詹勝萍

[摘要]本文提出了數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的“瓶頸”，指出了對(duì)數(shù)字檔案館工作人員進(jìn)行素質(zhì)教育，特別是信息素質(zhì)教育的設(shè)想？

[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化 檔案館員 信息化素質(zhì)

[中圖分類號(hào)]G271

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1672-5158（2013）05-0396-01

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，從國(guó)家檔案局中央檔案館全國(guó)各檔案部門印發(fā)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》后，各地檔案部門紛紛制定自己的檔案信息化方案，展開(kāi)了新一輪全國(guó)檔案信息化工作的熱潮，其中數(shù)字檔案涫建設(shè)更是熱點(diǎn)中的熱點(diǎn)。當(dāng)前要完成《綱要》確定的目標(biāo)，需要突破如下“瓶頸”，解決好下面幾個(gè)問(wèn)題：

首先，領(lǐng)導(dǎo)提高認(rèn)識(shí)，才能加快檔案信息數(shù)字化進(jìn)程。檔案信息數(shù)字化，是數(shù)字檔案館基礎(chǔ)。但有些地方領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)能對(duì)其給予足夠的重視。以機(jī)讀目錄為例，全國(guó)各級(jí)各類檔案部門共保存2億多卷（件）檔案，估計(jì)有2030億條目錄數(shù)據(jù)（按每卷有10～15份文件計(jì)算），但全國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)能用計(jì)算機(jī)管理起來(lái)的，至多占全國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)總數(shù)1/3不足。這樣的水平，距離全部檔案信息的數(shù)字化就更遠(yuǎn)，對(duì)此必須引起各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。

其次，工作缺少相應(yīng)的部門領(lǐng)導(dǎo)。目前，全國(guó)在市（地）、縣（市）兩級(jí)檔案局館的編制序列中，在相關(guān)的職責(zé)范圍內(nèi)，還沒(méi)有設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案信息化工件的部門與機(jī)構(gòu)。雖然機(jī)構(gòu)改革的要旨是精簡(jiǎn)人員，但根據(jù)社會(huì)發(fā)展變化的需要設(shè)立新的專門工作機(jī)構(gòu)也是必要的。甚至可以根據(jù)檔案信息化的需要對(duì)現(xiàn)行檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行重組，有必要在現(xiàn)有市（地）、縣（市）兩級(jí)檔案局（館）中，設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)字化以及電子文件管理的部門，以便從組織上保證這一任務(wù)能夠得以落實(shí)。否則，好計(jì)劃也會(huì)因沒(méi)有人去具體實(shí)施而落空。

再次，一些行動(dòng)起來(lái)的單位又急需更新?lián)Q代，改變主機(jī)多代同堂的技術(shù)裝備落后局面。從檔案界開(kāi)始運(yùn)用計(jì)算機(jī)至今，我們的硬件技術(shù)裝備由幾臺(tái)發(fā)展到上萬(wàn)臺(tái)，這是很大的進(jìn)步，但是與飛速發(fā)展信息技術(shù)和檔案信息化應(yīng)用目標(biāo)的要求相比，還顯得嚴(yán)重滯后。僅僅計(jì)算機(jī)主機(jī)CPIJ的“286、386、486、P1、P2、P3、P4”的多代同堂一項(xiàng)，就讓檔案管理系統(tǒng)軟件的推廣難以收到預(yù)期的效果。

最后，支持的資金不足。檔案信息化工作需要較大的資金投入，無(wú)論是軟硬件設(shè)備購(gòu)置，還是檔案信息數(shù)字化都要有必要的資金支持。僅以檔案信息數(shù)據(jù)化為例：以每著錄一條需人工費(fèi)0.2元計(jì)算，僅全國(guó)現(xiàn)有的20～30億條目錄，就需要人工費(fèi)用4-6億元之巨。如果再加上硬件損耗、電費(fèi)、存貯設(shè)備材料及相關(guān)費(fèi)用，所需費(fèi)用將更大。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)開(kāi)支的費(fèi)用遠(yuǎn)比購(gòu)置硬件設(shè)備的支出要大得多。但目前全國(guó)中西部地區(qū)的大多數(shù)市、縣兩級(jí)檔案部門的財(cái)政狀況十分困難，難以保障這項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)需要。

另外，由于前面幾個(gè)原因，直接導(dǎo)致對(duì)員工信息化培訓(xùn)不夠。檔案信息化是由先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等信息化裝備與掌握信息技術(shù)知識(shí)的人共同來(lái)實(shí)現(xiàn)的，二者缺一不可。近年來(lái)盡管我們檔案工作人員的信息知識(shí)與技術(shù)水平已經(jīng)有了一個(gè)非常大的進(jìn)步。但由于信息技術(shù)盼陜速發(fā)展、財(cái)政狀況、工作條件與工作實(shí)際的限制，與其他行業(yè)相比，我們的全員信息技術(shù)水平還是偏低，而且有進(jìn)一步拉大的趨勢(shì)，必須急起直追。

綜上所述，問(wèn)題根本在于人的因素。當(dāng)務(wù)之急全員信息技術(shù)水平偏低是一個(gè)關(guān)鍵性的制約環(huán)節(jié)。這是因?yàn)閿?shù)字化檔案館就其本質(zhì)而言屬文化范疇。數(shù)字化檔案館的真正的成功，不是以軟件、硬件系統(tǒng)的構(gòu)建完成為標(biāo)志，而只能是以每個(gè)檔案館工作人員實(shí)實(shí)在在地應(yīng)用起來(lái)并不斷產(chǎn)生著檔案信息資源為準(zhǔn)繩，最終體現(xiàn)在檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新、檔案館工作人員素質(zhì)的提高以及檔案信息利用效率的提高上。因此，必須實(shí)現(xiàn)全員信息技術(shù)知識(shí)與水平的提升，才能保障數(shù)字化檔案館正常有序地運(yùn)轉(zhuǎn)。這樣，培訓(xùn)就成為檔案館管理與工作人員知識(shí)與技術(shù)水平更新與提高的主要手段。

1.確立信息技術(shù)培訓(xùn)在檔案專業(yè)教育中的地位

信息技術(shù)培訓(xùn)是信息社會(huì)對(duì)檔案業(yè)務(wù)教育的客觀要求，在檔案專業(yè)教育中占有十分重要的地位。數(shù)字檔案館是建立在信息化技術(shù)平臺(tái)上的，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，數(shù)字檔案館技術(shù)裝備的更新，檔案館管理與工作人員的知識(shí)與技術(shù)水平都需要不斷更新與提高。由于數(shù)字化檔案館不是檔案館個(gè)別工作環(huán)節(jié)的信息化，只要有少數(shù)幾位同志懂得計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與相關(guān)技術(shù)就可以，而是整個(gè)檔案館全部主要工作環(huán)節(jié)的信息化與數(shù)字化。應(yīng)該明確計(jì)算機(jī)如同筆一樣是從事檔案工作的基本工具，學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)裝備是每個(gè)檔案工作人員應(yīng)具備的基本工作技能。

2.制定在職檔案工作人員計(jì)算機(jī)教育整體規(guī)劃

將信息技術(shù)教育的內(nèi)容列入檔案工作人員崗位培訓(xùn)的必修課，要求檔案工作人員掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、基本操作等信息技術(shù)，學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)這一現(xiàn)代化信息處理工具處理檔案信息，持證上崗。

將信息技術(shù)應(yīng)用能力列入檔案專業(yè)技術(shù)職稱考評(píng)的內(nèi)容，對(duì)不同層次、不同崗位的檔案專業(yè)技術(shù)人員使用計(jì)算機(jī)的能力做出相應(yīng)的要求，以考促學(xué)，提高全體檔案工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。

在普及的同時(shí)舉辦較高層次的信息技術(shù)專題培訓(xùn)，培養(yǎng)和造就檔案專業(yè)中、高層次的信息技術(shù)人才。

3.著眼于實(shí)用，下大氣力抓好普及，適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的要求

對(duì)檔案館工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通訊知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，包括因特網(wǎng)的基本情況和基本應(yīng)用，如網(wǎng)絡(luò)歷史、網(wǎng)絡(luò)文化、網(wǎng)絡(luò)術(shù)語(yǔ)知識(shí)、電子郵件收發(fā)等；因特網(wǎng)的檔案信息資源分布和查找方法，熟悉常用瀏覽器和站點(diǎn)的使用，對(duì)一些常用搜索引擎，不同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的搜集范圍和使用方法等有一個(gè)人的“主頁(yè)”；多媒體檔案信息的特點(diǎn)和檢索方法。

檔案館工作人員還要具備良好的英文水平。當(dāng)前因特網(wǎng)上的檔案信息主要是因英文能力不高，而導(dǎo)致使用網(wǎng)絡(luò)十分困難。

檔案館工作人員還應(yīng)具備整理檔案信息的能力。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把分散的檔案信息組合整理，提供給用戶。

這其中，信息化教育對(duì)檔案部門的大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，重點(diǎn)不是高深的計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)理論教育，而是應(yīng)用教育，是使用技能教育。這樣的信息化教育對(duì)學(xué)歷要求并不高，現(xiàn)在檔案部門的受教育程度完全可以滿足這一要求。

基于以上認(rèn)識(shí)，檔案部門特別是中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案部門檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)策略應(yīng)該是“以用為主，學(xué)用結(jié)合”。即根據(jù)中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案部門檔案信息化建設(shè)的總體要求與進(jìn)程，以信息技術(shù)在檔案信息化中的應(yīng)用為重點(diǎn)，以提高全員信息技術(shù)應(yīng)用技能為目標(biāo)，邊用邊學(xué)，以用促學(xué)。

總之，檔案人員的素質(zhì)教育關(guān)系到數(shù)字檔案館建設(shè)的成敗，應(yīng)當(dāng)引起我們足夠的重視。