水電站工程檔案的管理

張夏

(阿壩水電開發(fā)有限公司，四川成都 610041)

1 概述

隨著工程建設(shè)的開始，工程檔案工作也應(yīng)隨工程同步開展。做好工程檔案的管理工作，是反映工程實(shí)際情況、確保工程質(zhì)量的具體體現(xiàn)，也是工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建、擴(kuò)建、工程結(jié)算、審計(jì)等工作的重要依據(jù)，是工程竣工驗(yàn)收的必要條件之一。因此，有效的管理可以為工程的各項(xiàng)工作提供參考并積累經(jīng)驗(yàn)，是指導(dǎo)工程建設(shè)和管理工作的重要信息儲備。

2 工程檔案的定義

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，具有專業(yè)性、多樣性、成套性、實(shí)用性的特征。

3 工程檔案的基礎(chǔ)管理

工程檔案產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程，從工程立項(xiàng)開始就應(yīng)把檔案工作作為工程整體建設(shè)的有機(jī)組成部分，與工程建設(shè)同步進(jìn)行。首先，工程檔案管理制度建設(shè)是工程檔案基礎(chǔ)管理的一項(xiàng)重要工作，要做好工程檔案管理工作，必須建立有效實(shí)用的管理制度，這是保證工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的重要條件之一。建立制度應(yīng)根據(jù)國家針對科技檔案出臺的各項(xiàng)要求、規(guī)范和辦法來制定適用于本企業(yè)的工程檔案管理辦法，如工程檔案建設(shè)管理規(guī)定，項(xiàng)目文件整理細(xì)則與分類表，電子檔案管理規(guī)定，審核移交管理辦法，考核、獎懲等管理辦法，建立檔案日常管理制度，如收集、歸檔、保管、鑒定、借閱、利用、銷毀、庫房管理等制度并在工程建設(shè)中加強(qiáng)管理，有效實(shí)施。在制定檔案管理制度的同時(shí)，應(yīng)建立由公司主要分管領(lǐng)導(dǎo)為主的工作機(jī)構(gòu)，確定檔案管理部門和工作部門，明確檔案工作人員的崗位職責(zé);建立業(yè)主到監(jiān)理再到施工單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò);將檔案的形成、積累和管理納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，做到檔案與工程立項(xiàng)同步、與工程建設(shè)同步、與竣工驗(yàn)收同步;工程主體檔案歸檔必須納入合同管理，簽訂合同時(shí)要有明確的移交歸檔要求。

工程檔案的基礎(chǔ)管理工作是隨著工程建設(shè)同步進(jìn)行的，需要在工程建設(shè)過程中不斷完善，才能使最終的工程竣工檔案達(dá)到完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的要求，使檔案更好的為未來管理服務(wù)。

4 工程檔案的日常管理措施

4.1 各種載體檔案的收集與整理

(1)文書檔案。主要收集公司籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中各類管理活動的檔案，文書檔案通常是由辦理完畢的、有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成。文書檔案主要按年度歸檔，一般在文件辦理完畢第二年上半年按歸檔文件整理規(guī)則和電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表進(jìn)行整理、分類、歸檔。

(2)工程檔案。根據(jù)工程檔案的特征(專業(yè)性、多樣性、成套性、時(shí)效性)，在其收集和整理過程中應(yīng)做到及時(shí)收集、及時(shí)整理、及時(shí)補(bǔ)充。也就是說，對于一套完整的工程檔案，應(yīng)該從立項(xiàng)便開始進(jìn)行收集和整理，其中包括工程立項(xiàng)、規(guī)劃、勘測設(shè)計(jì)、合同、施工過程文件、竣工圖、各項(xiàng)驗(yàn)收等文件材料，直到工程竣工驗(yàn)收，以確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。

(3)其他載體檔案。主要保存內(nèi)容是工程建設(shè)、企業(yè)管理過程中具有查考和利用價(jià)值的資料，由照片、錄像、聲像等非紙質(zhì)載體組成。這部分資料應(yīng)定期進(jìn)行收集，在整理過程中，要對電子載體檔案進(jìn)行與之相關(guān)的文字說明，并對原件進(jìn)行備份;在利用過程中，要保證良好的運(yùn)行系統(tǒng)，注意安全讀取、避免數(shù)據(jù)丟失并定期對電子檔案進(jìn)行檢查，以保證其真實(shí)性、完整性和有效性。

4.2 工程建設(shè)檔案的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)

在項(xiàng)目施工期間，檔案管理部門要定期對監(jiān)理、施工單位的檔案進(jìn)行監(jiān)督檢查，要了解施工檔案的日常管理情況并進(jìn)行現(xiàn)場檢查和指導(dǎo)，對被檢查單位提出的問題要及時(shí)解決，對沒有按要求進(jìn)行檔案收集、整理的單位，要提出限期整改要求，確保檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

檔案管理部門要組織講授工程檔案管理課程，向各參建單位詳細(xì)講解有關(guān)檔案收集、整理、歸檔、移交等相關(guān)的規(guī)范和要求，并有針對性的對施工過程中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問題進(jìn)行現(xiàn)范化的講解，提出檔案管理工作要求，以保證檔案工作的順利進(jìn)行。只有參建單位的檔案管理工作有一個(gè)好的開始，才能保證竣工檔案的系統(tǒng)、完整與準(zhǔn)確。

5 如何加強(qiáng)工程檔案管理工作

(1)檔案工作人員的自身建設(shè)。

由于工程檔案管理工作內(nèi)容涉及到工程專業(yè)相關(guān)知識，因此，在日常檔案專業(yè)工作中，作為工程項(xiàng)目檔案管理人員，除了熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還應(yīng)該掌握工程基本建設(shè)情況，了解工程動態(tài)，參與工程建設(shè)活動，及時(shí)補(bǔ)充自己的工程類知識。只有了解和掌握了工程建設(shè)和管理等各方面信息，才能為監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)檔案管理工作打下良好的專業(yè)知識基礎(chǔ)。

(2)檔案信息化建設(shè)。

隨著社會信息化水平的不斷提高，檔案工作也必須實(shí)現(xiàn)信息化，才能全面提升檔案工作管理水平。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就必須建立實(shí)用的檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案數(shù)字化。而信息化又對檔案管理工作提出了新要求，比如檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想素質(zhì)、檔案信息化如何建設(shè)與管理等?，F(xiàn)代的檔案管理工作必須充分利用信息技術(shù)，開發(fā)與利用檔案資源，才能促進(jìn)信息交流和知識共享，提高工作效率，推動企業(yè)發(fā)展。

(3)非紙質(zhì)載體的收集與管理。

在工程建設(shè)過程中，不僅只有紙質(zhì)文件，同時(shí)也存在很多照片、錄像、錄音等表現(xiàn)企業(yè)管理、工程施工過程的、有保存和利用價(jià)值的影像、聲像資料，這些資料生動而直觀地記錄了工程管理和施工原貌，因此，在工程檔案管理過程中，這部分資料也應(yīng)該作為重點(diǎn)進(jìn)行收集和歸檔。

6 工程檔案管理在工程建設(shè)中的重要性

檔案管理的重要性體現(xiàn)在它的利用方面，提供利用好檔案是檔案管理的最終目的，檔案利用服務(wù)工作是衡量檔案管理工作水平的主要標(biāo)志。

在工程檔案管理中，檔案是工程建設(shè)管理全貌的表現(xiàn)形式，在工程竣工驗(yàn)收、審計(jì)、電站運(yùn)行期間，檔案起到了重要的憑證作用，所收集的檔案是否齊全、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、保管是否安全、檢索工具是否適用等均直接影響到工程驗(yàn)收、審計(jì)、企業(yè)未來的管理和運(yùn)行。因此，只有通過對檔案的利用，產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，檔案的重要性才會顯現(xiàn)出來。

檔案利用服務(wù)工作也推動著檔案管理工作的發(fā)展。通過檔案的利用服務(wù)工作，可以獲得有關(guān)檔案管理的反饋信息，可以了解檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和檔案的利用價(jià)值，從而促使檔案管理人員采取有效措施，不斷提高檔案管理水平，為利用者提供更加全面的檔案利用服務(wù)。

7 結(jié)語

工程檔案貫穿整個(gè)工程建設(shè)始末，科學(xué)有效地實(shí)施工程檔案管理，真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，是完成工程建設(shè)、實(shí)現(xiàn)工程竣工驗(yàn)收的必要條件之一。只有不斷提升檔案管理水平，才能為公司日常管理、電廠運(yùn)行、維護(hù)提供依據(jù)，為公司的未來發(fā)展服務(wù)。