加強(qiáng)區(qū)域檔案資源整合之對策思考

蔣麗芳（無錫新區(qū)檔案館，江蘇無錫，214023）

加強(qiáng)區(qū)域檔案資源整合之對策思考

蔣麗芳（無錫新區(qū)檔案館，江蘇無錫，214023）

科學(xué)地整合、合理地利用檔案信息資源，是檔案部門更好地服務(wù)于黨和國家中心工作、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一項重要舉措。為此，我們對無錫新區(qū)檔案資源情況進(jìn)行了調(diào)查，并在調(diào)查的基礎(chǔ)上做了一些分析與思考，對提升全區(qū)檔案工作水平有著十分重要的意義。

一、無錫新區(qū)檔案資源現(xiàn)狀

無錫新區(qū)1992年啟動開發(fā)建設(shè)，經(jīng)過幾次區(qū)劃調(diào)整，區(qū)域面積從5.45平方公里擴(kuò)大到220平方公里。現(xiàn)轄無錫（太湖）國際科技園、無錫空港產(chǎn)業(yè)園、吳文化博覽園、工業(yè)博覽園、無錫新加坡工業(yè)園、無錫出口加工區(qū)等若干功能園區(qū)和六個街道，居住人口近65萬。

無錫新區(qū)經(jīng)過這二十年的發(fā)展，目前以占全市6%的人口、土地，創(chuàng)造了全市15%以上的地區(qū)生產(chǎn)總值、25%規(guī)模以上的工業(yè)產(chǎn)值、40%的服務(wù)外包產(chǎn)值、45%的高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)產(chǎn)值以及50%的到位外資；累計批準(zhǔn)注冊外資突破100億美元，實際到位外資80多億美元，世界500強(qiáng)跨國公司已有80多家投資了100多個項目。傳感網(wǎng)研發(fā)應(yīng)用躋身世界先進(jìn)行列，光伏太陽能電池組件制造技術(shù)和產(chǎn)值居世界首位，集成電路制造技術(shù)和產(chǎn)值居全國第一，成為全國最大半導(dǎo)體生產(chǎn)基地。無錫高新區(qū)的綜合實力和創(chuàng)新能力躋身全國各類國家級高新區(qū)的先進(jìn)行列，是江蘇省唯一國家火炬計劃實施20周年先進(jìn)開發(fā)區(qū)，江蘇省唯一首批進(jìn)入中央命名的海外高層次人才創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)基地，江蘇省唯一與科技部合作共建的國家創(chuàng)新型園區(qū)。經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，為檔案資源提供了豐富的來源。

無錫新區(qū)檔案館于1998年成立，2002年從黨政機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)檔案管理部門上升為綜合檔案館。現(xiàn)有館藏檔案63876卷122313件。新區(qū)有近百家各級黨政機(jī)關(guān)直屬單位和數(shù)千家企業(yè)、科技事業(yè)單位，其中分屬各個業(yè)務(wù)主管部門的庫藏量在三萬卷以上至數(shù)十萬卷不等的（公、檢、法、工商、稅務(wù)、房產(chǎn)、地籍、交通、人才、社保等）檔案室就有十多家——這些檔案室已構(gòu)成了全區(qū)龐大的檔案資源網(wǎng)絡(luò)。

近十年來，通過無錫新區(qū)各級各類檔案部門的共同努力，全區(qū)建立了完善的檔案法規(guī)體系，社會檔案意識有了很大提高。工作領(lǐng)域不斷拓寬，建檔覆蓋面陸續(xù)擴(kuò)大，不僅是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位有比較健全的檔案體系，一些新興行業(yè)、民營企業(yè)也建立了頗具規(guī)模的檔案系統(tǒng)。許多反映本地區(qū)本部門重大活動重大事件的檔案資料被接收進(jìn)館，館藏結(jié)構(gòu)有了顯著改變?，F(xiàn)代化管理手段的運(yùn)用，使檔案利用效率和利用方式都發(fā)生了變化。各級政府增加對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，各級檔案部門檔案保管條件的明顯改善，這些都為檔案資源建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)、提供了一定的保障。

在調(diào)查中我們可以看到，本區(qū)域內(nèi)雖然有龐大的檔案工作網(wǎng)絡(luò)和豐富的檔案信息資源，但從檔案資源整合的要求上看還存在許多問題，主要表現(xiàn)在：

——檔案資源分散，條塊分割，各自為政，信息不通。涉及公民個人權(quán)益的教育、醫(yī)療、征收、社會保障等檔案，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門建檔、保存和提供利用。對于他們的檔案信息情況，檔案管理部門難以掌握。

——管理水平參差不齊。一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案不能按照《檔案法》的規(guī)定向國家綜合檔案館移交。這樣，每個部門都要有相應(yīng)的管理人員，也需要配置必要的檔案柜等檔案設(shè)備，很容易造成重復(fù)投資建設(shè)。另外，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、人員素質(zhì)和掌握技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的能力及水平等各種因素的限制，各個單位的檔案管理水平、信息開發(fā)利用、現(xiàn)代化管理等諸多方面存在著較為明顯的差異。

——綜合檔案館的館藏結(jié)構(gòu)單一，不夠合理。主要以本地區(qū)政府機(jī)構(gòu)的檔案為主，而反映本地區(qū)傳統(tǒng)文化、特色經(jīng)濟(jì)等方面的檔案還不完善。這大多是由于歷史遺留因素的關(guān)系，在檔案移交和接收中檔案館不自覺地將一個單位的檔案人為地進(jìn)行了分割，只接收文書檔案，忽略了對科技、專門檔案的接收。長此以往就造成了這樣的后果，致使館藏結(jié)構(gòu)單一，內(nèi)容不豐富。國家檔案資源效用得不到有效發(fā)揮，妨礙了檔案信息資源的社會共享。

——現(xiàn)代化管理程度不高，難以實現(xiàn)信息共享。目前，各個單位都在搞信息化建設(shè)，雖然工作手段有較大改善，但由于對檔案信息的要求和標(biāo)準(zhǔn)滯后，信息的交換和共享暫時無法實現(xiàn)。

二、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的對策思考

（一）統(tǒng)一認(rèn)識，樹立信心，堅持依法整合檔案資源

檔案是人類社會活動的真實記錄，檔案工作是人類社會的記憶工程。保護(hù)檔案的安全，管好用好這有限的人類記憶的資源，為現(xiàn)實服務(wù)，為后人留下一筆財富，這對于檔案部門來說責(zé)無旁貸。

檔案資源整合不是一個單純的業(yè)務(wù)問題，它涉及到體制、機(jī)制，涉及到方方面面，牽一發(fā)而動全身，不能一蹴而就。因此我們要有充分的思想準(zhǔn)備，要提高認(rèn)識、統(tǒng)一思想、樹立信心，做好打攻堅戰(zhàn)的準(zhǔn)備。在檔案資源整合工作中，必須堅持依法治檔，按章辦事，制度先行，健全和完善檔案管理法規(guī)體系。要實事求是，結(jié)合本地情況，有針對性地分步進(jìn)行。

（二）強(qiáng)化職能，理順關(guān)系，明確檔案資源歸屬與流向

在檔案資源整合中，一定要強(qiáng)化檔案局的行政主管職能。新區(qū)作為高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)密集區(qū)，經(jīng)濟(jì)活動和公共事務(wù)中形成的文件、資料和數(shù)據(jù)量龐大，需具有較強(qiáng)的管理和技術(shù)基礎(chǔ)。要加強(qiáng)轄區(qū)內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展的統(tǒng)籌規(guī)劃，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，更好地發(fā)揮社會服務(wù)功能。要通過轉(zhuǎn)變和增強(qiáng)職能，使新區(qū)真正形成以檔案行政管理部門為指導(dǎo)，以綜合檔案館為主體，以基層檔案室為基礎(chǔ)，管理有序、服務(wù)到位且具有新區(qū)特色的檔案事業(yè)管理體系，從而更好地為新區(qū)各項工作服務(wù)。

各級綜合檔案館是國家檔案資源的保管基地和利用中心。應(yīng)采取積極有效的方式，整合本地區(qū)的國家檔案資源，強(qiáng)化綜合檔案館的主體地位。一種模式是將轄區(qū)內(nèi)專業(yè)檔案館的檔案歸并到綜合檔案館，充分發(fā)揮綜合檔案館的專業(yè)優(yōu)勢，進(jìn)行集中保管、統(tǒng)一規(guī)劃、科學(xué)配置、有效利用，既方便百姓查閱利用，又能有效克服資源的重復(fù)配置。如安徽巢湖市和縣檔案管理模式就是有效整合檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案整體資源優(yōu)勢，為社會提供全面優(yōu)質(zhì)高效的模式典范。另外，也可嘗試建立中心檔案館體制，“以綜合檔案館為中心檔案館，專門和部門檔案館為分館，并且在業(yè)務(wù)上受中心檔案館的管理和指導(dǎo)”，充分發(fā)揮綜合性檔案館地區(qū)信息中心的作用，倡導(dǎo)檔案管理的集約化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案館在社會上發(fā)揮服務(wù)功能。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，為檔案資源整合工作打好基礎(chǔ)

館庫建設(shè)是檔案資源建設(shè)的硬件保障。館庫建設(shè)與資源建設(shè)關(guān)系重大，相輔相成?！笆濉逼陂g，我們要把館庫建設(shè)作為重要基礎(chǔ)性工作加以推進(jìn)，積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。要按照面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、具備檔案安全保障能力和公共服務(wù)能力的新型公共檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，全面規(guī)劃檔案館新館建設(shè)，為資源整合的順利開展、檔案資源的永久安全保管，提供基礎(chǔ)條件保障。

（四）改善結(jié)構(gòu)，注重特色，調(diào)整檔案接收征集范圍

綜合檔案館結(jié)構(gòu)的不盡合理，制約著其社會服務(wù)功能的發(fā)揮。因此，檔案局（館）應(yīng)重視加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，努力優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。一是要建立和完善征集工作機(jī)制，加大向社會征集檔案資料的工作力度，認(rèn)真分析本地區(qū)檔案資源情況，全面掌握檔案資源信息，大力拓展檔案征集渠道，建立征集網(wǎng)絡(luò)，積極主動、卓有成效地開展征集工作。二是要注意接收不同門類、不同載體的檔案資料，特別要注意接收本地區(qū)名優(yōu)特新的產(chǎn)品和反映地方特色的人物、自然、經(jīng)濟(jì)、文化、歷史狀況的檔案資料，以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，增加館藏檔案特色。三是要注意收集與人民群眾生活密切相關(guān)的檔案信息，如婚姻登記、房產(chǎn)交易、社會保障等方面的檔案，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，提高館藏檔案信息的實用性，增強(qiáng)為社會公眾提供檔案信息服務(wù)的能力。四是加強(qiáng)重大活動檔案的征集進(jìn)館工作。

（五）加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，實現(xiàn)檔案資源社會共享

檔案的信息化建設(shè)，為檔案資源共享提供了可能。特別是當(dāng)前，政府電子政務(wù)系統(tǒng)平臺的構(gòu)建，企業(yè)O A、C A D和E I P等系統(tǒng)的運(yùn)用，都為檔案信息資源建設(shè)提供了便利。目前無錫新區(qū)檔案信息化建設(shè)的核心工作，應(yīng)該是加快實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化和管理手段網(wǎng)絡(luò)化。要用最豐富的數(shù)字信息資源作為保障，保證信息通道的快捷通暢，用現(xiàn)代信息技術(shù)提供檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。因此，目前應(yīng)做好以下工作：一是加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化，使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息。二是要加快專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要以婚姻檔案、土地檔案、房產(chǎn)檔案等民生檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點，盡快啟動一批查閱利用率較高、社會影響大、有一定工作基礎(chǔ)的民生檔案信息專題庫建設(shè)工程，努力實現(xiàn)計算機(jī)檢索，提高民生檔案利用效率。三是要積極介入本地區(qū)、本部門電子文件形成過程，加強(qiáng)對電子文件積累、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，加強(qiáng)對電子檔案的管理。

總之，合理整合檔案信息資源是檔案工作一項長期而又艱巨的系統(tǒng)工程，困難大、任務(wù)重，我們檔案人只有積極探索，堅持創(chuàng)新，才能走出一條行之有效的路子來。