劉 丹 于江強(qiáng)

（1南京信息工程大學(xué)，江蘇 南京 210044；2山東協(xié)和學(xué)院，山東 濟(jì)南 250109）

秘書(shū)是高校管理隊(duì)伍中一支不可或缺的力量，在管理中起著極其重的作用，為整個(gè)學(xué)校的穩(wěn)定和發(fā)展作出了重要的貢獻(xiàn)。隨著高校的不斷發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各高校對(duì)秘書(shū)的工作要求等都有了新的標(biāo)準(zhǔn)，然而秘書(shū)隊(duì)伍的現(xiàn)狀及存在的一系列問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重影響到了高校的正常發(fā)展，必須采取對(duì)策，提高秘書(shū)隊(duì)伍的整體素質(zhì)以適應(yīng)高校對(duì)秘書(shū)工作的新要求。

1.高校秘書(shū)工作的現(xiàn)狀

1.1 對(duì)秘書(shū)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。

秘書(shū)是一種行業(yè)，國(guó)家對(duì)秘書(shū)的定義是“從事辦公室程序工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員”。從這個(gè)定義我們不難看出，秘書(shū)的工作任務(wù)重、角色復(fù)雜、壓力較大。而高效秘書(shū)的工作除了上述定義中所包含的內(nèi)容之外，更重要的是他們所服務(wù)的對(duì)象是具有較高學(xué)術(shù)水平和知識(shí)素養(yǎng)的人，這就對(duì)他們的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力及工作技巧等各方面都提出了更高的要求。然而，因?yàn)槭軅鹘y(tǒng)觀念的限制，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為秘書(shū)的工作只是一種機(jī)械重復(fù)的勞動(dòng)，對(duì)秘書(shū)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，從而導(dǎo)致秘書(shū)不能真正做到“協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)”，從某種程度上挫傷了秘書(shū)的積極性。另外，個(gè)別地方還存在著秘書(shū)被教師看不起、認(rèn)為秘書(shū)就應(yīng)該低教師一等、在日常事務(wù)管理中不服從秘書(shū)的安排等現(xiàn)象，從而給秘書(shū)工作帶來(lái)了不必要的阻礙和麻煩。

1.2 秘書(shū)工作從業(yè)人員的專業(yè)不對(duì)口，技能和素質(zhì)有待提高。

高校在人事編制上往往只重視任課教師的專業(yè)對(duì)口問(wèn)題，忽視了對(duì)秘書(shū)等管理人員的專業(yè)和能力要求。多數(shù)包括各高校的人事職能部門簡(jiǎn)單地認(rèn)為，秘書(shū)工作不受專業(yè)要求的限制，任何人都能干好秘書(shū)工作，殊不知，高等學(xué)校的專業(yè)性是所有秘書(shū)行業(yè)中要求最高的，高校里的秘書(shū)不是普通意義上的“收發(fā)員”、“保管員”、“話務(wù)員”，很多工作比如科研、教學(xué)、實(shí)驗(yàn)等方面都有較強(qiáng)的專業(yè)要求，只有對(duì)本專業(yè)有了深刻的認(rèn)識(shí)，掌握了本專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)，才能更好地做好秘書(shū)工作。另外，目前我國(guó)從事秘書(shū)工作的人員大多沒(méi)有接受正規(guī)的秘書(shū)職業(yè)培訓(xùn)和技能訓(xùn)練，缺乏外出學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì)，在實(shí)際工作中不能較好地把握秘書(shū)的職責(zé)與權(quán)力，工作效率得不到提高。

1.3 秘書(shū)工作任務(wù)繁瑣，隊(duì)伍不穩(wěn)定。

高校秘書(shū)既要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，又要服務(wù)好教師和科研人員，負(fù)責(zé)好本部門事務(wù)的傳達(dá)和布置，還要服務(wù)好學(xué)生，做好學(xué)生與教師及領(lǐng)導(dǎo)溝通的橋梁。不管是領(lǐng)導(dǎo)、教師、科研人員還是學(xué)生，他們要么具有較高學(xué)術(shù)水平和文化層次，要么渴望獲得較高學(xué)術(shù)知識(shí)以不斷提高自身文化素養(yǎng)，這都對(duì)秘書(shū)工作的專業(yè)知識(shí)、管理水平和協(xié)調(diào)能力都提出了更高的要求，增強(qiáng)了秘書(shū)工作的繁瑣性。另外，在高校招生規(guī)模和教師隊(duì)伍不斷擴(kuò)大的情況下，秘書(shū)崗位人員編制卻沒(méi)能得到相應(yīng)增加，常常是一個(gè)人干幾個(gè)人的工作，這就無(wú)形之中加重了秘書(shū)工作的負(fù)擔(dān)，使得秘書(shū)疲憊不堪，從而導(dǎo)致一些優(yōu)秀的秘書(shū)人才不得不跳槽或者離職，秘書(shū)隊(duì)伍的穩(wěn)定性得不到保障。

1.4 秘書(shū)職、責(zé)、權(quán)不明確，付出與回報(bào)不成正比。

高校秘書(shū)有責(zé)、無(wú)權(quán)、無(wú)職的現(xiàn)象已經(jīng)是一個(gè)明顯的現(xiàn)象。導(dǎo)致這一現(xiàn)象的直接原因就是行政人員缺乏。這一現(xiàn)象在新建高校和民辦高校尤為突出。近幾年，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大和高校院系不斷細(xì)化增多，秘書(shū)工作的內(nèi)容也不斷增加，這直接造成秘書(shū)工作職責(zé)權(quán)不對(duì)等的現(xiàn)象，往往是一個(gè)人從事多個(gè)人的工作，只有責(zé)任，沒(méi)有實(shí)際的職務(wù)和權(quán)力，給秘書(shū)工作帶來(lái)了很多不必要的尷尬和困難，增加了秘書(shū)工作的心理壓力。同時(shí)，多重角色和繁重的任務(wù)卻得不到應(yīng)有的回報(bào)和報(bào)酬，更不用說(shuō)提拔和獎(jiǎng)勵(lì)了。

2.高校秘書(shū)應(yīng)具備的素養(yǎng)

2.1 職業(yè)道德素養(yǎng)。

高校秘書(shū)應(yīng)該具有良好的政治修養(yǎng)和高尚的職業(yè)道德，忠誠(chéng)和熱愛(ài)黨的教育事業(yè)，全心全意為教育事業(yè)服務(wù)，真正做到以人為本、服務(wù)育人，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的教育方針、政策和學(xué)校的各種教育教學(xué)管理規(guī)章制度，了解教育新動(dòng)向，自覺(jué)運(yùn)用最先進(jìn)的教育理念服務(wù)師生，愛(ài)崗敬業(yè)，精益求精，做好本職工作。

2.2 知識(shí)素養(yǎng)。

高校秘書(shū)首先應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的政治理論水平，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，掌握科學(xué)的世界觀和方法論；其次應(yīng)該具有掌握相關(guān)專業(yè)的專業(yè)知識(shí)，通曉本專業(yè)的相關(guān)理論和業(yè)務(wù)；最后要掌握院系管理的基礎(chǔ)知識(shí)和職業(yè)秘書(shū)的工作規(guī)范等?？傊?，這一職務(wù)的特殊性要求秘書(shū)具備多方面的知識(shí)，并在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)、不斷提高。

2.3 能力素養(yǎng)。

秘書(shū)工作是一種服務(wù)性工作，這就要求秘書(shū)不斷提高服務(wù)水平和能力。在實(shí)際工作中，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，更新知識(shí)儲(chǔ)備，掌握必要的現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)和技能，提高自身信息素養(yǎng)，將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際工作中，提高工作效率。同時(shí)，秘書(shū)工作還是一種管理工作，是各具體事務(wù)的管理者，學(xué)會(huì)對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行科學(xué)有序的管理是提高工作效率的最佳途徑，所以在平時(shí)工作中，秘書(shū)要不斷學(xué)習(xí)，不斷思考，積累管理經(jīng)驗(yàn)，增長(zhǎng)管理才能。

3.完善高校秘書(shū)隊(duì)伍的措施

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。

筆者認(rèn)為，要提高高校秘書(shū)的地位，高校應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)這一職務(wù)的重要性，從思想上和行動(dòng)上高度重視秘書(shū)職務(wù)，正確認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)秘書(shū)工作，注重人文關(guān)懷，真正做到以人為本，院系領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)了解秘書(shū)工作的難處和不易，多鼓勵(lì)，勤表?yè)P(yáng)，在工作上和生活上給予足夠的支持和指導(dǎo)，讓秘書(shū)人員在精神上得到滿足。

3.2 加強(qiáng)管理，提高素質(zhì)。

鑒于秘書(shū)在高校工作中的重要地位，要想更好地發(fā)揮他們的作用，必須加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)隊(duì)伍管理。首先，合理配置秘書(shū)人員，按需定崗，按崗定職，做到職權(quán)明確，職責(zé)分明；其次，重視秘書(shū)隊(duì)伍的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，把對(duì)秘書(shū)隊(duì)伍的培訓(xùn)當(dāng)做一項(xiàng)重要的長(zhǎng)期的工作來(lái)抓，不斷提高隊(duì)伍的整體素質(zhì)和工作水平；最后，秘書(shū)人員要正確認(rèn)識(shí)本職工作，不斷提高自身政治素質(zhì)和文化修養(yǎng)，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代教育技術(shù)，提升服務(wù)技能和水平。

3.3 建立激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)隊(duì)伍穩(wěn)定性。

鑒于高校秘書(shū)隊(duì)伍不穩(wěn)定的情況，高校在注重人員配置的同時(shí)，明確崗位職責(zé)，建立健全激勵(lì)和考核制度，制定科學(xué)的職稱評(píng)定和崗位晉升制度，使得秘書(shū)工作勞有所得，以己為榮，提高秘書(shū)工作的積極性。同時(shí)，實(shí)行優(yōu)勝劣汰，真正做到能者上，不能者下，把那些真正愿意從事秘書(shū)工作而又能做好秘書(shū)工作的人納入到秘書(shū)隊(duì)伍中。

總之，高校秘書(shū)工作在學(xué)校整體工作中占有重要地位，其工作質(zhì)量在很大程度上影響著整個(gè)學(xué)校的教育教學(xué)水平，秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)是高校整體隊(duì)伍建設(shè)的重要組成部分，搞好秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)對(duì)學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。高校應(yīng)采取更多措施加強(qiáng)秘書(shū)隊(duì)伍的管理，不斷提高秘書(shū)的整體素質(zhì)和工作能力，為高校的發(fā)展保駕護(hù)航。同時(shí)，秘書(shū)人員也應(yīng)加強(qiáng)自身素養(yǎng)，為學(xué)校的發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

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