現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理模式的研究

方靜華

摘 要：醫(yī)院人事檔案管理工作為完善現(xiàn)代化醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展提供了制度支持。本文主要探討實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案現(xiàn)代化管理模式的途徑，筆者從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理模式現(xiàn)狀與存在的問題入手，提出了加強(qiáng)檔案管理意識，創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容、健全檔案管理相關(guān)制度、組建精干的檔案管理隊伍等多元化措施，以期促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理模式的完善發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；現(xiàn)代化模式；檔案管理

醫(yī)院人事檔案在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中具有不容小覷的地位。廣義而言，醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療研究過程中所形成的文字記載，是醫(yī)護(hù)人員醫(yī)療專業(yè)能力、服務(wù)水準(zhǔn)、工作業(yè)績、科研成果等情況的客觀反映。隨著醫(yī)院人事制度改革的深化，對醫(yī)院人事檔案管理提出了更高的要求，現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理模式具有很大的滯后性，對人事資源認(rèn)識不到位，相關(guān)的配套措施不夠完善，不利于醫(yī)院的深層次發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀以及原因分析

醫(yī)院人事檔案能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供人事決策的全面參考信息，能夠為醫(yī)院各類技術(shù)人員醫(yī)護(hù)人員享受福利待遇提供憑證，是醫(yī)院人才儲備與開發(fā)的重要資源庫。但遺憾的是，很多醫(yī)院檔案的管理呈現(xiàn)“散、亂、差”的狀態(tài)，人事檔案全面性差、內(nèi)文資料不全面，醫(yī)院的人事關(guān)系糾紛已經(jīng)成為嚴(yán)重阻礙醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重大隱患之一，影響員工的積極性，員工因檔案的丟失不全起訴醫(yī)院的案件也不再鮮見，這些都成為完善醫(yī)院管理制度的絆腳石患。透過現(xiàn)象尋求問題的本質(zhì)，醫(yī)院檔案管理存在問題的主要原因如下：

1.1 在意識上不重視人事檔案管理

醫(yī)院是為人民群眾提供安全、優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其職責(zé)的特殊性，使得醫(yī)院從領(lǐng)導(dǎo)層直至醫(yī)護(hù)人員都將醫(yī)療質(zhì)量作為工作首位，忽視檔案管理工作的重要性。檔案意識的欠缺致使醫(yī)院人員缺乏將自身進(jìn)修、業(yè)務(wù)表現(xiàn)、科研成果等動態(tài)信息及時提供給檔案管理的部門的意識，人事檔案僅僅具有履歷表、本人政治情況、入黨入團(tuán)材料、工資變動情況的簡單集合，造成人事檔案的陳舊、殘缺、不完整，缺乏參考性，起不到人事檔案管理的效果。

1.2 在管理方式上不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要

人事檔案是醫(yī)院人事動態(tài)的反映，雖然很多三級甲等以上的醫(yī)院都實現(xiàn)檔案管理的信息化，但是距離真正的醫(yī)院現(xiàn)代化還有一定差距，對人事檔案的管理仍然停留在初級的管理階段。對人事檔案缺乏動態(tài)的檢測，在檔案信息修改的程序操作上缺乏嚴(yán)格的規(guī)范，涂改、損壞、丟失人事檔案管理信息的情況時有發(fā)生，歸檔程序混亂。在這樣的情形下檔案人事管理還未達(dá)到現(xiàn)代化信息檔案的要求，歸檔、查找、檢索還未達(dá)到最大的優(yōu)化，影響檔案管理的質(zhì)量。

1.3 醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)缺乏專業(yè)性

現(xiàn)在很多醫(yī)院人事檔案管理主要是放在辦公室進(jìn)行，辦公室成為身兼數(shù)職的管理部門，這就造成很多檔案管理人員因為自身檔案知識的限制，不注意檔案歸檔的完備性、科學(xué)性、及時性另外，檔案管理人員隊伍的不穩(wěn)定性，也是檔案管理建設(shè)不先進(jìn)的原因之一，人事檔案出現(xiàn)“重視管理、輕視利用”上的問題，缺乏專業(yè)檔案管理的人才儲備制度，不能保持檔案管理的持續(xù)性，不能保持檔案管理的主動服務(wù)意識，造成人事檔案的質(zhì)量不高，缺乏完備性。

1.4 相關(guān)的檔案管理制度還不夠健全

人事檔案管理是具有專業(yè)性、機(jī)密性的工作。人事檔案管理不是單一的工作，而是與醫(yī)院其他管理制度相互配合，現(xiàn)行醫(yī)院人事檔案管理缺乏的嚴(yán)格的程序規(guī)定與獎懲措施。在檔案管理工作中被動接受檔案信息建設(shè)，忽視醫(yī)院人事檔案的動態(tài)發(fā)展，“人檔分離”現(xiàn)象層出不窮，造成醫(yī)院人事制度管理工作缺乏主動性和及時性，醫(yī)院人事檔案得不到充分的開發(fā)利用，體現(xiàn)不出利用價值。

2 實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的途徑

2.1 依法治檔，提高對檔案管理的思想重視

醫(yī)院人事檔案管理制度是醫(yī)院建設(shè)的重要制度之一，提高檔案管理意識，制定完備的檔案管理制度，有助于發(fā)揮檔案的醫(yī)院價值與社會價值。作為醫(yī)院方面，首先應(yīng)該按照人事檔案管理的基本要求實行檔案集中統(tǒng)一管理制度，制定嚴(yán)格的人事檔案微機(jī)編碼調(diào)取信息管理制度。其次，院方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將醫(yī)院檔案管理上升到與日常醫(yī)療工作管理同等的地位，將現(xiàn)代化檔案管理作為醫(yī)院現(xiàn)代化實現(xiàn)的基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)醫(yī)院檔案存檔的意義和作用；提高員工對檔案管理的重視程度，明確醫(yī)院的綜合檔案室部門在檔案管理中的職責(zé)，形成自上而下地人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在人財物的配置上給予強(qiáng)大的物質(zhì)保障，促進(jìn)現(xiàn)代化管理體系的建成。最后，提高檔案錄入人員檔案現(xiàn)代化服務(wù)管理意識，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案源頭的健全、準(zhǔn)確，為人事流動及人才培養(yǎng)提供參考依據(jù)。

2.2 制定完備科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理制度

現(xiàn)代化檔案管理制度的建設(shè)主要包含三方面的內(nèi)容。首先，院方領(lǐng)導(dǎo)階層需要按照相關(guān)法律及實際情況制定詳實、具有可行性的操作細(xì)則，規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部科室的檔案管理工作，重要的人事檔案實行數(shù)據(jù)與紙件兩種保存方式，細(xì)化醫(yī)院人事檔案的種類與編號；建立人事資源檔案資料的查詢制度，利用檔案資源為醫(yī)院引進(jìn)人才、儲備人才做出參考，提高醫(yī)院現(xiàn)代化辦公效率與準(zhǔn)確性。其次，建立積極有效的檔案管理獎懲制度。在醫(yī)院內(nèi)部的管理中嚴(yán)格對檔案管理中過失、重大過錯等造成的檔案缺損、檔案丟失等情形嚴(yán)格處理；對在制作、管理檔案優(yōu)秀表現(xiàn)者進(jìn)行物質(zhì)與精神上的雙重鼓勵，促進(jìn)檔案管理工作健康有序的發(fā)展。最后，完善醫(yī)院自身的人事、器械使用、后勤等檔案建設(shè)，在自身體系上做好良性健康發(fā)展，使檔案管理向多層次發(fā)展，滿足醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的要求。

2.3 組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍

人才，是實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)，是醫(yī)院檔案管理工作新突破的實踐者。建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理主要從以下幾個方面努力：第一，實行檔案管理人才的培養(yǎng)制度。醫(yī)院的人才管理具有流動性大的特點，需要對優(yōu)秀的人才要委以重任，給予更大的發(fā)展空間，有計劃的進(jìn)行技術(shù)的進(jìn)修與培訓(xùn)，做好檔案管理人才的儲備工作，避免人才流失造成的損失；第二，引進(jìn)高新技術(shù)人才，為醫(yī)院的檔案管理帶來新的管理理念，與現(xiàn)行檔案管理制度實現(xiàn)與現(xiàn)代化管理的有效對接，保證檔案管理工作的完整性與連貫性。第三，加強(qiáng)檔案管理工作者的檔案管理理論學(xué)習(xí)。檔案管理者的理論與實踐水平是相得益彰的兩個方面，先進(jìn)的理念為改良檔案管理方法注入新鮮活力，這就需要我們不斷進(jìn)行突破，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化。

2.4 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的模式

人事檔案是醫(yī)院檔案管理管理的重要方面，建立健全人事檔案的長效機(jī)制，需要不斷提高醫(yī)療科研管理人員的綜合素質(zhì)，更新服務(wù)觀念，加強(qiáng)心理學(xué)、檔案技術(shù)管理學(xué)的學(xué)習(xí)；總結(jié)人事檔案管理工作的特點、規(guī)律，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)水平，促進(jìn)人事檔案的完善，這對于醫(yī)院人事和諧發(fā)展具有重要意義。人事檔案的現(xiàn)代化管理能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部工作人員、醫(yī)療進(jìn)展、醫(yī)療范疇內(nèi)的信息共享，便于人事資源的查詢；制定分類管理的方式，將固定人員與流動人院檔案進(jìn)行分類保管，實現(xiàn)人事檔案的便捷查閱、及時，最大限度地實現(xiàn)檔案信息的價值。

3 結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)代化研究模式與檔案管理制度、檔案管理者的水平、檔案管理模式等有著密切的關(guān)系。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的重要組成部分，需要我們在不斷更新觀念、適應(yīng)現(xiàn)代化管理秩序基礎(chǔ)之上，研究檔案管理的理論基礎(chǔ)與實務(wù)操作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息價值。

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