□文/李 紅

（河北省泊頭市王武莊鎮(zhèn)政府 河北·泊頭）

一、檔案管理存在的問題

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，特別是我國社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，亟待人們加以解決。

（一）人事檔案管理混亂。人事檔案本身的缺陷就不斷突出，非規(guī)范化的操作，致使檔案的社會信度和效度大大降低，傳統(tǒng)人事檔案以控制人和制約人為根本出發(fā)點，強調(diào)的是“檔隨人走、人檔不分”的封閉式管理，舊式的管理模式中涉及的是個人的思想品質(zhì)、家庭背景、社會關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，涉及工作能力、專業(yè)特長的方面較少。重學(xué)歷、輕能力、重歷史、輕現(xiàn)實，檔案材料收集不全、新材料補充不及時、不能反映個人的真實面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出。傳統(tǒng)人事檔案缺乏行政控制，加深了行政的“隨意性”。

傳統(tǒng)的人事檔案在某些時候成為了領(lǐng)導(dǎo)干部們壓制人的一種手段，人事部門只管人，不管事，在管人的過程中，全憑領(lǐng)導(dǎo)干部的偏好來進行人事的裁定，而對“單位人”的品行和工作鑒定處于極度的信息不對稱當(dāng)中，更有甚者把稱職寫成不稱職，把不稱職寫成稱職，個人的隨意性大，因此檔案神圣化就變成了一種權(quán)力的象征，成為操縱人的一種手段，本身是屬于“公權(quán)力”，現(xiàn)在變成了“私權(quán)利”，至于個人的思想品德，更是領(lǐng)導(dǎo)干部一人說了算，全憑領(lǐng)導(dǎo)的個人專斷的“定性描述”，加深了行政的“隨意性”。

（二）管理人員配置不足。管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是，由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。

（三）人事檔案的“克隆現(xiàn)象”嚴重。一個人在正常的情況下只有一份檔案，重建檔案的前提是檔案的遺失或者損壞，如果在原有人事檔案存在的前提下，只因為無法轉(zhuǎn)檔而重建檔案，從嚴格意義上講是違背人事檔案原則的，有些人本想從正規(guī)的途徑調(diào)走檔案，但因為原單位不肯放人，不轉(zhuǎn)檔，新用人單位在“無奈良計”的條件下的緩兵之計，“檔案克隆”的現(xiàn)象源于對高級人才的爭奪戰(zhàn)，普遍存在于事業(yè)單位的技術(shù)人才，為了留住人才，不惜作“克隆檔案”，擾亂了檔案管理的正常秩序。

二、檔案管理問題形成的原因

（一）收集的對象范圍太窄。一些人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實上，人事檔案并不是人物檔案或名人檔案，其收集的對象范圍不應(yīng)只局限于著名人物和主要領(lǐng)導(dǎo)人，而應(yīng)是單位的每一個員工。無論員工現(xiàn)任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關(guān)其個人的材料，都是單位的寶貴財富，人事部門均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。

（二）整理不規(guī)范。整理人事檔案是一項細致的技術(shù)性較強的工作，在《干部檔案整理工作細則》中曾明確要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用的目的”。同樣，對于人事檔案工作來說也應(yīng)如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

（三）員工人事檔案意識淡薄。有一部分員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視，認為人事檔案是“身外之物”，可有可無，要用時想到、不用時不要，認為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展，有意無意地就遺棄了檔案。中新網(wǎng)曾經(jīng)公布了一項調(diào)查數(shù)據(jù):在2，068名被調(diào)查者中，認為“工作中注重的是能力，檔案沒用”的占到被調(diào)查者人數(shù)的49.03%，另有12.33%的人表示“無所謂”，只有38.64%的人認為“擇業(yè)自由，但檔案不能遺棄”。這些數(shù)據(jù)將目前社會上人事檔案意識淡薄的事實擺在我們面前，機制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進，但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴重的，這是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要原因。

三、人事檔案管理對策

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案工作重要性的認識。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時，按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進行。

（二）加大對硬件設(shè)施的投入，進一步夯實檔案工作基礎(chǔ)。按照人事檔案管理規(guī)定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

（三）提高檔案管理人員管理水平。加強對管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。

總之，通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，為社會經(jīng)濟發(fā)展提供強有力的保障。

［1］雅克·蒂洛基恩·克拉斯曼.倫理學(xué)與生活.興界圖書出版社.

［2］林濱，賀希榮，羅明星.全球化視野中的倫理批判與道德教育的重構(gòu).人民出版社.

［3］李兵琴.淺議人事檔案管理.中小企業(yè)管理與科技，2009.34.

［4］吳琪.淺析人事檔案管理.現(xiàn)代企業(yè)教育，2008.6.