diào)研，對醫(yī)療、科學(xué)和科研工作對檔案資料的需求有更全面的認(rèn)識，以此為切入點(diǎn)，對檔案工作進(jìn)行總結(jié)和探索，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

（二）建立健全檔案管理制度，開創(chuàng)檔案管理的新形式

對檔案管理制度的健全包括了很多內(nèi)容，從檔案利用、保管制度的建立，到保管期限的規(guī)定，還有歸檔范圍的制訂等等，還要將其納入到崗位責(zé)任制和考核制度中。在這里，完善檔案收集制度是重中之重。整體看來，從醫(yī)院各管理部門到下屬臨床科室，從領(lǐng)導(dǎo)到醫(yī)護(hù)工作人員，都會直接或間接的產(chǎn)生文件材料，這樣的材料過于分散，對檔案的收集整理工作造成很大影響。所以健全檔案的收集制度是非常必要的。這不僅利于提高整體檔案意識，使其主動歸檔，還能對檔案資料進(jìn)行動態(tài)管理。以齊齊哈爾市某附屬醫(yī)院為例，僅2010年該院檔案管理部門就為醫(yī)、教、研和其他管理部門提供了醫(yī)療檔案近5萬份，如此高效的檔案資料收集，必然離不開其科學(xué)良好的檔案管理機(jī)制。

（三）對檔案信息資源進(jìn)行多途徑的開發(fā)

將檔案所帶來的社會與經(jīng)濟(jì)效益充分發(fā)揮，是檔案管理工作的最終目的。醫(yī)院檔案工作人員必須從多個方面和途徑來進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)利用，從而為醫(yī)療工作、教學(xué)工作和科研工作做出更好的服務(wù)。

1.檢索工具的編制。作為提升檔案管理水平與檔案信息資源利用的重要手段，我們必須編制多種檢索工具。

2.進(jìn)行編研工作，主動提供社會服務(wù)。這要求檔案工作人員必須深入調(diào)研，充分認(rèn)識醫(yī)院各項(xiàng)工作對檔案信息的需要，對編研工作要進(jìn)一步加強(qiáng)，且目的性明確，從而為檔案信息資源提供主動性。通過對齊齊哈爾市某附屬醫(yī)院的調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，在2011年中，該院醫(yī)務(wù)人員工檢索病案776份，患者要求復(fù)印案例多達(dá)6100人次，該院接待公、檢、法、和醫(yī)療保險部門查閱病案600余人次，從而真正做到了醫(yī)療檔案的社會化服務(wù)。

3.對檔案利用反饋信息的加強(qiáng)管理。作為評測檔案的利用狀況唯一且有效的依據(jù)，檔案利用的反饋信息可以讓我們對檔案利用狀況有客觀而清晰的認(rèn)識，以此進(jìn)行工作總結(jié)，為檔案利用率的提高做進(jìn)一步改善工作。

4.加強(qiáng)醫(yī)院之間的橫向信息交流。由于在規(guī)模、患者群體方面的差異，各級醫(yī)院也各有其醫(yī)療的特色。所以，其檔案資料也各具特點(diǎn)和價值。要打破界限，互通有無，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，進(jìn)而滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研方面的需求。

（四）要重視檔案的現(xiàn)代化管理

檔案的現(xiàn)代化管理包括很多內(nèi)容，它不只是先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的配置，還包括檔案工作的規(guī)范化、管理設(shè)備技術(shù)和思想的現(xiàn)代化。

1.工作規(guī)范化。作為檔案工作現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，檔案工作規(guī)范化包括了很多內(nèi)容，如組織案卷所用的方法與格式、分類的標(biāo)準(zhǔn)、檔案的著錄與標(biāo)引的規(guī)范以及文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。

2.實(shí)行現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)管理。我們在對檔案的現(xiàn)代化管理過程中很重視先進(jìn)技術(shù)的使用，但是對于檔案的管護(hù)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化仍缺乏足夠的關(guān)注。例如庫房的除濕、恒溫空調(diào)設(shè)備、消磁設(shè)備、除蟲滅火設(shè)備和消毒設(shè)備等等，這些都是進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理不可缺少的設(shè)備與技術(shù)。如果檔案遭受損毀，之前的檔案管理工作再出色，再談檔案服務(wù)也是惘然。

3.管理思想的現(xiàn)代化。在這個高度信息化的時代，我們要改變傳統(tǒng)的觀念和認(rèn)知，要將醫(yī)院檔案工作從封閉轉(zhuǎn)向開放、檔案服務(wù)工作從被動轉(zhuǎn)向主動。在掌握了檔案規(guī)律的同時，要樹立現(xiàn)代化的管理意識，本著嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的態(tài)度，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化。

[1]陸艷,蔡棟.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作分析[J].中國醫(yī)院管理,2012,20(10):55-56.

[2]邱孝平,楊鳳菊,桂清民等.病歷檔案管理工作分析[J].中醫(yī)藥管理雜志,2011,14(2):52-53.

[3]韋川江,陳薇.醫(yī)院人事檔案管理工作分析[J].中外健康文摘,2012,07(15):348-348.

[4]陸鳳珍.醫(yī)院檔案資源開發(fā)和利用的思考[J].健康必讀（下旬刊）,2011,(7):298-298.