郝云忱
(大連理工大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處,遼寧大連 116024)
實(shí)驗(yàn)室管理就是通過計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制、激勵等手段,使實(shí)驗(yàn)室人力、物力、財(cái)力發(fā)揮最大效益,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為。實(shí)現(xiàn)這種行為的機(jī)構(gòu)是多層次的,有國家層面的、學(xué)校層面的、學(xué)院(系)層面的和實(shí)驗(yàn)室層面的[1-2]。本文探討的實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)涉及的是學(xué)校層面的管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)。
高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)源于設(shè)備管理,主要的管理對象就是設(shè)備和與之相關(guān)的任務(wù)和環(huán)境。當(dāng)實(shí)驗(yàn)室隸屬于教研室,主要為教學(xué)服務(wù)時(shí),設(shè)備管理就歸到了教學(xué)主管部門教務(wù)處[3]。
大連理工大學(xué)是建國初期成立的,當(dāng)時(shí)的設(shè)備科就隸屬于教務(wù)處。隨著實(shí)驗(yàn)室規(guī)模的擴(kuò)大,設(shè)備科不僅要負(fù)責(zé)設(shè)備賬目的管理,還要負(fù)責(zé)設(shè)備和器材的供應(yīng)和國撥物資的保管,這是一個(gè)科所不能完成的,因此學(xué)校成立了設(shè)備處。由于強(qiáng)調(diào)教育與生產(chǎn)勞動相結(jié)合,學(xué)校創(chuàng)辦了為教學(xué)服務(wù)的校辦工廠,相當(dāng)于學(xué)生的實(shí)習(xí)基地。由于校辦工廠歸設(shè)備處主管,就成立了生產(chǎn)設(shè)備處,這也和教育部的相關(guān)部門(教育儀器生產(chǎn)供應(yīng)管理局)相對應(yīng)。
改革開放初期,高校的實(shí)驗(yàn)室百廢待興。1986年,清華大學(xué)率先成立了設(shè)備實(shí)驗(yàn)室處;1987年,教育部的教育儀器生產(chǎn)供應(yīng)管理局改為條件裝備司,內(nèi)設(shè)實(shí)驗(yàn)室管理處;1988年,我校成立實(shí)驗(yàn)設(shè)備處,增設(shè)實(shí)驗(yàn)室管理科。
1992年,國家教委22號令發(fā)布的《高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室工作規(guī)程》明確指出:“高等學(xué)校應(yīng)有一名校(院)長主管全校實(shí)驗(yàn)室工作,并建立或確定主管實(shí)驗(yàn)室工作的行政機(jī)構(gòu)(處、科)”,明確了機(jī)構(gòu)的職責(zé)[3]。
由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型,學(xué)校實(shí)驗(yàn)室主管部門的物資供應(yīng)體系不適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的模式,加上精簡機(jī)構(gòu)的改革中設(shè)備供應(yīng)機(jī)構(gòu)首當(dāng)其沖,高校物資供應(yīng)職能部門變成了經(jīng)營機(jī)構(gòu)。當(dāng)時(shí)高校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備主管機(jī)構(gòu)形成了“一處兩制”、供管分離、供應(yīng)完全市場化等幾種模式,但實(shí)驗(yàn)室管理職能依然存在。
1998年,教育部條件裝備司撤銷,內(nèi)設(shè)的實(shí)驗(yàn)室管理處并入高教司,物資供應(yīng)處隨之被撤銷。高校的實(shí)驗(yàn)室物資主管部門也面臨危機(jī)。
1999年,高等學(xué)校擴(kuò)招,隨之而來的是后勤社會化,原屬后勤部門的家具、備品管理和公房管理轉(zhuǎn)入校內(nèi)行政管理。鑒于當(dāng)時(shí)國企改革中出現(xiàn)國有資產(chǎn)流失的問題,國家要求國企和事業(yè)單位加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理,而國有資產(chǎn)中規(guī)模較大的就是設(shè)備。因此高等學(xué)校進(jìn)行了第三次改革,以資產(chǎn)處代替實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處[4]。
我校1999年撤銷了實(shí)驗(yàn)設(shè)備處,停辦了供應(yīng)公司,將實(shí)驗(yàn)設(shè)備處的公房管理、水電管理職能劃歸新成立的國有資產(chǎn)處,將教學(xué)實(shí)驗(yàn)室管理職能劃歸教務(wù)處。
在高校“211工程”、“985工程”建設(shè)中,80%以上的經(jīng)費(fèi)都用于購置設(shè)備、裝備實(shí)驗(yàn)室,并且按規(guī)定用于學(xué)科建設(shè)而不是教學(xué)實(shí)驗(yàn)室上,這樣教務(wù)處的實(shí)驗(yàn)室管理職能就顯得力不從心,而留在國有資產(chǎn)處的實(shí)驗(yàn)室管理也名不正、言不順了。在這樣的背景下,“985工程”建設(shè)的高校紛紛恢復(fù)了獨(dú)立的實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備主管部門。機(jī)構(gòu)所用名稱多為實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處、實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處,其他還有資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處等不同的名字??傊瑢?shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)的意義與作用不斷被認(rèn)識和重構(gòu),甚至,有沒有專門的實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)成為學(xué)校規(guī)模、性質(zhì)、層次的一個(gè)重要標(biāo)志。
我校2011年恢復(fù)了實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處,是研究型大學(xué)中恢復(fù)成立實(shí)驗(yàn)室主管部門較晚的學(xué)校,但是,它仍有積極的意義。
實(shí)驗(yàn)室是高等學(xué)校的半壁江山,要建設(shè)一流的大學(xué),需要有一流的實(shí)驗(yàn)室為基礎(chǔ)。與學(xué)校的其他學(xué)習(xí)、工作、生活場所相比,實(shí)驗(yàn)室有極其復(fù)雜的管理內(nèi)容和豐富的內(nèi)涵。實(shí)驗(yàn)室必須有一定水平和一定數(shù)量的儀器設(shè)備;必須有配套的環(huán)境設(shè)施;必須有配套的安全環(huán)保措施;必須有滿足需要的能源和消耗材料;必須有一定技術(shù)水平和理論水平的專職技術(shù)人員和管理人員;必須有科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制;必須有適合實(shí)驗(yàn)需求的房屋條件。所有這些構(gòu)成了實(shí)驗(yàn)室獨(dú)特的管理體系[5]。
根據(jù)現(xiàn)代管理學(xué)目標(biāo)一致的觀點(diǎn),同一目標(biāo)下的各項(xiàng)工作應(yīng)集中到同一部門去歸口管理。歸口管理并非大包大攬、全能管理,而是規(guī)范管理行為、協(xié)調(diào)部門間的關(guān)系并提供服務(wù)和保障。根據(jù)職權(quán)能級原理,如果學(xué)校的實(shí)驗(yàn)室規(guī)模較小,也可設(shè)立科級機(jī)構(gòu);而學(xué)校實(shí)驗(yàn)室規(guī)模較大,則應(yīng)設(shè)立處級機(jī)構(gòu)。
高校設(shè)立實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)是十分必要的。
(1)有了歸口管理機(jī)構(gòu),就可以規(guī)范實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍管理。實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員是保障實(shí)驗(yàn)室正常運(yùn)行的主力軍,但在高校他們是不被足夠重視的群體;而有了主管部門,就可以根據(jù)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理的需要進(jìn)行人員的定編、考核、獎勵,并就實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員的晉級、進(jìn)修、培訓(xùn)爭取人事部門的政策支持。
(2)設(shè)備管理是實(shí)驗(yàn)室管理的重要內(nèi)容,若僅從資產(chǎn)理論的角度管理,不能實(shí)現(xiàn)設(shè)備效益的充分發(fā)揮。實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)不僅管實(shí)驗(yàn)室有什么,還要管實(shí)驗(yàn)設(shè)備做什么,進(jìn)而通過管理手段實(shí)現(xiàn)設(shè)備購置論證、資源配置、更新、維護(hù)、調(diào)劑、有償使用等全面管理。
(3)實(shí)驗(yàn)室的房屋條件是實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研的重要保障,主管部門可以科學(xué)協(xié)調(diào)公房、電力等部門為實(shí)驗(yàn)室排憂解難。
(4)實(shí)驗(yàn)室的安全是一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容,無論是電、氣、藥品,還是特種設(shè)備,都需要專門的管理,主管部門可以利用行政職能加強(qiáng)管理。
(5)實(shí)驗(yàn)室信息管理也是歸口管理的一項(xiàng)重要職能。一些沒有設(shè)置實(shí)驗(yàn)室管理部門的高校,難以清楚地掌握全校實(shí)驗(yàn)室的情況,容易出現(xiàn)管理空當(dāng)。
因此,高校設(shè)立實(shí)驗(yàn)室專門的管理機(jī)構(gòu)具有重要作用。許多高校,特別是高水平研究型大學(xué)在撤銷實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理機(jī)構(gòu)后,又重新恢復(fù)成立,說明了這個(gè)機(jī)構(gòu)的重要性。
高等經(jīng)過多年的發(fā)展,學(xué)校規(guī)模和教學(xué)、科研質(zhì)量都發(fā)生了很大變化,管理模式和內(nèi)容必然隨之變化。因此,實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)也發(fā)生了變化[6-8]。
實(shí)驗(yàn)室管理的主要職責(zé)包括:
(1)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃與管理制度的制定;
(2)實(shí)驗(yàn)室任務(wù)管理,如教學(xué)、科研、對外服務(wù)、文化建設(shè);
(3)經(jīng)費(fèi)管理,如設(shè)備購置費(fèi)、材料消耗費(fèi)、設(shè)備維修費(fèi)、實(shí)驗(yàn)室條件改善費(fèi)、實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行費(fèi)的管理;
(4)實(shí)驗(yàn)室用房管理,如核算、有償使用、內(nèi)部改善;
(5)實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員管理,如定編、招聘、晉級、考核、獎勵;
(6)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理,如購置論證、使用檢查、維護(hù)運(yùn)行;
(7)設(shè)備資產(chǎn)管理,如設(shè)備、軟件、家具的采購管理、建賬、報(bào)廢;
(8)實(shí)驗(yàn)室安全管理,如特種設(shè)備、輻射、化學(xué)危險(xiǎn)品、保?。?/p>
(9)實(shí)驗(yàn)室的評審、認(rèn)證、評估、評價(jià)、驗(yàn)收;
(10)實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)與上報(bào)、報(bào)道。
上述管理職責(zé)中,實(shí)驗(yàn)室規(guī)劃和制度建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)室信息管理和實(shí)驗(yàn)室安全管理無可爭議地由實(shí)驗(yàn)室主管部門負(fù)責(zé),許多高校也是這樣做的;而實(shí)驗(yàn)室任務(wù)管理、實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)管理和實(shí)驗(yàn)室的評估、評審則由不同的部門負(fù)責(zé)。
實(shí)驗(yàn)室的任務(wù)是管理者必須關(guān)注的,因?yàn)橐磺泄芾砘顒佣际菫榱送瓿扇蝿?wù)。實(shí)驗(yàn)室的任務(wù)主要有實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研實(shí)驗(yàn)和對外服務(wù)。實(shí)驗(yàn)教學(xué)一般由教務(wù)處管理,因?yàn)閷?shí)驗(yàn)教學(xué)在人才培養(yǎng)中起著重要作用,并且與理論教學(xué)密不可分,實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)的下達(dá)和質(zhì)量檢查都應(yīng)由教務(wù)部門負(fù)責(zé)。科學(xué)研究項(xiàng)目一般由科技處組織申報(bào)、鑒定和驗(yàn)收,并進(jìn)行成果統(tǒng)計(jì)。實(shí)驗(yàn)室主管部門要為教學(xué)、科研任務(wù)的完成提供條件保障,也要掌握實(shí)驗(yàn)室的任務(wù)信息。實(shí)驗(yàn)室對外服務(wù)一般由實(shí)驗(yàn)室主管部門直接管理,最主要的是大型精密儀器設(shè)備開放共享管理,這是實(shí)驗(yàn)室主管部門的重要職責(zé)[9-11]。
實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備管理是實(shí)驗(yàn)室管理的主要內(nèi)容之一。設(shè)備管理包括采購管理、設(shè)備資產(chǎn)賬-物管理和使用管理。關(guān)于采購管理,有的學(xué)校在實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備主管部門設(shè)采購中心,有的學(xué)校設(shè)置獨(dú)立的采購招標(biāo)中心。筆者認(rèn)為獨(dú)立的采購中心能夠客觀地管理和規(guī)范采購工作,分解和化解實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部門的責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn),與實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備主管部門相互配合、相互制約,是值得推廣的一種管理模式。設(shè)備資產(chǎn)賬-物管理既包括實(shí)驗(yàn)室設(shè)備,也包括其他設(shè)備。高校中實(shí)驗(yàn)室設(shè)備是學(xué)校設(shè)備的主體,占有較大比例,除了賬目管理,還有使用效益管理、維護(hù)和維修、計(jì)量檢測等。
實(shí)驗(yàn)室的經(jīng)費(fèi)包括設(shè)備購置費(fèi)、實(shí)驗(yàn)消耗費(fèi)、設(shè)備維修費(fèi)、實(shí)驗(yàn)室條件改善費(fèi)等常規(guī)運(yùn)行經(jīng)費(fèi)。一些學(xué)校還設(shè)有鼓勵性質(zhì)的經(jīng)費(fèi),如大型精密儀器開放基金、實(shí)驗(yàn)技術(shù)成果獎勵基金、實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員獎勵津貼等。
上述經(jīng)費(fèi)都應(yīng)該由實(shí)驗(yàn)室主管部門管理,其中設(shè)備購置經(jīng)費(fèi)管理模式需要探討。高校設(shè)備購置費(fèi)有2個(gè)主要來源:一是學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi),另一個(gè)是教學(xué)設(shè)備費(fèi)。學(xué)校的規(guī)模與層次不同,2項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的比例也不同,如研究型大學(xué)的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)中,設(shè)備購置費(fèi)遠(yuǎn)大于教學(xué)設(shè)備費(fèi)。一般學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)由學(xué)校學(xué)科建設(shè)辦公室或科技處組織論證,教學(xué)設(shè)備費(fèi)由教務(wù)處組織論證。實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備主管部門參與論證并負(fù)責(zé)執(zhí)行。學(xué)校所有的設(shè)備購置費(fèi)都應(yīng)該劃撥到實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備主管部門的賬號統(tǒng)一管理,便于設(shè)備購置經(jīng)費(fèi)的調(diào)配。
實(shí)驗(yàn)室的評估、評審是保證實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理質(zhì)量、充分發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室效益的重要手段,主管部門應(yīng)該積極支持、全力推進(jìn)。但由于上級對口部門不同,必須區(qū)別對待。例如:實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心由高教司負(fù)責(zé),重點(diǎn)在于教學(xué)改革,因此教務(wù)處應(yīng)該發(fā)揮主要作用;而國家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室評審由科技司負(fù)責(zé),重點(diǎn)考察科研成果,因此科研處應(yīng)該發(fā)揮主要作用。目前,由于管理重心的下移,評估評審的責(zé)任落在院系和實(shí)驗(yàn)室。
對實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員的管理,由于實(shí)驗(yàn)室主管部門與人事部門的管理有交叉,所以實(shí)驗(yàn)室主管部門對實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員的管理有所側(cè)重。首先,實(shí)驗(yàn)室的主力是教師和研究人員,因此實(shí)驗(yàn)室主管部門主要是根據(jù)工作任務(wù)進(jìn)行定編;其次,人員的考核評職是人事處的工作,實(shí)驗(yàn)室主管部門的工作就是為實(shí)驗(yàn)室人員的考核和晉級創(chuàng)造條件,如設(shè)置獎勵、提供學(xué)術(shù)交流的平臺等。
安全管理是實(shí)驗(yàn)室管理的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容,盡管一些學(xué)校有獨(dú)立的安全管理部門,但多數(shù)學(xué)校的技術(shù)安全管理和環(huán)保管理在實(shí)驗(yàn)室主管部門。要設(shè)立機(jī)構(gòu)(如技術(shù)安全科或安全環(huán)??疲┎⒚鞔_職責(zé),而消防和防盜應(yīng)由治安部門負(fù)責(zé)。
高校實(shí)驗(yàn)室主管部門要處理好以下3種關(guān)系。
(1)管理與服務(wù)的關(guān)系。學(xué)校的行政部門代表學(xué)校行使管理職責(zé),在制定規(guī)章制度、監(jiān)督檢查制度落實(shí)情況和任務(wù)完成情況等方面進(jìn)行管理,并要為管理對象、為教學(xué)科研提供良好的服務(wù)。特別是實(shí)驗(yàn)室主管部門,既要為實(shí)驗(yàn)室提供制度、政策的保障,也要提供物資、設(shè)備、環(huán)境的保障。新形勢下,實(shí)驗(yàn)室管理部門的服務(wù)職能將越來越大于管理職能。
(2)校機(jī)關(guān)與院系的關(guān)系。院系與校機(jī)關(guān)的部處是平級單位,但主管部門對院系某些方面的工作有管理職責(zé);而院系也有相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)和崗位。要充分發(fā)揮院系的管理作用,因?yàn)樗麄兏淤N近一線,了解實(shí)情。要對院系的主管人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)并給予工作上的肯定。隨著管理重心的下移,校級主管部門將會相對精煉,院系的自我管理和服務(wù)會進(jìn)一步增強(qiáng)。
(3)職能部(處)的關(guān)系。實(shí)驗(yàn)室的綜合性很強(qiáng),其工作與教務(wù)處、科技處密不可分,與人事處、資產(chǎn)處也有直接的關(guān)系。實(shí)驗(yàn)室主管部門要很好地協(xié)調(diào)與各部(處)的關(guān)系,共同為實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)與發(fā)展目標(biāo)做貢獻(xiàn)。因此,對實(shí)驗(yàn)室的工作,實(shí)驗(yàn)室主管部門有首問責(zé)任,協(xié)調(diào)與協(xié)同各部門做好實(shí)驗(yàn)室工作。
高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室管理是一項(xiàng)十分有意義的工作,而且內(nèi)涵豐富、任務(wù)艱巨,對教學(xué)、科研起著重要的保障作用。實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)是全校實(shí)驗(yàn)室歸口管理部門,盡管各校體制和管理模式不同,管理機(jī)構(gòu)的名稱和分工有所不同,但管理的基本職責(zé)是相同的。實(shí)驗(yàn)室主管部門要成為傾聽實(shí)驗(yàn)室呼聲、為實(shí)驗(yàn)室撐腰的“娘家”,協(xié)調(diào)部門關(guān)系、協(xié)同各方力量共同建設(shè)實(shí)驗(yàn)室的“管家”,制定規(guī)章、指導(dǎo)管理、評估評價(jià)的專家。實(shí)驗(yàn)室管理部門要以“保障教學(xué),服務(wù)科研,規(guī)范管理,高效運(yùn)行,優(yōu)化資源,提升效益,研究探索,追求卓越”的理念,為高校的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理做出不懈的努力。
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