淺談傳統(tǒng)人事檔案管理向現(xiàn)代人事檔案管理的轉(zhuǎn)變

宗靜娟

（南陽市中心醫(yī)院，河南 南陽473000）

人事檔案是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的, 記錄和反映人員社會經(jīng)歷及其德才能績等方面數(shù)據(jù)和信息的, 以個人為單位集中起來的, 具有一定保存價值和有機聯(lián)系的原始?xì)v史記錄。 而現(xiàn)在隨著計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變，我國的人事檔案管理改革已經(jīng)走到了一個十字路口, 必須對一些根本性的問題進(jìn)行深入研究。

1 傳統(tǒng)人事檔案的突出弊端

1.1 人事檔案是員工身份的證明，由員工所在單位保管，被迫依附于單位

在計劃經(jīng)濟體制下, 人事檔案無論是在企事業(yè)單位, 還是政府部門都是員工的身份證明，它根據(jù)人事管理的需要建立起來的。 個人在國家社會、組織單位的地位和權(quán)利都由這一身份證明所決定。 但是它都是暫時由單位保管，常常會造成員工被迫依附于單位

1.2 人事檔案的所有權(quán)普遍認(rèn)為歸屬于個人， 管理要向其相對人收取管理費

我國傳統(tǒng)的社會流動人員檔案管理往往要向相對人收取管理費用, 而且2005 年出版的《中國人才報告》中也明確提出了這一問題的嚴(yán)重性∶由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門,檔案收費管理為政府所屬人才流動服務(wù)機構(gòu)、職業(yè)介紹機構(gòu)常常帶來巨大收益。實質(zhì)上，按照我國法律明確規(guī)定，人事檔案應(yīng)該歸國家所有，是不應(yīng)該收取保管費的。

1.3 人事檔案相對人的權(quán)利不能合理的保障

在計劃經(jīng)濟時代,幾乎所有的人事檔案管理制度都清一色地規(guī)定∶不允許本人查閱自己的人事檔案及其直系親屬的檔案。這種規(guī)定已經(jīng)使許多人深受其害。

1.4 人事檔案的管理權(quán)的比較混亂，且不適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需要

傳統(tǒng)體制下人事檔案的管理方式主要分為多頭管理和都不管，常常是為了方便流轉(zhuǎn), 僅僅履行檔案的收發(fā)手續(xù), 缺乏實質(zhì)性的動態(tài)管理機制,內(nèi)容陳舊, 不能反映相對人的實際情況。

2 現(xiàn)代人事檔案改革的解決措施

2.1 建立人事檔案之外其他合適的人才評價標(biāo)準(zhǔn)和員工考核依據(jù)

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式制約了員工的合理流動和科學(xué)考核?，F(xiàn)代人事管理部門應(yīng)該建立人事檔案之外的科學(xué)、合理、公正的人才評價標(biāo)準(zhǔn)和員工考核依據(jù)，不單純依賴于人事檔案，這樣才可以提高那些有真才實學(xué)的員工的工作積極性。

2.2 政府應(yīng)正確界定人事檔案的所有權(quán)，實行無償性的管理服務(wù)

我國法規(guī)規(guī)定, 以往形成的人事檔案(包括干部檔案、學(xué)生檔案、企業(yè)員工檔案、士兵檔案等) 都應(yīng)屬于國家所有。 這樣來說，人事檔案的管理就沒有什么理由向其相對人收取管理費,政府以及所設(shè)立的人才流動中心應(yīng)該提供無償性的管理。

2.3 突破傳統(tǒng)觀念的限制, 提高人事檔案管理的透明度

修改有關(guān)的人事檔案管理規(guī)范, 刪除以往的不合理規(guī)定， 明確規(guī)定人事檔案的相對人可以通過授權(quán)方式, 查看和合理修改本人或其直系親屬的人事檔案信息內(nèi)容， 確保公民的信息知情權(quán)得到應(yīng)有的體現(xiàn)。

2.4 改革現(xiàn)行的人事檔案制度,建立公共部門與非公單位相互分離的管理制度

現(xiàn)代人事管理制度應(yīng)明確規(guī)定所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任。 對于公共部門的人事檔案管理, 實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中的管理體制；對于非公單位, 實行統(tǒng)一指導(dǎo), 各司其職的管理體制；政府系統(tǒng)的檔案館應(yīng)當(dāng)成立專門負(fù)責(zé)管理人事檔案的文件信息服務(wù)中心。通過讓更多的組織和單位都享有管理人事檔案的權(quán)利, 提高人事檔案管理的社會化程度, 改善人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)狀況, 增強人事檔案的社會功能, 使之真正成為組織識別人才、 任用人才,了解有關(guān)人員工作業(yè)績、能力和水平及其誠信情況的有效依據(jù)。

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［2］王英瑋,張秋燕.關(guān)于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學(xué)通訊,2009(4).

［3］劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學(xué)通訊,2005（5）.

［4］劉琴.人事檔案管理研究述評與趨勢展望[J].檔案學(xué)研究,2011(5).