王鳳英 王 敏 劉喜琴 王亞絨

(西安建筑科技大學(xué) 華清學(xué)院，陜西 西安710043 )

學(xué)籍管理是高校管理工作的重要組成部分，學(xué)籍管理的好壞直接影響到學(xué)校的教學(xué)秩序，它不僅是學(xué)校管理水平的窗口，對(duì)提高學(xué)校辦學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量也有著重要的意義。對(duì)成人高等教育學(xué)籍管理的改進(jìn)與完善，就是對(duì)學(xué)校管理能力的提升，各高校應(yīng)采取各類(lèi)積極有效的方式，加強(qiáng)管理制度的建立，加強(qiáng)對(duì)管理人員管理能力的培養(yǎng)，切實(shí)促進(jìn)管理水平的提高，使成人高等教育健康發(fā)展。

1 成人高等教育學(xué)籍管理特點(diǎn)

1.1 復(fù)雜性

1.1.1 由于成人學(xué)生大多數(shù)為在職人員，工學(xué)矛盾突出，學(xué)習(xí)時(shí)間不穩(wěn)定，遇上工作調(diào)動(dòng)、家庭個(gè)人原因等問(wèn)題，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)補(bǔ)考、降級(jí)、休學(xué)或轉(zhuǎn)學(xué)等一系列學(xué)籍異動(dòng)，給學(xué)籍管理工作增加難度。

1.1.2 與普通高校學(xué)生不同，成人學(xué)生有不少是進(jìn)修生，屬于“無(wú)籍”學(xué)生。他們有的在校期間可以考到學(xué)籍，有的則畢業(yè)后依舊沒(méi)有學(xué)籍，這部分學(xué)生的成績(jī)、檔案管理，依舊歸入學(xué)籍管理工作中，并且需要管理人員投入更多的時(shí)間和精力。

1.1.3 函授生大多數(shù)在函授站點(diǎn)或者校外分院學(xué)習(xí)，管理這部分學(xué)生的函授站或分院的管理人員素質(zhì)無(wú)法保證，人員流動(dòng)性大，與校本部的學(xué)籍管理工作脫節(jié)，例如函授站點(diǎn)成績(jī)報(bào)送不及時(shí)，學(xué)生信息核對(duì)不仔細(xì)，畢業(yè)證照片不及時(shí)采集等問(wèn)題。

1.1.4 歷史遺留問(wèn)題多。 自從在教育部網(wǎng)上注冊(cè)學(xué)歷后，學(xué)生可以通過(guò)學(xué)信網(wǎng)查詢學(xué)籍學(xué)歷，然而很多早期畢業(yè)的學(xué)生卻無(wú)法正常瀏覽本人的學(xué)歷信息。盡管后期各個(gè)學(xué)校組織了關(guān)于1991～2000 年畢業(yè)生畢業(yè)信息的“十年回登”的工作，但由于一些學(xué)校合并，撤銷(xiāo)，搬遷等歷史原因，還有一些學(xué)校檔案保管不妥善、管理人員流動(dòng)或是當(dāng)年條件技術(shù)差等自身原因，導(dǎo)致依舊有一部分學(xué)生的學(xué)歷信息沒(méi)有上網(wǎng)，或者上網(wǎng)信息錯(cuò)誤，給學(xué)生和學(xué)校都造成了很大的影響。目前，專(zhuān)升本學(xué)歷清查、復(fù)查和學(xué)歷認(rèn)證成為學(xué)籍管理的工作常態(tài)，時(shí)間跨度大，管理過(guò)程長(zhǎng)，成為成人教育學(xué)籍管理的重要標(biāo)志。

1.2 穩(wěn)定性

學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、原則性強(qiáng)的并且十分繁雜的一項(xiàng)工作， 它的工作內(nèi)容從新生入學(xué)注冊(cè)開(kāi)始一直到畢業(yè)生學(xué)歷注冊(cè)結(jié)束，是成人教育管理工作的核心。學(xué)籍管理工作需要學(xué)籍管理人員實(shí)際在崗操作，尤其是對(duì)學(xué)籍管理流程的熟悉運(yùn)用，需要常年的經(jīng)驗(yàn)積累和不斷的學(xué)習(xí)總結(jié)。 管理人員必須增強(qiáng)學(xué)籍管理中的服務(wù)意識(shí)，利用現(xiàn)代化管理手段，保證學(xué)籍管理水平，提高管理能力和服務(wù)質(zhì)量。培養(yǎng)一個(gè)成熟的學(xué)籍管理人員，一到兩年是無(wú)法完成的，所以，一個(gè)穩(wěn)定的組織管理機(jī)構(gòu)和一支有責(zé)任、有能力、有恒心的學(xué)籍管理隊(duì)伍是要逐步建立的，穩(wěn)定性就顯得尤為重要。

1.3 易被忽略性

1.3.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)成人教育學(xué)籍管理不夠重視

普通高校中的成人教育相對(duì)于普通教育來(lái)說(shuō)，校內(nèi)學(xué)生只占了很少一部分，大多數(shù)學(xué)生都在函授站或是校外分院學(xué)習(xí)，部分領(lǐng)導(dǎo)看到在校生人數(shù)少，就認(rèn)為工作量減少，相應(yīng)配備的管理人員也減少，甚至有些學(xué)籍管理人員是兼職工作，這極大地影響了學(xué)籍管理工作的有序化進(jìn)程。

1.3.2 學(xué)校對(duì)成人學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)沒(méi)有統(tǒng)一要求

學(xué)籍管理工作量大，責(zé)任重大，對(duì)學(xué)籍管理工作人員的業(yè)務(wù)能力有很高的要求，然而很多管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)崗位培訓(xùn)，他們對(duì)學(xué)籍管理軟件也不熟悉，很多情況下只能靠自己的經(jīng)驗(yàn)和摸索來(lái)工作。 管理人員結(jié)構(gòu)普遍定位不準(zhǔn)確，有些學(xué)校認(rèn)為只要有責(zé)任心的人都可以進(jìn)行學(xué)籍管理工作，這個(gè)想法是有誤區(qū)的。 學(xué)籍管理已經(jīng)邁入數(shù)字信息化時(shí)代，有些流程可以做到無(wú)紙化工作，純粹是數(shù)字與信息的交流，傳統(tǒng)的工作方式和守舊的操作模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理，所以要求有專(zhuān)門(mén)人才負(fù)責(zé)學(xué)籍管理工作。

1.3.3 學(xué)校很少為成人學(xué)籍管理提供現(xiàn)代化管理軟件

普通高等院校幾乎都有自己的教務(wù)學(xué)籍軟件，但很少為成人學(xué)籍管理制定相配套的軟件。 目前，很多學(xué)校在學(xué)籍管理工作中依舊采用手工操作， 只有小部分工作使用office 軟件和一些簡(jiǎn)單編程的軟件進(jìn)行管理，致使管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)需要運(yùn)用大量不同的軟件，工作效率低下，并且容易出錯(cuò)。有些學(xué)校雖然運(yùn)用了教務(wù)學(xué)籍管理系統(tǒng)，但由于采用的是普通高等院校的模式，或是采集數(shù)據(jù)分析需求不足，導(dǎo)致系統(tǒng)功能不夠完善，只能處理一些簡(jiǎn)單的學(xué)生信息導(dǎo)入導(dǎo)出，成績(jī)單打印等工作，對(duì)于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，學(xué)籍信息校驗(yàn)，或是學(xué)籍異動(dòng)等工作無(wú)法勝任，不能有效的服務(wù)學(xué)籍管理工作。

2 規(guī)范成人高等教育學(xué)籍管理的方法

2.1 規(guī)范成人高等教育學(xué)籍管理制度

2.1.1 成人高等教育學(xué)籍管理制度必須有法可依，有據(jù)可循?，F(xiàn)階段，我國(guó)成人高等教育管理制度根據(jù)《中華人民共和國(guó)教育法》、《中華人民共和國(guó)高等教育法》制定，并沒(méi)有自己的《成人教育法》。 因而，成人教育學(xué)籍管理具體工作依據(jù)《教育部關(guān)于印發(fā)＜高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定＞的通知》（教學(xué)[2001]4 號(hào)）；《關(guān)于印發(fā)＜高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定＞實(shí)施細(xì)則的通知》（教學(xué)司[2001]80 號(hào)）；《關(guān)于貫徹落實(shí)＜普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定＞有關(guān)工作的通知》（[2005]22 號(hào)）；《教育部關(guān)于印發(fā)＜普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)暫行辦法＞的通知》（教學(xué)[2007]3 號(hào)）；《教育部高校學(xué)生司＜關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書(shū)即時(shí)電子注冊(cè)的通知＞》（教學(xué)司[2010]8 號(hào)）等文件。

迫切希望有關(guān)部門(mén)盡快出臺(tái)成人高等教育相關(guān)法律，完善成人高等教育管理制度。

2.1.2 學(xué)校自己制定的成人高等教育學(xué)籍管理制度除了依據(jù)以上所有管理規(guī)定和教育部印發(fā)的文件之外，還要遵循各省上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的各項(xiàng)學(xué)籍管理規(guī)定，唯有遵守各項(xiàng)守則和規(guī)定，學(xué)籍管理工作才能做到有法可依，有章可循，各項(xiàng)工作才能更加規(guī)范，有序。

此外，學(xué)校的管理制度還應(yīng)充分體現(xiàn)“以生為本”的原則，實(shí)現(xiàn)管理觀念的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)學(xué)籍管理中的靈活性與開(kāi)放性。 制度的制定要以學(xué)生利益為出發(fā)點(diǎn)，為學(xué)生創(chuàng)造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)育人環(huán)境，使其充分發(fā)揮學(xué)習(xí)能動(dòng)性和創(chuàng)造性，同時(shí)兼顧公平。

2.1.3 規(guī)范函授站點(diǎn)以及校外分院的學(xué)籍管理制度，推動(dòng)學(xué)籍管理上行下效，使主辦院校與校外函授站站點(diǎn)分院進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，順利開(kāi)展工作，主要通過(guò)以下方式來(lái)發(fā)揮作用∶

1）政策法規(guī)培訓(xùn)。對(duì)校外函授站點(diǎn)和分院的學(xué)籍管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)各種學(xué)籍管理規(guī)章制度，通過(guò)定期舉辦函授站長(zhǎng)會(huì)議和學(xué)籍教務(wù)交流會(huì)議，分享和傳達(dá)上級(jí)部門(mén)的精神要求。業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)的管理人員能夠熟悉學(xué)籍管理的各項(xiàng)工作，明確各項(xiàng)工作的主要目的和意義， 知道在什么階段應(yīng)該配合主辦院校的哪些工作，確保今后在工作中能夠順利的、準(zhǔn)確的、積極地完成各項(xiàng)學(xué)籍管理任務(wù)。

2）加強(qiáng)對(duì)校外函授站點(diǎn)和分院的學(xué)籍管理力度。由于函授站距離主辦院校較遠(yuǎn)，不可能做到實(shí)時(shí)監(jiān)控事事把關(guān)，所以，要求站點(diǎn)管理人員嚴(yán)格按照學(xué)籍管理制度進(jìn)行學(xué)籍管理工作，好的制度需要好的執(zhí)行力，把制度落到實(shí)處是每個(gè)管理人員必須要遵守的原則。

2.2 加強(qiáng)學(xué)籍管理人員隊(duì)伍建設(shè)

2.2.1 設(shè)立專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍管理人員，建立合理的管理人員結(jié)構(gòu)。 學(xué)籍管理工作具有很強(qiáng)的政策性和技術(shù)性，學(xué)籍管理工作人員的挑選必須慎重。 管理人員是學(xué)籍管理的具體執(zhí)行人和負(fù)責(zé)人，管理人員的綜合素質(zhì)決定了工作質(zhì)量，因而，管理人員上崗前一定要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的培訓(xùn)，達(dá)標(biāo)后才能進(jìn)行具體工作。 各個(gè)高校要重視對(duì)學(xué)籍管理人員的選拔，挑選責(zé)任心強(qiáng)、細(xì)心、有毅力和有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)能力的人員，允許其在學(xué)籍管理崗位上工作。

2.2.2 定期對(duì)學(xué)籍管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)和考核

1）政策法規(guī)和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。每年各省教育廳開(kāi)學(xué)籍管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)議，旨在提高學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和傳達(dá)文件精神。 與會(huì)人員均是各個(gè)高校的學(xué)籍管理一線工作人員，他們通過(guò)培訓(xùn)會(huì)議，提升業(yè)務(wù)技能，提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，不僅能夠了解到新的政策變動(dòng)，還能夠借此交流研討，與其他各高校學(xué)籍管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)聯(lián)系，共同研究和探討在工作中遇到的問(wèn)題以及解決方法。 會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員回到各高校，將會(huì)議精神傳達(dá)給其他管理人員，以促進(jìn)共同進(jìn)步。

2）建立健全學(xué)籍管理崗位考核制度。 學(xué)籍管理并不是一成不變，它也是與時(shí)俱進(jìn)的，也是需要我們不斷學(xué)習(xí)和研究的。 建立科學(xué)有效規(guī)范的崗位考核激勵(lì)機(jī)制，可以激發(fā)學(xué)籍管理人員的工作熱情，可以最大限度的發(fā)揮學(xué)籍管理人員的主觀能動(dòng)性，可以促進(jìn)學(xué)籍管理人員的求知欲望。 同時(shí)，通過(guò)考核，去蕪存菁，把不合格的人員調(diào)離學(xué)籍管理崗位，合理配置管理人員結(jié)構(gòu)。

3）加強(qiáng)理論內(nèi)涵建設(shè)。學(xué)籍管理工作任務(wù)重，難度大，管理人員如果只注重相對(duì)具體的實(shí)際操作， 就會(huì)陷入因循守舊缺乏創(chuàng)新的泥沼里，加強(qiáng)學(xué)籍管理理論內(nèi)涵建設(shè)，通過(guò)對(duì)學(xué)籍管理學(xué)術(shù)研究以及調(diào)研，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)的管理模式，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，就能更好地進(jìn)行學(xué)籍管理工作。學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)能力不僅體現(xiàn)在平時(shí)的工作能力上，也體現(xiàn)在理論水平和理論高度上?！秶?guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（2010-2020 年）中指出，各高校應(yīng)提升科學(xué)研究水平，充分發(fā)揮高校在國(guó)家創(chuàng)新體系中的重要作用。學(xué)籍管理人員的研究成果和管理相結(jié)合，以研究成果促進(jìn)管理進(jìn)步，以實(shí)際管理驗(yàn)證踐研究成果，用有價(jià)值的研究來(lái)推動(dòng)現(xiàn)實(shí)管理工作，用具體管理工作來(lái)檢驗(yàn)研究成果，促進(jìn)研究和工作的有效結(jié)合。

3 規(guī)范學(xué)籍管理中各項(xiàng)流程管理

學(xué)籍管理中的流程管理，是學(xué)籍管理的基礎(chǔ)，貫穿于整個(gè)學(xué)籍管理過(guò)程。 根據(jù)成人教育學(xué)籍管理規(guī)章制度以及管理文件，制定學(xué)籍管理工作的流程，讓學(xué)籍管理工作人員清楚明白的知曉什么時(shí)間要做什么怎么做。

3.1 新生入學(xué)學(xué)籍注冊(cè)

3.1.1 新生學(xué)籍注冊(cè)，即各省級(jí)招辦按照國(guó)家有關(guān)招生規(guī)定核準(zhǔn)并公布的年度招生計(jì)劃對(duì)高等學(xué)校擬錄取的考生予以核準(zhǔn)備案并辦理錄取手續(xù)，將各高等學(xué)校在本地的招生錄取數(shù)據(jù)信息報(bào)教育部，教育部對(duì)所報(bào)錄取數(shù)據(jù)信息匯總審核后通過(guò)中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)分發(fā)至省級(jí)教育行政部門(mén)，供高等學(xué)校核對(duì)。 新生數(shù)據(jù)核對(duì)工作是學(xué)籍工作的首要任務(wù)。 數(shù)據(jù)庫(kù)里的信息一旦有誤，會(huì)直接影響學(xué)生畢業(yè)證的注冊(cè)，即便學(xué)生順利拿到畢業(yè)證，數(shù)據(jù)已經(jīng)電子注冊(cè)，會(huì)導(dǎo)致學(xué)生信息與畢業(yè)證信息不符，影響學(xué)生正常使用畢業(yè)證信息。 所以要做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)想辦法更正，堅(jiān)決不把問(wèn)題留到畢業(yè)生數(shù)據(jù)修改階段。

3.1.2 新生學(xué)籍注冊(cè)不是所有數(shù)據(jù)均進(jìn)行注冊(cè)，而是通過(guò)核對(duì)新生數(shù)據(jù)，在新生入學(xué)后的一段時(shí)間里，進(jìn)行學(xué)籍清理工作。清退確定未注冊(cè)人員的信息，以及辦理退學(xué)手續(xù)的學(xué)生信息，保證每個(gè)注冊(cè)的學(xué)生個(gè)人信息準(zhǔn)確，學(xué)籍信息無(wú)誤。

3.2 專(zhuān)升本學(xué)生學(xué)歷清查與復(fù)查

新生電子注冊(cè)非常關(guān)鍵的一環(huán)是對(duì)專(zhuān)升本學(xué)生的專(zhuān)科學(xué)籍是否為國(guó)民教育系列，或是否套讀有了明確的界定。 教育部規(guī)定專(zhuān)科起點(diǎn)本科的學(xué)生在參加成人高考時(shí)已經(jīng)完成了該生在中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)上對(duì)專(zhuān)科段學(xué)歷進(jìn)行注冊(cè)的工作，并且要求上網(wǎng)。與此同時(shí)，參加成人高考后，學(xué)生取得專(zhuān)科起點(diǎn)本科學(xué)歷必須在完成高中起點(diǎn)專(zhuān)科學(xué)歷之后，之前或者同時(shí)進(jìn)行，都無(wú)法使專(zhuān)升本信息上網(wǎng)。

近年來(lái)， 中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)逐步完善，能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員自主清查和鏈接學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷信息，大大簡(jiǎn)化了工作流程。 “學(xué)歷清查”模塊的作用是對(duì)部分學(xué)生專(zhuān)科學(xué)歷的再認(rèn)證，通過(guò)輸入學(xué)生個(gè)人信息和畢業(yè)相關(guān)信息，鏈接學(xué)生專(zhuān)科學(xué)歷信息，最終達(dá)到專(zhuān)升本學(xué)籍上網(wǎng)的目的。對(duì)于2000 年以前專(zhuān)科畢業(yè)的的學(xué)生，可以采用學(xué)歷認(rèn)證來(lái)對(duì)學(xué)歷進(jìn)行核實(shí)與復(fù)查。

慎重進(jìn)行專(zhuān)升本學(xué)生入學(xué)資格審核， 順利完成學(xué)籍電子注冊(cè)，對(duì)于那些專(zhuān)科學(xué)歷有問(wèn)題的學(xué)生，及時(shí)進(jìn)行學(xué)歷清查和學(xué)歷認(rèn)證，勸退非國(guó)民教育系列文憑和假文憑的學(xué)生，做到學(xué)籍信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.3 成人學(xué)籍異動(dòng)及異動(dòng)后續(xù)管理問(wèn)題

3.3.1 學(xué)籍異動(dòng)是成人學(xué)籍管理工作中的日常管理。 新生入學(xué)后，無(wú)論是轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、降級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍還是轉(zhuǎn)學(xué)，都要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，遵守有關(guān)制度，同時(shí)在學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)上的進(jìn)行相關(guān)處理，便于學(xué)生畢業(yè)時(shí)的信息審查和電子注冊(cè)等相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

3.3.2 由于成人學(xué)生學(xué)籍的特殊性，導(dǎo)致成人學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)后的管理問(wèn)題成為重中之重。 首先對(duì)于現(xiàn)有異動(dòng)數(shù)據(jù)的清理，這是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，需要結(jié)合各個(gè)班主任，函授站老師對(duì)管理學(xué)生學(xué)籍情況的反映，同時(shí)對(duì)比學(xué)籍學(xué)歷平臺(tái)數(shù)據(jù)的更改，還需要核查異動(dòng)學(xué)生紙質(zhì)檔案等資料，最終才能完整學(xué)籍異動(dòng)的數(shù)據(jù)清理工作。第二，記錄更新學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況，為學(xué)生順利畢業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。

3.4 畢業(yè)生電子注冊(cè)

建立電子注冊(cè)責(zé)任制度，將畢業(yè)生電子注冊(cè)各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到責(zé)任人，貫徹執(zhí)行《高等教育學(xué)歷證書(shū)發(fā)放和管理實(shí)施細(xì)則》之規(guī)定，保障學(xué)歷注冊(cè)的順利進(jìn)行。 學(xué)歷注冊(cè)的主要內(nèi)容如下∶

第一，畢業(yè)生圖像采集，照片信息的核對(duì)；

第二，核對(duì)畢業(yè)生數(shù)據(jù)，不僅要求本人對(duì)信息進(jìn)行核對(duì)，也要求各班主任各函授站的老師確認(rèn)；

第三，核查畢業(yè)生成績(jī)，反復(fù)核對(duì)后打印畢業(yè)生個(gè)人成績(jī)總表；

第四，對(duì)于個(gè)人信息有誤的學(xué)生，請(qǐng)學(xué)生本人提出申請(qǐng)后，經(jīng)由學(xué)校批準(zhǔn)上報(bào)教育廳進(jìn)行修改；

第五，將畢業(yè)生數(shù)據(jù)傳至中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)進(jìn)行學(xué)歷電子注冊(cè)。

只有畢業(yè)注冊(cè)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作認(rèn)真細(xì)致，層層把關(guān)，才能確保畢業(yè)生電子注冊(cè)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

4 加強(qiáng)學(xué)籍管理的數(shù)字信息化建設(shè)

數(shù)字信息化管理是學(xué)籍管理的必然趨勢(shì)。我們的時(shí)代已經(jīng)進(jìn)入的信息化時(shí)代， 計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用和學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)的逐步完善，要求我們有一套與之相適應(yīng)的管理模式和方法。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)路使學(xué)籍管理更為便捷， 學(xué)籍信息的公開(kāi)避免了學(xué)校和學(xué)生之間的信息不對(duì)稱(chēng)，促進(jìn)學(xué)籍管理的數(shù)字化、規(guī)范化、透明化。而如何加強(qiáng)學(xué)籍管理的數(shù)字信息化建設(shè)，成為學(xué)籍管理人員應(yīng)緊迫研究的課題。

4.1 加強(qiáng)學(xué)籍管理數(shù)字信息化建設(shè)的必要性

4.1.1 信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

數(shù)字信息化學(xué)籍管理是一個(gè)公開(kāi)的學(xué)籍管理，資源共享，學(xué)籍信息透明。 例如中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)，學(xué)籍管理人員登陸該平臺(tái)對(duì)學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行維護(hù)，學(xué)生通過(guò)實(shí)名注冊(cè)，同樣可以看到自己的學(xué)籍學(xué)歷信息。

4.1.2 用戶使用簡(jiǎn)便化

通過(guò)校內(nèi)的學(xué)籍管理平臺(tái)，任何注冊(cè)用戶都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)方便的查詢自己的學(xué)籍信息，或者查看成績(jī)，課程設(shè)置，不需要很高深的計(jì)算機(jī)知識(shí)。

4.1.3 搜索利用效率化

簡(jiǎn)便有效的檢索功能和信息存儲(chǔ)功能，使得學(xué)籍管理人員不需要不斷翻閱學(xué)籍卡片或錄取大表來(lái)查找管理信息，有利于學(xué)籍工作的有序進(jìn)行。 數(shù)字信息化管理模式減少管理人員的工作量，把管理人員從繁重的重復(fù)性勞動(dòng)中解脫出來(lái)。

4.2 數(shù)字信息化管理應(yīng)注意的問(wèn)題

4.2.1 網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

數(shù)字信息化管理以上網(wǎng)為前提，建立一個(gè)以學(xué)籍管理為中心的網(wǎng)站。 網(wǎng)站面對(duì)的人群，既有學(xué)籍管理人員，也有其他使用者，所以保護(hù)好自己的用戶名、密碼，就成為了學(xué)籍管理人員首先要注意的問(wèn)題。

第一，要保證每人一個(gè)用戶名密碼，不要多人使用同一個(gè)賬戶，確保使用賬戶的唯一性，避免今后學(xué)籍管理中產(chǎn)生不必要的糾紛；

第二，定期給計(jì)算機(jī)更新及時(shí)打好補(bǔ)丁，并安裝防火墻殺毒軟件，預(yù)防賬戶被竊取；

第三，如果不進(jìn)行學(xué)籍管理操作，及時(shí)退出學(xué)籍管理平臺(tái)，防止他人用自己的賬戶進(jìn)行操作。

4.2.2 計(jì)算機(jī)文件管理問(wèn)題

計(jì)算機(jī)的文件具有可復(fù)制性，這和學(xué)籍管理憑證的唯一性有很大的沖突，在學(xué)籍管理中，既要保證計(jì)算機(jī)中學(xué)籍文件的安全備份，又必須確立電子學(xué)籍管理憑證的唯一性，這要求學(xué)籍管理人員要具有一定的計(jì)算機(jī)處理能力力和網(wǎng)路知識(shí)，什么資料需要公開(kāi)到外網(wǎng)，什么資料需要在內(nèi)網(wǎng)上妥善保存，學(xué)籍管理人員應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，確保計(jì)算機(jī)上文件信息的安全。

5 規(guī)范成績(jī)管理和檔案管理

5.1 成績(jī)管理是成人高等教育學(xué)籍管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容

它的主要內(nèi)容包括∶每個(gè)學(xué)生每學(xué)期所有課程的成績(jī)錄入核查，不及格成績(jī)的統(tǒng)計(jì)，畢業(yè)生成績(jī)的核對(duì)以及成績(jī)單的歸檔。 每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要謹(jǐn)慎， 成績(jī)錄入錯(cuò)誤可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)生補(bǔ)考已經(jīng)合格的科目；不及格成績(jī)統(tǒng)計(jì)不全和畢業(yè)生成績(jī)核對(duì)不準(zhǔn)確會(huì)使學(xué)生在畢業(yè)時(shí)仍有課程未能清考，導(dǎo)致無(wú)法順利畢業(yè)。

對(duì)于校外函授站和分院，更要加強(qiáng)成績(jī)的規(guī)范化管理。 確立每個(gè)學(xué)期報(bào)送成績(jī)單制度，把成績(jī)的核對(duì)作為日常管理工作。 如果在臨近畢業(yè)，函授生的成績(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，就很難解決，需要和函授站點(diǎn)反復(fù)核對(duì)多次溝通，往往會(huì)影響總的畢業(yè)名單的確定，給畢業(yè)生工作環(huán)節(jié)帶來(lái)麻煩。

5.2 資料的收集和檔案的管理需要學(xué)籍管理人員的重視

學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)校在教育、 教學(xué)活動(dòng)中的歷史憑證和記錄，它具有真實(shí)反映學(xué)生學(xué)習(xí)狀況，學(xué)籍信息的特點(diǎn)，它起著憑證、依據(jù)、資訊和史料記載的作用，妥善的保管學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)籍管理人員的基本任務(wù)，要求學(xué)籍管理人員做好學(xué)生學(xué)籍檔案的收集整理、統(tǒng)計(jì)保管、提供移交等工作，尤其是那些還未能考上學(xué)籍的進(jìn)修生和沒(méi)有及時(shí)把檔案提走的畢業(yè)生， 他們的檔案在學(xué)校存放有的甚至達(dá)到十年之久，學(xué)籍管理工作人員妥善存放，不能丟失任何一份檔案。

綜上所述， 成人學(xué)籍管理是一項(xiàng)既繁瑣又具有挑戰(zhàn)性的工作，它有很強(qiáng)的時(shí)間性和計(jì)劃性，需要學(xué)籍管理人員在固定的時(shí)間做固定的事；它還有全局性和統(tǒng)戰(zhàn)性，要求學(xué)籍管理人員有全方位的思考方式和跨部門(mén)合作的工作能力；它同時(shí)還是一項(xiàng)原則性和政策性很強(qiáng)的工作，不需要管理人員在政策方面有所“創(chuàng)新”，只要遵守規(guī)章制度，遵循文件條例，按部就班的工作；它還擁有周期性的特點(diǎn)，從新生入校到畢業(yè)生離校。 周期性并不是簡(jiǎn)單的重復(fù)，學(xué)籍管理人員需要擺脫慣性思維方式，以開(kāi)拓創(chuàng)新的管理模式來(lái)管理學(xué)籍工作。

成人學(xué)籍管理是一個(gè)服務(wù)性很強(qiáng)的工作崗位，其管理水平直接關(guān)系學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲譽(yù)，學(xué)籍管理人員應(yīng)緊跟時(shí)代形式，抓緊機(jī)遇，利用現(xiàn)代的管理機(jī)制和先進(jìn)的管理方法，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)探索并建立健全學(xué)籍管理體制，提高工作效率，確保學(xué)籍管理工作的有序化和規(guī)范化，促進(jìn)成人高等教育事業(yè)健康蓬勃發(fā)展。

［1］鄭芳.成人高等教育學(xué)籍管理問(wèn)題和對(duì)策研究∶以N 高校為例[D].華東師范大學(xué)，2009，09.

［2］劉然.以流程化管理的方式進(jìn)行成人學(xué)歷教育學(xué)籍管理[J].繼續(xù)教育研究，2012（12）.

［3］向彥.成人高等教育校外函授站學(xué)籍管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].教育探索，2012（8）（總第254 期）.