企業(yè)人事檔案管理社會化過程中的問題及其措施研究

張麗娟

（石嘴山供電局，寧夏 石嘴山753000）

0 引言

隨著市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機關(guān)管理干部人事檔案的單一模式管理所有類別的人事檔案，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展要求，特別是適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。隨著我國經(jīng)濟體制改革的不斷深入，流動人員的數(shù)量不斷增多，如何做好流動人員的檔案管理是人事檔案工作者面臨的一個新課題、新任務(wù)。因此，必須探索和研究社會主義市場經(jīng)濟條件下人事檔案管理的新模式，這種新模式我們稱之為社會化、開放式的企業(yè)人事檔案管理模式。

1 實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理社會化面臨的困難

1.1 人事檔案中介機構(gòu)管理混亂造成企業(yè)人事檔案工作的失控

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，股份制企業(yè)數(shù)量的不斷增多，越來越多的企業(yè)在招聘員工時不再接收本人的人事檔案，而要求將其人事檔案放到各類人才交流中心或人事檔案管理中介機構(gòu)中，因此，在人事檔案管理中介機構(gòu)中，企業(yè)職工人事檔案的比重越來越多。以此同時，伴隨著流動人員的數(shù)量不斷增多，人事檔案管理中介機構(gòu)也出現(xiàn)不少問題：出現(xiàn)了有些無權(quán)管理流動人員人事檔案的單位擅自保管檔案；有些流動人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞、管理和利用，不符合國家的有關(guān)規(guī)定；個別人才流動服務(wù)機構(gòu)在檔案管理上把關(guān)不嚴(yán)，甚至存在假文憑、假材料、假身份證明混入個人檔案的問題；有些地方?jīng)]有做到檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室”分開；流動人員人事檔案得不到及時更新補充，存在著“死檔案”的現(xiàn)象等。

1.2 企業(yè)流動人員的增多，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理水平的滯后

檔案管理機構(gòu)專業(yè)化程度不高。人才服務(wù)機構(gòu)是流動人員人事檔案的管理機構(gòu)，但在有些地方的人才服務(wù)中心，由于人員少，在檔案管理上就顯得力不從心。檔案管理人員的專業(yè)化程度不高。有些人才服務(wù)機構(gòu)管檔人員都是兼職的，管檔人員認(rèn)識不到位，疲于應(yīng)付。對流動人員檔案管理認(rèn)識程度不高。檔案管理部門對流動人員的檔案只限于保管，也沒有隨著社會的發(fā)展配備計算機進行管理，有些配備計算機的，也僅是停留上建立檔案目錄上，對于人力資源管理認(rèn)識還不足。

2 企業(yè)人事檔案管理社會化的基本內(nèi)容

社會化開放式的企業(yè)人事檔案管理模式對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式的揚棄過程中產(chǎn)生的，它是結(jié)合市場經(jīng)濟發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題做出的反應(yīng)。它的社會化主要體現(xiàn)在“人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性；人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性；利用者對人事檔案需求的多樣性；人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。”。由于我國流動人員來自不同階層、不同背景，學(xué)歷層次也不盡相同，呈現(xiàn)出不同的特點，所以出現(xiàn)了人事檔案管理機構(gòu)不同規(guī)模的現(xiàn)狀，但都各具特色和優(yōu)勢。當(dāng)前，管理流動人員檔案的人事檔案管理機構(gòu)有幾種類型：一是,大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中心；二是，人才交流中心及各類中介機構(gòu)。兩者都是政府人事部門所屬專業(yè)人才服務(wù)機構(gòu)，但側(cè)重點不同，大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中心是獨立承擔(dān)高校畢業(yè)生就業(yè)工作中的服務(wù)性工作，辦理畢業(yè)生畢業(yè)后有關(guān)就業(yè)事宜，專門為畢業(yè)生就業(yè)和用人單位選擇錄用畢業(yè)生提供專業(yè)服務(wù)平臺。而各地的人才交流中心主要是面向整個社會，保管檔案戶口，制定各項人才交流制度，組織各類人才培訓(xùn)，努力開發(fā)人力資源，服務(wù)范圍較大。各地的人才交流中心能有效地解決國有企業(yè)用人能進不能出的弊端，實現(xiàn)了人員由以往的“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕保挥欣跍p輕企業(yè)的負(fù)擔(dān)，有利于人才資源的合理配置，有利于充分發(fā)揮人才的作用。它是現(xiàn)代人事管理制度的重要組成部分，是適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制的一種新型的人事管理模式。

3 實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理社會化的措施

3.1 建立健全人才流動服務(wù)機構(gòu)，加強企業(yè)流動人員人事檔案管理的力度

應(yīng)該進一步貫徹執(zhí)行中共中央組織部、人事部關(guān)于印發(fā)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的通知和人事部關(guān)于《人才市場管理的暫行規(guī)定》等法規(guī)文件，建立健全人才流動服務(wù)機構(gòu)，加強對企業(yè)流動人員人事檔案的管理。應(yīng)該明確企業(yè)人事檔案管理也是政府的一項行政職能，不是市場化的商業(yè)服務(wù)行為，要執(zhí)行國家和當(dāng)?shù)匚飪r部門的有關(guān)規(guī)定，規(guī)范收費標(biāo)準(zhǔn)，絕不允許以贏利為目的，高額收取費用或擅自提高收費標(biāo)準(zhǔn)。同時明確企業(yè)人事檔案管理也不是每個單位、機構(gòu)都可進行管理的，企業(yè)流動人員的人事檔案管理應(yīng)按照人事管理權(quán)限，統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務(wù)等機構(gòu)負(fù)責(zé)。具體地說，只有縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)才能從事企業(yè)流動人員人事檔案的管理，其他任何單位或個人不得擅自管理企業(yè)流動人員的檔案。對于不具備管理流動人員檔案資格的機構(gòu)，各級組織人事部門要及時堅決進行清理，督促他們按照規(guī)定盡快移交手頭所管的檔案，要堅決克服流動人員檔案管理中的混亂現(xiàn)象。

3.2 提高企業(yè)人事檔案管理者的素質(zhì)

人事檔案工作者要多宣傳檔案的各類法規(guī)及相關(guān)的政策法規(guī)，增強整個社會的檔案意識，特別是流動人員的檔案意識。對流動人員的宣傳要側(cè)重檔案材料的形成質(zhì)量，對用人單位的宣傳要側(cè)重檔案材料的日常積累、審核和及時送達；在對私營企業(yè)及從業(yè)人員進行宣傳時，要結(jié)合國家人事制度改革和國家各項社會保障制度的完善，做到有的放矢，努力增強宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要進跟社會形勢的變化，結(jié)合國家新出臺的文件要求不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，破除傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念，為適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。

3.3 改革創(chuàng)新，推動企業(yè)人事檔案工作與時俱進

不斷健全檔案管理機構(gòu)，提高企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)。要在條件具備的地方成立人才服務(wù)機構(gòu)下屬的檔案管理機構(gòu)，做好人員的配備、經(jīng)費來源、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、安全保密等各方面的工作。要嚴(yán)把檔案管理的入口，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面進行嚴(yán)格的要求，推行企業(yè)人事檔案管理人員持證上崗制度，明確崗位職責(zé)，加強日常管理。通過檔案管理機構(gòu)的規(guī)范化管理，不斷促進流動人員檔案管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化建設(shè)。適時調(diào)整檔案內(nèi)容，提高檔案使用價值。首先要收集、充實反映本人業(yè)績的動態(tài)性材料，如技術(shù)特長和工作實績等方面的記載和鑒定。其次要實事求是的對部分材料進行調(diào)整，如企業(yè)流動人員的年度考核、職務(wù)任免材料等材料及時歸檔。逐步推行計算機管理，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。要在人才服務(wù)機構(gòu)中推廣人才信息管理系統(tǒng)，把流動人員的相關(guān)信息輸入電腦中，建立各類人才數(shù)據(jù)庫，提高工作效率。

4 結(jié)束語

總之，企業(yè)人事檔案是我國檔案財富的組成部分，企業(yè)人事檔案對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)人事檔案的特點，找出其規(guī)律，推動企業(yè)人事檔案工作的改革，是檔案工作者的時代要求。

［1］朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，2002.

［2］馮惠玲.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.