劉剛　萬秋霞　古勇

【摘 要】筆者根據多年從事高校接待工作的經驗，從數據快速共享、管理集中唯一、指令迅速下達的角度出發(fā)，利用數據庫設計軟件Powerdesigner和Oracle 10g數據庫，開發(fā)出了學校公務接待管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)力求突破條塊分割的接待模式，以期在實際使用過程中，提高接待工作的效率，減輕接待人員事務性任務的工作量，從而更好地完成日益增多的高校接待工作任務。

【關鍵詞】C/S模式；公務接待；管理系統(tǒng)

近年來，隨著我國高等教育的迅速發(fā)展和高校社會服務功能發(fā)揮的不斷擴大與深入，高校之間、高校與各級政府和企業(yè)等社會各界的交流也日漸增多，舊有條塊分割的接待模式已無法很好地滿足現(xiàn)狀。如何在一個統(tǒng)一的平臺下實現(xiàn)接待信息迅速共享，并根據接待任務變化迅速下達指令，從而讓接待工作更加高效、科學、規(guī)范，成為了一個很有必要研究的課題。針對以上問題，能否利用管理信息系統(tǒng)進行解決，國內暫時還沒有相關的成功案例或系統(tǒng)研究，筆者對學校公務接待管理系統(tǒng)進行了調研、探索，以數據快速共享、管理集中唯一、指令迅速下達為基本目標，開發(fā)出了學校公務接待管理系統(tǒng)，力圖實現(xiàn)接待項目、接待資源和接待工作人員調配等各環(huán)節(jié)的有效整合和優(yōu)化，以提高接待工作的效率。

一、需求分析

（1）接待資源管理。接待資源管理是整個公務接待過程的基礎工作，為接待工作建立一個資源庫，對接待所需資源的管理，包括酒店、賓館、景點等資源信息和人員信息的管理與更新維護。（2）公務接待安排。此部分是整個接待的核心內容，根據具體的接待流程可以分為三個部分：一是接待工作的前期準備。包括以下內容：對來訪單位、來訪人員情況的登記，主要是新增、修改、刪除等操作。二是接待工作的具體實施。包括導出接待工作方案、短信聯(lián)系所有訪客、參會人員以及相關活動項目工作人員等。三是接待工作的總結。包括接待日志，總結經驗、教訓，以便日后進行相關的信息查詢。（3）禮品管理。學校辦公室負責禮品進出的統(tǒng)一管理，向禮品商家進貨，并向負責接待的相關部門和單位發(fā)送禮品，以及對禮品的庫存盤點，涉及到的工作環(huán)節(jié)主要包括禮品的品類維護、入庫管理、出庫管理、庫存的盤點匯總等。（4）信息交流平臺。由于整個接待過程涉及到的人員類多量大，涉及接待聯(lián)絡人、具體經辦人、嘉賓及陪同人員、來訪客人等，通過系統(tǒng)以短信形式進行工作的通知和調配，將會大大減少繁瑣的通訊工作量。（5）系統(tǒng)管理。主要是對系統(tǒng)用戶的管理和系統(tǒng)的初始化配置。

二、系統(tǒng)設計

（1）功能模塊。根據前文對系統(tǒng)需求的詳細分析，將數據進行整合描述，可以得到如圖1所示的功能模塊設計。

其中，幾個重點的功能模塊具體說明如下：第一，數據字典管理。數據字典是本系統(tǒng)設置的基礎模塊和重點模塊，如圖2，可以根據需要進行增加、修改、刪除某個項目。如可以將來訪單位類型分類定義為部屬院校、省屬院校、民辦高校、上級領導等。

第二，文檔模板管理。主要是指將系統(tǒng)內的信息導出成word文檔時需要的模板。此處可以將用戶自己建立的word模板進行導入、修改、刪除等操作。第三，接待成員管理。主要是對接待環(huán)節(jié)中各個主要項目、輔助項目相關的工作人員的管理，而工作人員又可以分為主要接待負責人、參會陪同人、具體實施人，在這里實現(xiàn)對某個項目新增、修改、刪除某個類別的工作人員。第四，接待記錄管理。包括新增、修改、刪除某個接待事件相關的信息，并自動生成接待事件編號。這里關聯(lián)到了資源管理模塊，包括對相關資源的錄入、資源聯(lián)系人的管理、預訂資源等操作。第五，禮品管理。包括禮品類別的新增、修改、刪除；禮品入庫單、禮品出庫單的查詢、新增、修改、刪除、打印等庫存跟蹤管理，包括查詢某個時間點，某件禮品的庫存數量等。第六，短信平臺管理。本系統(tǒng)采用了用于收發(fā)短信的設備短信貓，在需要收發(fā)短信的時候，在短信貓里面插入SIM卡，通過數據線和計算機相連，在相應的系統(tǒng)軟件中就可以實現(xiàn)短信收發(fā)的功能。該設備是通過計算機的串口進行通訊，通過AT指令進行控制，本系統(tǒng)只需要調用二次開發(fā)包或者控件中的API即可實現(xiàn)。（2）數據庫。本系統(tǒng)采用的數據庫設計軟件是Powerde

signer。利用該軟件可以設計概念數據模型，這種模型也即

CDM。然后再將CDM轉換為計算機上某個DBMS所支持的數據模型，這樣的模型就是物理數據模型，即PDM，然后再根據

PDM圖生成創(chuàng)建數據庫表。經過上文的需求分析，本系統(tǒng)數據庫中設計了基本的16個數據表，分別是：用戶表、數據字典表、文檔模板表、來訪單位表、訪客信息表、接待記錄表、活動安排表、資源庫列表、資源聯(lián)系人、已預定資源表、禮品類別表、禮品出庫單、禮品入庫單、庫存日志表、短信發(fā)送表、短信接收表。

三、系統(tǒng)實現(xiàn)

（1）開發(fā)工具與環(huán)境。本系統(tǒng)采用的是客戶機/服務器

（Client/Server）體系結構，是將應用系統(tǒng)從邏輯結構上劃分為了客戶端和服務器端，Client端軟件能夠請求服務器軟件提供的資源和服務，通過充分利用兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢，將任務合理分配到Client端和Server端來實現(xiàn)，降低了系統(tǒng)的通訊開銷。針對本系統(tǒng)運行環(huán)境主要是校園局域網，本系統(tǒng)的設計策略是先建立C/S結構的局域網絡應用，再向Internet/Intranet模式下數據庫應用過渡，相對而言易于把握、成本較低的。基于此C/S系統(tǒng)結構，鑒于Powerbuilder強大的數據庫連接能力和查詢、報表和圖形功能，有著面向對象技術與良好的可視化的應用開發(fā)環(huán)境，以及有著與數據庫設計軟件Powerdesigner良好的結合性，本系統(tǒng)選用了以Powerbuilder為開發(fā)平臺，Oracle 10g為后臺數據庫。（2）部分重要功能的實現(xiàn)。第一，判斷同一個預定資源是否有時間沖突。在這里提供一個算法，具體可通過一個函數或存儲過程來實現(xiàn)。算法輸入：活動地點act_add、活動日期

act_date、新預設的起始時間set_start、預設的結束時間set_end、沖突標記符flag_clash。算法輸出：沖突標記符flag_clash。算法過程如下：一是根據活動日期act_date、活動地點act_add取出在同一天同一地點已經作了安排的接待記錄，可以用游標實現(xiàn)，并設置沖突標記符flag_clash初始值為false。二是對上一步結果集的記錄進行循環(huán)地逐一查詢，讀取每條記錄中的活動起始時間s_time，結束時間e_time。三是將s_time，e_time和將要預設的起止時間set_start、set_end比較，考慮到兩場活動之間需要預留間隔以便重新布置，所以可以預設一個間隔時間t_re

served。若set_end>s_time且set_start

四、系統(tǒng)測試及運行效果

前文主要論述的是系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)，貫穿整個過程的還有一個重要的工作，那就是軟件測試。測試工作滲透到系統(tǒng)分析、設計直到編程的各個環(huán)節(jié)中。通過基于不同的運行環(huán)境，建立不同權限的系統(tǒng)用戶，不同類型的來訪單位及成員，不同的資源類型，安排不同的活動日程等，按照接待的流程和各自的功能進行了測試，包括對各個功能相關數據的新建、查詢、修改、導出、刪除等。不過軟件測試工作還將伴隨著用戶的使用過程，以便系統(tǒng)不斷修正與更新，力求能更好地滿足實際需求。（圖4為系統(tǒng)運行效果圖）

本系統(tǒng)的開發(fā)，將工作人員從繁重細瑣的事務性工作中解脫出來，為高校學校公務接待提供了一個高效、科學和規(guī)范的管理平臺，作為階段性成果，本系統(tǒng)還有待經過實踐的進一步檢驗，進行個性化開發(fā)和升級，為以后承擔如高校校慶、大型活動的接待任務提供準備。

基金項目：本文是中南財經政法大學高等教育研究項目《學校公務接待管理系統(tǒng)項目開發(fā)》研究成果。