淺談電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理

王榮貴

摘 要：電力企業(yè)的檔案管理不僅能真實(shí)反映電力工業(yè)輸供電企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息，進(jìn)而能推動(dòng)電力工業(yè)輸供電企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，抓住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善電力工業(yè)輸供電企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)主義企業(yè)管理體制，保證電力工業(yè)輸供電企業(yè)的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；現(xiàn)代化；檔案管理；措施

1 電力企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容

目前我國的電力企業(yè)檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補(bǔ)充不及時(shí)、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點(diǎn)電企檔案管理工作的主要內(nèi)容，列出該內(nèi)容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內(nèi)容，并有針對(duì)性地進(jìn)行檔案管理工作。

1.1 電力企業(yè)資料案卷

我國企業(yè)文書立卷的有關(guān)規(guī)定指出，各個(gè)企業(yè)必須及時(shí)對(duì)本企業(yè)在某一時(shí)期產(chǎn)生的文書資源進(jìn)行整理，并將其組成規(guī)范的案卷。案卷一方面能夠反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷史、真實(shí)反映企業(yè)的社會(huì)面貌，另一方面有利于國家的監(jiān)督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的功能和方便電力企業(yè)的各部門工作人員使用檔案資源這兩點(diǎn)目的，電力企業(yè)檔案管理部門首先要定期對(duì)各部門工作文案進(jìn)行采集，標(biāo)上注明。再者對(duì)重要內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)管理。最后對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類安置，進(jìn)行一一歸檔。

1.3 對(duì)檔案的保護(hù)

很多電力企業(yè)由于歷史久遠(yuǎn)，檔案會(huì)隨著時(shí)間變化而發(fā)生一定的損壞和遺失。針對(duì)這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，保證企業(yè)檔案的長(zhǎng)久性和有效性。

2 對(duì)電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估

2.1 在部門內(nèi)建立專門的評(píng)估小組

高度重視電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估工作，為了認(rèn)真落電力實(shí)檔案安全工作的進(jìn)行，應(yīng)該進(jìn)行必要的監(jiān)督，要在部門之內(nèi)建立專門的評(píng)估小組，小組成員要嚴(yán)格挑選，每一個(gè)組員的責(zé)任意識(shí)都需要達(dá)到非常高的水平，保證對(duì)電力檔案進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的時(shí)候認(rèn)真負(fù)責(zé)，評(píng)估小組的所有人員通過分析討論，把評(píng)估工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都安排好，每一個(gè)人的責(zé)任都落實(shí)。

2.2 制定合理的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)

在評(píng)估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，才能保證評(píng)估工作科學(xué)與合理的進(jìn)行，在制定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候要依據(jù)我國法律和行業(yè)要求，比如在制定電力行業(yè)的檔案保管安全的時(shí)候就按照電力管理檔案安全管理原則來進(jìn)行制定，電力檔案資料的保護(hù)和保管，對(duì)環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)備都有嚴(yán)格的要求，所以想要構(gòu)建良好的檔案安全體系，就必須依據(jù)我國法律和法規(guī)制定合理的措施，以達(dá)到保護(hù)檔案的目的和要求來進(jìn)行評(píng)估。

2.3 加強(qiáng)對(duì)保證評(píng)估工作的監(jiān)督，以確保工作的順利進(jìn)行

明確評(píng)估的目的和方式，按照要求嚴(yán)格進(jìn)行評(píng)估，對(duì)建設(shè)電力檔案館的必備要求進(jìn)行評(píng)估，并且比對(duì)現(xiàn)實(shí)，以便知曉電力檔案管理中的缺點(diǎn)，對(duì)電力檔案安全體系的優(yōu)化和完善是十分有效的。

3 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

如何才能讓檔案管理與時(shí)代同步？相信許多的電力企業(yè)想知道這個(gè)問題的答案。下面我們結(jié)合現(xiàn)代化需求，提出四點(diǎn)優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理的措施。

3.1 優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍

其一，電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理觀念意識(shí)在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理局面，因此要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。尤其是在人事制度化管理的電力企業(yè)現(xiàn)狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業(yè)可以通過會(huì)議形式定期對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行新知識(shí)傳遞，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)?；蛘咄ㄟ^活動(dòng)的形式宣傳創(chuàng)新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)。

其二，一群高素質(zhì)的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案進(jìn)行專業(yè)、誠實(shí)管理。因此提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要步驟。電力企業(yè)可以在公司內(nèi)部制定相關(guān)獎(jiǎng)罰制度，通過獎(jiǎng)罰制度提高檔案人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識(shí)，訓(xùn)練他們的樂觀、堅(jiān)強(qiáng)意志，提高其工作的熱情，增加工作動(dòng)力，從而提高他們的思想道德品質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。因此，強(qiáng)化檔案人員的工作技能是優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍的另一項(xiàng)重要工作。比如時(shí)常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設(shè)置管理情況?；蛘哌M(jìn)行定期的檔案人員技能培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量。

3.2 運(yùn)用科技對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理

其一，檔案的資源網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件。因此電力企業(yè)應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)對(duì)各個(gè)部門的檔案資源進(jìn)行分類登錄，并對(duì)管理流程進(jìn)行重組，使得企業(yè)資源能夠滿足新科技的要求。比如對(duì)于員工業(yè)績(jī)考核記錄的網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)，可以在民主、公開的條件下，用網(wǎng)絡(luò)編程各個(gè)部門以及各個(gè)崗位員工的工作任務(wù)，同時(shí)記錄員工的工作業(yè)績(jī)情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責(zé)，還方便企業(yè)監(jiān)督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢(shì)下的電力企業(yè)檔案管理必須以科技理念指導(dǎo)思想，只有這樣才能最大限度開發(fā)利用企業(yè)檔案資源，使其檔案資源服務(wù)于企業(yè)的一切生產(chǎn)和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)善于運(yùn)用科技比如網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等科技設(shè)備，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行有效長(zhǎng)期管理。

3.3 通過合同的形式強(qiáng)化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

在當(dāng)前這個(gè)法制社會(huì)體制下，合同是一項(xiàng)重要的、具有強(qiáng)制法律約束的，并且用于保障個(gè)人和單位的合法權(quán)益的有效形式。同時(shí)，合同是當(dāng)今電力企業(yè)行業(yè)約束和明確雙方責(zé)任和義務(wù)的現(xiàn)代化依據(jù)和手段。因此電力企業(yè)在與其他單位進(jìn)行工程建設(shè)合作或者其他工作合作時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合法律以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，簽訂相關(guān)的合同，并到相關(guān)的權(quán)威部門進(jìn)行蓋章和確立，以保障其項(xiàng)目的相關(guān)檔案的統(tǒng)一性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，電力企業(yè)還應(yīng)通過經(jīng)濟(jì)手段對(duì)兩者之間的義務(wù)、責(zé)任、利益進(jìn)行明確規(guī)定，通過經(jīng)濟(jì)促進(jìn)合同的有效履行。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該與企業(yè)內(nèi)部的合同檔案管理工作人員進(jìn)行勞動(dòng)合同權(quán)利義務(wù)的簽訂，使其在法律的強(qiáng)制約束下，認(rèn)真、用心、盡職盡責(zé)保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實(shí)保護(hù)電力企業(yè)檔案資源

遵照國家相關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定對(duì)企業(yè)機(jī)密檔案進(jìn)行保護(hù)。首先，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大財(cái)力的投入，增加防竊、防寒、防災(zāi)、防毒蟲等等這些保護(hù)設(shè)備，避免意外事故造成企業(yè)檔案資源的損壞或者流失。其次，針對(duì)那些不同載體的重要檔案，企業(yè)必須采取加密保護(hù)舉措，比如設(shè)置專門的安置地點(diǎn)、加防護(hù)鎖、身份證驗(yàn)證、進(jìn)行檔案?jìng)浞?、法律保護(hù)、設(shè)置多層密碼等措施進(jìn)行加強(qiáng)保護(hù)。除此之外，電力企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)落實(shí)好檔案中牽連到企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和企業(yè)機(jī)密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學(xué)管理保護(hù)方法或者實(shí)行電子科技監(jiān)督技術(shù)，以杜絕機(jī)密向外泄露的情況發(fā)生，保障企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全。

4 結(jié)束語

一方面，一個(gè)電力企業(yè)只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能加強(qiáng)企業(yè)管理人員的管理，從而提高企業(yè)工作效率。另一方面，一個(gè)電力企業(yè)必須結(jié)合時(shí)代需求、運(yùn)用新技術(shù)、更新管理理念，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，促進(jìn)企業(yè)又快又穩(wěn)發(fā)展。

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