劉 鵑

(黑龍江省水文局)

淺談水文檔案信息化建設(shè)的重要性

劉 鵑

(黑龍江省水文局)

隨著社會、經(jīng)濟、科技的發(fā)展，水文檔案信息化建設(shè)成為大勢所趨。信息化在水文檔案記錄填報、貯存維護、使用共享等方面具有極大的重要性，能充分發(fā)揮水文檔案各個方面的功能和價值，為水文事業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

信息化建設(shè);檔案;水文

1 信息化對記錄填報的重要性

水文檔案具有很強的地域性，同時需要高度的統(tǒng)一性。一般的水文檔案數(shù)據(jù)報表是以“站年”為管理單位，即一個觀察站一年的勘察數(shù)據(jù)項目記錄整編在一起，裝訂成一卷。因此一個水文檔案記錄數(shù)據(jù)只能代表一定區(qū)域范圍內(nèi)的水文要素變化情況和規(guī)律。我國疆土遼闊、地形復雜，不同地區(qū)環(huán)境條件有很大的差異，而水文要素與地理環(huán)境息息相關(guān)，因此水文檔案相應具有顯著的地域性，同時具有一定的地理分布特點。

而水文檔案的統(tǒng)一性體現(xiàn)在兩個方面:一方面，一個地區(qū)的水文要素僅靠一個觀察站的記錄數(shù)據(jù)是很難做出范圍大、時效長、準確度高的水情研究和水文變化預報，也很難保證各種水文服務(wù);因此，一個地區(qū)內(nèi)需要多個劃分區(qū)域的觀察站的水文檔案共享，才能有效地得到準確的水文研究分析結(jié)果。另一方面，雖然各地區(qū)水文要素不同，但也存在相同或相似的特征規(guī)律，以一個地區(qū)的水文檔案用以比較另一個地區(qū)的水文檔案或者用以推測另一個地區(qū)的水文變化規(guī)律也是一個重要用途。由于上述兩方面，出于資源共享方面的考慮，水文要素勘察的觀察指標、觀察方法、觀察時間以及觀察結(jié)果的記錄填報格式、傳輸與接收標準都要求高度標準化、統(tǒng)一化。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不同地區(qū)之間很難做到統(tǒng)一化。而使用信息化的電子檔案，可以十分輕松地在全國范圍內(nèi)定制并推行一個統(tǒng)一的標準。按照這個標準，水文檔案記錄填報格式、傳輸與接收將得到統(tǒng)一管理，能夠使得水文檔案填報標準化、統(tǒng)一化。統(tǒng)一的格式，也使得處理記錄填報、記錄傳輸與接收的工作人員培訓成本和工作成本大大降低:只需掌握一種統(tǒng)一的標準格式，不需在不同的格式之間轉(zhuǎn)化。

另一方面，電子檔案填報效率與方便程度遠遠優(yōu)勝于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔。快速的數(shù)據(jù)輸入、自動記錄校驗與保存，免去了工作人員人工書寫、校對、存放等記錄填報過程，大大解放了勞動力，極大地提高了工作效率。隨著科技的不斷發(fā)展，信息處理技術(shù)將使得數(shù)據(jù)輸入方法得到完善與提高，目前的鍵盤輸入可能將被更加快速的語音輸入技術(shù)或者別的更加效率且精確的信息輸入技術(shù)所取代。

2 信息化對貯存維護的重要性

在水文檔案記錄填報完成后，如何貯存檔案、如何維護檔案安全、對記錄進行修改與更新、如何在突發(fā)損害事件之后進行信息恢復成為了水文檔案工作的重點。信息化技術(shù)使得水文檔案的貯存、備份、修改、更新、災后恢復變得簡單方便且自動高效，發(fā)揮了極大的作用。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)水文文檔在貯存方面存在很大的缺點，不僅占地空間大，而且對環(huán)境敏感，濕度、溫度、空氣灰塵指數(shù)都會對紙質(zhì)以及上面的筆墨數(shù)據(jù)造成影響，還要擔心蟲蛀、鼠害、霉變、脆化等很難避免的問題。信息化的存儲技術(shù)將這些問題變得不再是問題。隨著信息技術(shù)發(fā)展，存儲介質(zhì)朝著容量越來越大、體積越來越小、安全性越來越可靠的方向不斷升級完善。現(xiàn)有的存儲技術(shù)，可以使得在不足手掌大的存儲介質(zhì)中存放下幾個倉庫容量的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)量，極大地節(jié)省了貯存占地空間。同時不用擔心環(huán)境帶來的霉變和蟲害影響以及時間帶來的紙張筆墨變質(zhì)，安全性可靠性得到大幅度提高。

在數(shù)據(jù)備份方面，信息化技術(shù)也顯示了強大的優(yōu)越性和重要性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案備份，需要人工抄錄或是人工復印，這一過程效率低能耗大，并且由于檔案占地空間大，備份成倍地增加了占地空間的成本，需要消耗大量的人力物力。而現(xiàn)代存儲技術(shù)，例如磁盤陣列等，使得數(shù)據(jù)備份變得容易、高效、安全。使用相應的存儲技術(shù)能自動化地完成數(shù)據(jù)的備份，無論是在同一屋里的近地備份還是另一個城市的遠地備份，不需要大量的手工操作，節(jié)省人力物力。社會情況和自然條件錯綜復雜，可能出現(xiàn)設(shè)備老化、系統(tǒng)故障、火災、地震等人為或自然不可抗拒因素從而對水文檔案造成毀滅損害。災后水文檔案記錄恢復措施是必要且意義重大的。備份信息化的方便高效同時實現(xiàn)了災后數(shù)據(jù)恢復的方便高效。冗余磁盤陣列備份能解決個別設(shè)備損壞、系統(tǒng)故障導致的數(shù)據(jù)損毀問題，而近地、遠地備份等措施使得在地震、洪水等毀滅性打擊之后也能完整地恢復原有的水文檔案記錄。并且信息技術(shù)使得災后恢復過程自動化，通信光纖等傳輸介質(zhì)使恢復時間縮短在很短的范圍內(nèi)。

檔案記錄有時可能需要修改，或是記錄格式需要更新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案若要修改，總是需要重新書寫填報以避免留下修改痕跡，而在格式更新方面則要完全更換，麻煩冗余且成本巨大。信息化的電子檔案在修改和格式更新方面則方便快捷。擁有相關(guān)權(quán)限的工作人員只需修改需要更動的部分而不留下痕跡且不影響其他部分的數(shù)據(jù)記錄。同樣的，更新檔案記錄格式時，工作人員在記錄表格的設(shè)計上修改需更動的項目或者添加新的項目，可以不影響其他的記錄格式和數(shù)據(jù)。

3 信息化對使用共享的重要性

要充分發(fā)揮水文檔案的功能，需要重視水文檔案使用這一環(huán)節(jié)，任何珍貴的資源只有得到使用才能挖掘出其價值。水文檔案的價值在信息化建設(shè)下得到深層次的開發(fā)。

水文檔案作為水文要素的觀察統(tǒng)計結(jié)果，用于水文相關(guān)的模型構(gòu)建、規(guī)律預測等，很多場合需要以海量的數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)進行大量的運算與比對。信息技術(shù)借助運算能力強的電腦，能夠在短時間內(nèi)對大數(shù)據(jù)量進行接收數(shù)據(jù)、分析比較、結(jié)果展示等操作，完成上億次計算。由于記錄貯存特點，信息化的水文檔案數(shù)據(jù)只需少量接口就能很容易作為電腦計算程序的輸入。

另一方面，水文檔案的使用離不開各個觀察站之間數(shù)據(jù)的共享。信息化的水文檔案基于存儲介質(zhì)攜帶方便、傳輸迅速、備份方便高效、數(shù)據(jù)獲得快速準確等特點，在資源共享方面也能做到方便高效。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔，遠距離之間的記錄共享難以避免從一個城市到另一個城市的路程開銷、數(shù)據(jù)檢索和備份低效的麻煩。而在信息化設(shè)備的幫助下，電子檔案能夠在短時間內(nèi)從一個檔案庫傳輸至千里之外的另一個檔案庫，完成數(shù)據(jù)共享。這種高效的水文檔案建立、存儲、使用、共享方式，為水文事業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)做出了重要貢獻。

［1］劉鵑.淺談做好新形勢下水文檔案服務(wù)工作［J］.黑龍江檔案，2007，(7).

［2］王偉.水文檔案的特點和管理方法探討［J］.云南檔案，2007，(5).

［3］齊建萍.加強檔案管理工作，為構(gòu)建和諧社會服務(wù)［J］.赤峰學院學報，2008，(2).

［4］張素紅.淺談加強水文檔案的信息化建設(shè)［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2008，(4).

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