淺析施工企業(yè)如何做好聲像檔案管理工作

馬莉 孫智偉 馬寧

施工企業(yè)工程聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，它是在工程施工建設(shè)、施工管理過程中直接形成的，具有保存價值的照片、底片、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。隨著施工進程的不斷發(fā)展，反映施工建設(shè)和原始面貌的照片、錄像等不同載體的檔案材料起來越多，它具有直觀性、生動的形象，可以圖文并茂地反映工程施工建設(shè)的狀況，具有文字檔案無法取代的優(yōu)勢和特點，是企業(yè)工程檔案重要的組成部分。然而由于聲像檔案在檔案管理中較容易被忽視，企業(yè)施工聲像檔案在管理和開發(fā)利用方面還存在一些問題。下面就施工企業(yè)如何做好聲像檔案的管理進行探討：

1.聲像檔案管理中的問題

1.1施工項目檔案流失嚴重

各施工項目部每次重大活動、召開重要會議，都有專業(yè)人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或在電視臺發(fā)布，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是各項目施工地點分散，人員流動性大，多個部門同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。負責(zé)人及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有嚴格執(zhí)行歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為己有或是下落不明，又造成檔案的流失。

1.2聲像檔案歸檔不及時不完整

歸檔完整率低，首先是攝影錄像人員的問題。攝錄人員直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。在攝錄人員并非專業(yè)技術(shù)人員，對工程檔案攝錄內(nèi)容和要求以把握，往往只關(guān)注拍攝技能、工程形象，反而把施工技術(shù)環(huán)節(jié)給忽視了；由于拍攝多為業(yè)務(wù)部門，其自身的工作特點攝錄內(nèi)容多側(cè)重工程開工、儀式、外觀，對在建工程不能結(jié)合工程施工、主體等整個流程攝制，沒有側(cè)重技術(shù)層面的局部和細節(jié)，此外由于經(jīng)費或其它原因造成無法結(jié)合工程施工進度將反應(yīng)工程聊城市的照片錄像進行定期拍攝，失去了許多拍攝機會而影響了工程聲像檔案的完整性。

1.3歸檔的特殊要求不能滿足

聲像檔案的特點決定了其歸檔的特殊要求：及時歸檔、影像輸以文字說明，照片底片同時歸檔。聲像檔案有較強的時效性，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也很難追憶齊全和準確。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。在實際聲像檔案管理中常有積壓的照片、底片和錄像帶沒歸檔的情況，時間一長沒有人能說清楚這些資料的來龍去脈，發(fā)揮不了其應(yīng)有的作用。

2.加強聲像檔案管理工作的對策及建議

2.1加強宣傳、加強管理，采取有效的保障措施，狠抓制度落實

使聲像檔案管理有序化，規(guī)范化，標準化。

（1）首先要爭取宣傳主管部門的大力支持，提高全員特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員的檔案意識，營造良好的檔案工作氛圍；結(jié)合施工生產(chǎn)經(jīng)營工作，通過室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（2）施工項目部要建立相應(yīng)的管理制度，并強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理制定一套嚴格的制度，形成產(chǎn)生→收集→歸檔→保存→利用的系統(tǒng)管理模式，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作，防止分散流失，杜絕歸為己有。對有保存價值的聲像檔案要定期向檔案室移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套保障措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

2.2加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案部門要加大對各項目部的檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)力度。定期開展對各項目部的檔案檢查及業(yè)務(wù)交流指導(dǎo)工作。檔案部門主動加強對聲像檔案音視頻文件攝錄標準的質(zhì)量控制和源頭干預(yù)，并將聲像檔案的收集積累工作拓展到對攝錄器材以及攝錄存儲介質(zhì)的挑選和購買，拓展到對攝錄人員進行指導(dǎo)與培訓(xùn)，實現(xiàn)音視頻文件錄制質(zhì)量與錄制格式的規(guī)范化和標準化。

2.3全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集。

（1）通過正常移交接收。

（2）重點工程項目、重點科室，重點收集。對公司立檔重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。

（3）重點人員（攝錄人員）直接征集。

（4）建議檔案部門參與公司各類重大活動。針對重大活動、重要會議，聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案室直接參與的辦法，由主辦部門通知檔案部門派專人負責(zé)各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動產(chǎn)生的檔案特別是聲像檔案，得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便日后各方面利用。

2.4檔案部門嚴格校驗聲像文件資料并妥善保存

檔案部門主動加強對歸檔聲像文件的嚴格校驗并妥善保存。聲像檔案信息在其制作、保存和利用過程中，應(yīng)避免遭到破壞或更改，確保其真實性、完整性和有效性，對含有重要或敏感信息的聲像檔案還要確保機密性。

首先要做到嚴接收：堅持歸檔聲像文件入庫格式的規(guī)范化、入庫內(nèi)容的選擇性。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）的要求，對歸檔的聲像文件的真實性、完整性、有效性必須進行檢驗和審核。把好對擬歸檔聲像文件所記載內(nèi)容的挑選關(guān)；把好對擬歸檔聲像文件格式的校驗關(guān)；把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關(guān)。

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，加強聲像檔案的管理，努力提高聲像檔案工作的管理水平，從而推動企業(yè)檔案整體工作的進行。

其次要對聲像檔案采取相應(yīng)的安全措施妥善保存：

（1）做好提前備份工作，避免因存儲介質(zhì)損壞或技術(shù)淘汰危及聲像檔案安全。

（2）對歸檔的聲像檔案要定期檢查。

（3）對存儲介質(zhì)要適時更新，盡可能保存母帶、提高存儲載體質(zhì)量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號等方式，都是提高更新質(zhì)量、降低更新?lián)p失的有效方法。

（4）對存儲信息要適時遷移，適時采取數(shù)字錄音方式按照最新的技術(shù)標準轉(zhuǎn)錄備份，并實現(xiàn)規(guī)模化集中儲存和備份。

（5）操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件的同步保留與及時備份。

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