文/上海市虹口區(qū)軍隊離休退休干部第一休養(yǎng)所 肖雅蕓

醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)學(xué)的專研以及醫(yī)療的改進(jìn)，起著不可忽視的作用，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)完善和進(jìn)展的突破口。我國市場經(jīng)濟(jì)飛躍發(fā)展，醫(yī)患矛盾慢慢凸顯，給檔案管理工作帶來了一定的難度。首先，政府財力投入不足的全民公益性的醫(yī)療服務(wù)與患者以消費者身份出現(xiàn)的醫(yī)患矛盾，使醫(yī)院病案成為矛盾引發(fā)的的導(dǎo)火線。其次，先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備的加入，檔案資料收集呈多樣性，需要醫(yī)院檔案管理部門制定出新的管理模式，以應(yīng)對所有問題。因此，準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，適時調(diào)整，加強醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

一、認(rèn)識醫(yī)院檔案管理的價值觀

檔案管理室不但需要細(xì)致又要耐心的工作，若與外單位的圖書館形同虛設(shè)，不僅僅缺乏的是現(xiàn)代信息技術(shù)相關(guān)聯(lián)的書籍刊物，連最起碼的報紙雜志也很難找到，對于具有嘗試創(chuàng)新和探索新技術(shù)的檔案人員，由于外界條件有限，原本擁有創(chuàng)新和嘗試想法的醫(yī)務(wù)工作者慢慢變得消沉，消磨掉了斗志和信心，失去了原有的動力。所以，提高檔案管理存在的價值觀尤為重要。醫(yī)院檔案屬于醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的一員，不僅詳細(xì)記錄著醫(yī)院整個發(fā)展史動態(tài)，還是醫(yī)院精神文明建設(shè)和文化建設(shè)的重要決策對象；檔案管理憑借檔案的資產(chǎn)本質(zhì)在醫(yī)院管理工作細(xì)化中起到了推動作用；檔案既是有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，又是知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明。檔案的本身屬于一種無形資產(chǎn)，存在于醫(yī)院資產(chǎn)范圍之內(nèi)。作為資產(chǎn)，醫(yī)院檔案管理就可以投入到醫(yī)院管理、經(jīng)營、科研等活動中，并可以把這些活動的全部過程完整地記錄下來，成為推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動力。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的狀況

檔案可以說是一種巨大的社會資源，更是醫(yī)院的生產(chǎn)資料，醫(yī)院檔案作用的充分發(fā)揮，可以更好地順應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展脈絡(luò)和衛(wèi)生制度改革的新模式。經(jīng)相關(guān)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理存在以下幾個不足之處：

（一）檔案管理制度相對落后

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異，醫(yī)療技術(shù)的快速增強，先進(jìn)高科技醫(yī)療設(shè)備和嚴(yán)密的治療方法不斷投入到醫(yī)學(xué)診斷中，因為部分檔案管理制度尚未修訂完善，造成有些成就高的科研成果未能及時收集歸檔；某些雖然整理后入檔案，但因為執(zhí)行的是舊檔案管理制度，欠缺相應(yīng)的檢查考核制度，有些檔案收集的資料未能體現(xiàn)重要內(nèi)容、有的項目不完整，甚至圖表文字內(nèi)容上下不相符；傳統(tǒng)的手工管理體制同樣存在許多類似問題。如今，醫(yī)院檔案管理尚未成立一套嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的運營模式。隨著社會不斷進(jìn)步，社會的發(fā)展檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，造成了不能做到快捷準(zhǔn)確的錄人和查找病歷檔案，院內(nèi)病例檔案的共享度和交流度不高等問題。

（二）檔案管理工作硬件設(shè)施投入不足

某些醫(yī)院檔案管理設(shè)備較為陳舊，忽視現(xiàn)代化管理技術(shù)的發(fā)揮，進(jìn)而使得檔案管理信息化建設(shè)未得到及時的進(jìn)展。近幾年，雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)廣泛的被應(yīng)用與醫(yī)院各個領(lǐng)域，但是在檔案管理方面卻很少被運用，少部分檔案仍在用傳統(tǒng)守舊的管理方式，手工收集和檔案信息的檢索，阻礙了檔案資源的多方面利用和開發(fā)。另一方面，因為部分醫(yī)院病房急缺，占用了部分檔案用房，使得檔案辦公空間變得狹小，未能達(dá)到檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案意識不強，檔案利用率低

如今，相當(dāng)部分醫(yī)院工作者、甚至包括領(lǐng)導(dǎo)輕視檔案管理的意識，重視不夠，存在“重經(jīng)營、輕檔案”的觀念。雖然檔案宣傳力度在增大、對檔案的認(rèn)識性有所提高，但思想觀念仍存在偏差，感覺檔案管理無關(guān)緊要，認(rèn)識不到其在醫(yī)院整體管理中占據(jù)的重要地位，由于對檔案管理重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（四）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

以往的檔案管理模式，內(nèi)部分工較為混亂，醫(yī)院檔案也沒有安置專門的辦公部門。所以，檔案在整個醫(yī)院工作運營中未能發(fā)揮其具有的作用，造成對檔案認(rèn)識程度不夠深入，只是看見了檔案管理的表面現(xiàn)象，沒有切入內(nèi)部進(jìn)行核查和管理，只重視醫(yī)療工作人員素質(zhì)和技能知識的培訓(xùn)和加強，忽略了檔案工作者知識面的擴(kuò)寬和隨時更新的關(guān)鍵；對檔案管理工作需要的規(guī)章制度、依法保管、依法利用、學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗和技術(shù)的認(rèn)識不足，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量和效益的提高。

（五）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

據(jù)調(diào)查，我國檔案管理工作者自身專業(yè)知識、文化素質(zhì)以及理論水平等較為單薄，與當(dāng)今時代人才競選標(biāo)準(zhǔn)相差很大。所以，表現(xiàn)出檔案管理專業(yè)人員比較稀少、專業(yè)文化程度不高、知識面狹小、知識結(jié)構(gòu)不均衡等現(xiàn)象。以上情況已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上新形式下檔案管理的發(fā)展模式。伴隨檔案事業(yè)飛速前進(jìn)，對檔案管理人員的要求標(biāo)準(zhǔn)越來越嚴(yán)格，因為素質(zhì)的欠缺會嚴(yán)重阻礙檔案工作的進(jìn)程和辦事效率；醫(yī)院人才集中培訓(xùn)期間，往往過于偏向醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)和繼續(xù)教育的提高，沒有將檔案管理人員的素質(zhì)和繼續(xù)教育等歸納入計劃和要求當(dāng)中，造成大部分檔案管理人員的管理思想和辦事模式仍然停留在傳統(tǒng)的理念上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

總之，醫(yī)院檔案管理面臨深刻的變革，存在許多不足之處，這些問題的出現(xiàn)既是我國管理體制改革的需要，也是科技不斷發(fā)展的必然。就如何加強醫(yī)院檔案管理工作談以下幾點淺見。

三、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的對策

（一）制定合理的檔案管理制度及相應(yīng)的考核制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作是一項嚴(yán)肅的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對工作的實際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，對時間較久的文件及時進(jìn)行查閱和整理，以確保文件的可用性和精確性，盡可能防止和減少檔案材料的流失；檔案室要建立完善的規(guī)章制度，以保證檔案管理的約束性，確保檔案管理長久有效的沿用下去；要建立有效的激勵機(jī)制和考核制度，將檔案管理與部門領(lǐng)導(dǎo)工作實績考核獎懲掛鉤，以促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性，促進(jìn)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率

檔案管理的最終目的就是利用，就是使檔案發(fā)揮其潛在的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院檔案工作者應(yīng)多途徑，多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為醫(yī)院各項工作，特別是為醫(yī)療、教育、科研服務(wù)，高度關(guān)注如何提高檔案以保證醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的質(zhì)量。檔案管理工作者應(yīng)樹立服務(wù)意識，確保醫(yī)療、教學(xué)以及科研等工作的穩(wěn)步進(jìn)行。然后，多多開展不同編研活動，開發(fā)多方位信息，編寫各種專題匯編，為需要者提供多渠道、可行性的信息資源。要從被動坐等上門的服務(wù)方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑。

（三）加強領(lǐng)導(dǎo)、宣傳，增強檔案意識

領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的關(guān)注程度直接影響到檔案工作的整體效率，也是走向科學(xué)化管理的重要保障。院領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)將檔案管理工作放在醫(yī)院未來規(guī)劃方案的重要地位，落實檔案管理的每個細(xì)節(jié)，充分挖掘檔案管理人員的潛在能力，提供標(biāo)準(zhǔn)的硬件設(shè)施；廣泛傳播醫(yī)院檔案管理的重要性，深入了解和體會檔案工作與醫(yī)院內(nèi)部管理的相互關(guān)系，以便更好的使檔案管理工作穩(wěn)定而長久的開展下去。

病案是檔案工作中的重要組成部分，階段性的對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行病案書寫教育，提高醫(yī)護(hù)工作者對病案書寫的警惕，以將病案的重要性融入到醫(yī)務(wù)人員的思想中，給予時刻重視，養(yǎng)成嚴(yán)于律己，以身作則的良好工作作風(fēng)，時刻保持飽滿的態(tài)度投入到崗位工作中。院內(nèi)應(yīng)及時完善病案書寫規(guī)章制度，定期開展病案書寫講座，對醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行一對一培訓(xùn)和指導(dǎo)。實行監(jiān)督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。

（四）投入資金，加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

投入專項資金，引進(jìn)對口的現(xiàn)代化高科技檔案管理設(shè)備，醫(yī)院檔案管理需要充分的硬件設(shè)施作鋪墊，創(chuàng)造優(yōu)越的檔案辦公環(huán)境。就檔案信息化而言，電腦充分發(fā)揮其收集、傳遞、開發(fā)、利用等準(zhǔn)確、快捷、容量大的功能。雖然文檔在統(tǒng)一歸檔期間，不管從載體選擇、歸檔途徑，還是在本質(zhì)屬性、來源等方面均與紙質(zhì)文件存在明顯差異。因此，應(yīng)全面改變檔案保護(hù)設(shè)備的現(xiàn)狀和技術(shù)現(xiàn)代化的高新配備，提高其使用層次，營造良好的辦公環(huán)境；還有，引進(jìn)計算機(jī)管理，運用計算機(jī)儲存功能可以存放醫(yī)院各部門工作的相關(guān)醫(yī)學(xué)資料和財務(wù)、行政管理上的業(yè)務(wù)，以便可以及時進(jìn)行某些文檔的查找和核對，不僅可以節(jié)省時間也會節(jié)省人力、物力等，提高了工作效率。 因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

（五）科學(xué)分配檔案管理人員，提高工作效率

只有科學(xué)合理的分配人力資源，才能夠發(fā)揮管理隊伍的辦事效率，保證檔案管理工作的順利開展。檔案管理工作者不僅需要有檔案管理專業(yè)知識、技能和有關(guān)現(xiàn)代文化知識。如今，網(wǎng)絡(luò)時期檔案管理由紙質(zhì)操作轉(zhuǎn)向了電子時代，需要檔

案管理人員具有計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相關(guān)文檔的辦公操作技能。醫(yī)院檔案管理員工的職業(yè)道德的高低直接決定整個檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣，定時對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，提高整體職工素質(zhì)水平是不可缺少的。醫(yī)院既要開展崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也要鼓勵檔案管理人員在業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)。

總之，檔案管理工作在醫(yī)院管理中占有非常重要的地位。檔案管理工作的有序進(jìn)行，使得其發(fā)揮本身所具有功能，能夠?qū)⑨t(yī)院醫(yī)療、財務(wù)以及醫(yī)務(wù)人員的相關(guān)資料進(jìn)行詳細(xì)真實的記載，提高了醫(yī)院所有工作環(huán)節(jié)的效率，體現(xiàn)了醫(yī)院對內(nèi)外的真實有效性，對醫(yī)院乃至整個醫(yī)學(xué)事業(yè)的未來發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。處于當(dāng)今衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的高峰時期和醫(yī)學(xué)科學(xué)突飛猛進(jìn)的今天，加強對檔案管理的認(rèn)識和檔案管理改進(jìn)的方法，對于醫(yī)院學(xué)科未來建設(shè)的道路穩(wěn)定至關(guān)重要。也為人民健康事業(yè)及構(gòu)建和諧社會貢獻(xiàn)自己的力量。

[1]吳曉芳.醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及對策[J].科技信息,2011(22).