文/國(guó)內(nèi)貿(mào)易工程設(shè)計(jì)研究院 齊銣

做好檔案管理工作，是每個(gè)企事業(yè)單位科學(xué)管理和健康發(fā)展的需要。檔案管理工作是每個(gè)單位科學(xué)管理工作的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件?？茖W(xué)規(guī)范地管理檔案，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本行業(yè)的科學(xué)管理和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面可為單位管理人員及時(shí)了解單位整體運(yùn)行狀況，適時(shí)調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為管理決策提供支持性證據(jù)另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定單位取得的各項(xiàng)成績(jī)，為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升單位和行業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

在多年的檔案管理工作實(shí)踐中,筆者認(rèn)為,領(lǐng)導(dǎo)的支持固然非常重要,但具體活動(dòng)的開展卻要依靠各種制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來,適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門,管理不夠規(guī)范,降低了利用率,因此,制度創(chuàng)新已迫在眉睫。必須加快立法步伐,通過立法,進(jìn)一步擴(kuò)大行政處罰的范圍,授予檔案行政管理部門更大的執(zhí)法權(quán)。同時(shí),我們必須制定較為詳盡的、可操作性強(qiáng)的制度,不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),從而調(diào)動(dòng)全體檔案人員的工作積極性。

促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作可以通過加大宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)；建立健全各項(xiàng)管理制度；不斷學(xué)習(xí)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)以及加強(qiáng)科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)等方法達(dá)到效果。

企業(yè)的檔案工作是一項(xiàng)綜合性的工作，只有各部門相互配合、相互協(xié)作，才能做好科技檔案資料的歸檔工作。要利用各種形式，提高企業(yè)人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，真正認(rèn)識(shí)檔案工作和生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)同等重要，理解和支持檔案工作并落實(shí)到行動(dòng)上。

為保證企業(yè)檔案工作的順利開展，各單位應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，將檔案工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)技術(shù)人員的崗位責(zé)任制。企業(yè)各項(xiàng)工程項(xiàng)目立項(xiàng)后，檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)了解各工程項(xiàng)目進(jìn)展情況，做到心中有數(shù)，掌握主動(dòng)。工程完成時(shí)，必須有檔案部門對(duì)歸檔科技文件資料的簽署意見，對(duì)不能按期歸檔、歸檔不齊全的，要有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。

科技檔案是直接記述和反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的歸檔保存的圖紙、文字、數(shù)字、圖表、聲像、機(jī)讀文件等不同的文件材料?？萍紮n案管理是專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，具有特定的工作對(duì)象和一套科學(xué)的收集、整理及鑒別挑選的原則方法。因此，針對(duì)科技檔案管理方面，必須重視科技檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。要想方設(shè)法為科技檔案管理人員創(chuàng)造條件，鼓勵(lì)和支持科技檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)，不斷提高知識(shí)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，科技檔案管理人員要開拓視野，學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

同時(shí)既要結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，建立規(guī)范的科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；又要明確科技人員在檔案工作中的職責(zé)和任務(wù)，明確科技資料的歸檔范圍；不但要制定立足于服務(wù)企業(yè)科技工作的立卷歸檔原則；又要在科技檔案收集、整理、歸檔管理工作中，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣，才能使檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)的需要，跟上時(shí)代的步伐。

檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對(duì)于把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義。全面加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源。要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時(shí)加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)企業(yè)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

總之，要做好檔案管理工作，是一項(xiàng)社會(huì)的系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、社會(huì)的支持，自身的努力，但關(guān)鍵是要轉(zhuǎn)變觀念，改變服務(wù)方式，提高服務(wù)水平。特別是在服務(wù)形式上要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變封閉型為開放型。開展咨詢業(yè)務(wù)，檔案技術(shù)人員深入到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)，溝通單位信息，使之互通有無，檔案管理工作者同時(shí)提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，只有這樣才能做好檔案管理工作，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值。