文/廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院 梁英秀

高職院校文書(shū)檔案是學(xué)校黨、政、工、團(tuán)管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的依托各種文字、圖表、聲像、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同載體來(lái)表現(xiàn)的歷史記錄。文書(shū)檔案在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中起著不可忽視的作用，是綜合檔案工作的重要組成部分和核心內(nèi)容。做好文書(shū)檔案工作，不僅是當(dāng)前高職院校自身建設(shè)發(fā)展工作的需要，而且是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。學(xué)校文書(shū)檔案歸檔范圍有四個(gè)方面：一是指令性文書(shū)，包括學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子的研究決定和通過(guò)教代會(huì)表決通過(guò)的決定、批復(fù)、意見(jiàn)等文書(shū)；二是曉喻性文書(shū)，包括向教職工通告、通知、通報(bào)等；三是報(bào)請(qǐng)性文書(shū)，包括向上一級(jí)主管部門(mén)呈交的請(qǐng)示，報(bào)告等文種；四是洽商記載性文書(shū)，包括函、會(huì)議記錄等文書(shū)；五是上級(jí)黨政部門(mén)、主管部門(mén)下發(fā)的對(duì)學(xué)校有針對(duì)性的文件。學(xué)校文書(shū)檔案介質(zhì)種類(lèi)包括：紙質(zhì)文書(shū)檔案和電子文書(shū)檔案。文書(shū)檔案管理形式主要有雙軌制存檔模式（電子版的和紙質(zhì)版的共存），文書(shū)管理和檔案管理分離。

一、高職院校文書(shū)檔案收集歸檔中存在的主要問(wèn)題

近年來(lái)隨著高職教育事業(yè)迅速發(fā)展，高職院校招生工作的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。在各項(xiàng)體系指標(biāo)的評(píng)估中，學(xué)校文書(shū)檔案資料的管理工作越來(lái)越受到人們的關(guān)注，但由于種種原因，高職院校檔案工作管理也暴露一些缺陷，尤其是學(xué)校的文書(shū)檔案收集、歸檔工作仍然存在許多問(wèn)題，表現(xiàn)在如下幾方面：

（一）思想重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱，文書(shū)檔案材料收集歸檔不齊全

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，既不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也不能很快就能給學(xué)校各部門(mén)帶來(lái)業(yè)績(jī)，這導(dǎo)致學(xué)校的一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視不夠。一些兼職文書(shū)工作人員平時(shí)很難拿出精力來(lái)搞經(jīng)辦文件資料，也不按時(shí)向?qū)W校綜合檔案室移交檔案，他們認(rèn)為文件留在手中，留在部門(mén)，需要時(shí)可方便查閱，但這容易出現(xiàn)因時(shí)間久而導(dǎo)致的文件材料原件丟失的問(wèn)題。筆者從事高職院校綜合檔案管理工作以來(lái)，發(fā)現(xiàn)歷年本校文書(shū)檔案存在文書(shū)檔案材料收集不齊全的主要問(wèn)題。比如，出現(xiàn)有請(qǐng)示卻沒(méi)有批復(fù)，有復(fù)印文件卻沒(méi)有原稿，有聲像卻沒(méi)有文字及標(biāo)識(shí)說(shuō)明；有紙質(zhì)文書(shū)檔案卻沒(méi)有電子文書(shū)檔案等情況。檔案工作內(nèi)容通常有六個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用。在這六個(gè)環(huán)節(jié)中，收集是一個(gè)首要的環(huán)節(jié)，這個(gè)環(huán)節(jié)做不好就會(huì)影響到后面的五個(gè)環(huán)節(jié)，它是搞好文書(shū)檔案管理的首要條件。

（二）文書(shū)工作管理人員動(dòng)手能力不強(qiáng)，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)

由于檔案工作很難擺上學(xué)校的議事日程，檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、專(zhuān)業(yè)人員的配置、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的投入等方面都得不到應(yīng)有的重視。學(xué)校各部門(mén)的文書(shū)檔案資料管理人員一般是兼職的，一些檔案管理人員只是為了評(píng)職稱(chēng)而匆忙參加有關(guān)部門(mén)舉辦的2-3天的檔案培訓(xùn)。他們拿到檔案職稱(chēng)后，不做檔案工作的具體事情，平時(shí)也沒(méi)有參加專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，而且崗位不固定，調(diào)動(dòng)頻繁，交接簡(jiǎn)單，檔案材料隨意亂放，檔案材料沒(méi)有專(zhuān)項(xiàng)移交，致使學(xué)校文書(shū)檔案資料不能及時(shí)，準(zhǔn)確、齊全、完整地收集歸檔。

（三）學(xué)校文書(shū)檔案工作制度不健全，檔案材料歸檔的范圍不規(guī)范，未有一套完整的規(guī)章制度

檔案交接手續(xù)往往只是鑰匙交接、廚子交接、盒子交接，缺少書(shū)面目錄交接，缺少監(jiān)督和檢查，結(jié)果接收方接過(guò)的文書(shū)檔案資料經(jīng)常是零散的，不完整的。因此，一些重要的檔案材料也就在這個(gè)環(huán)節(jié)丟失，但又無(wú)人負(fù)責(zé)，存在檔案無(wú)法追責(zé)的狀態(tài)。

（四）學(xué)校文書(shū)檔案管理沒(méi)有專(zhuān)項(xiàng)的經(jīng)費(fèi)，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的配套設(shè)施

學(xué)校各部門(mén)一般沒(méi)有獨(dú)立文書(shū)檔案資料室，文書(shū)檔案柜也是跟其他資料混用。許多文書(shū)檔案資料堆放一處，平時(shí)不收集、分類(lèi)、整理，往往到迎接上級(jí)考評(píng)或評(píng)估時(shí)才有人去整理，于是文件材料經(jīng)常不齊全，不完整。

二、加強(qiáng)高職院校文書(shū)檔案收集、整理和歸檔管理工作的建議

高職院校文書(shū)檔案征集不齊全，制度不完善，設(shè)施不配套，管理不專(zhuān)業(yè)，這些因素不僅直接影響了學(xué)校綜合檔案工作的順利進(jìn)行，也嚴(yán)重地影響了學(xué)校各項(xiàng)考評(píng)及評(píng)估工作的順利進(jìn)行，制約學(xué)校自身事業(yè)的發(fā)展。在新形勢(shì)下，如何加強(qiáng)學(xué)校文書(shū)檔案管理工作，筆者提出如下建議。

（一）克服檔案意識(shí)淡薄的思想，把文書(shū)檔案征集歸檔工作落實(shí)到實(shí)處

由于種種原因，目前學(xué)校從領(lǐng)導(dǎo)到一般教職工都存在著檔案意識(shí)淡薄的思想。如何解決這個(gè)問(wèn)題，筆者認(rèn)為，加強(qiáng)學(xué)校檔案工作應(yīng)以宣傳工作為先導(dǎo)，讓教職工逐步地認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，而檔案工作的每一項(xiàng)工作也只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持才能順利地開(kāi)展下去。因而，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視學(xué)校的檔案工作，尤其是學(xué)校的黨政文件材料的歸檔工作，嚴(yán)格實(shí)行“三納入”，即納入學(xué)校各部門(mén)計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍。堅(jiān)持做到“四同步”，即在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同步四項(xiàng)文書(shū)檔案工作，使人人重視學(xué)校檔案，參與文書(shū)檔案征集歸檔工作。

（二）加強(qiáng)學(xué)校檔案設(shè)施建設(shè)，提高檔案科學(xué)管理水平

通過(guò)培養(yǎng)、引進(jìn)和人才流動(dòng)等方式，真正把政治素質(zhì)高、動(dòng)手能力強(qiáng)、具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)、適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)要求的專(zhuān)業(yè)人才，選配到檔案崗位上來(lái)。同時(shí)要注意檔案工作人員的培養(yǎng)教育，努力創(chuàng)造條件支持他們參加檔案業(yè)務(wù)水平知識(shí)和相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)檔案工作者的事業(yè)心和責(zé)任感，提高檔案管理工作人員的檔案業(yè)務(wù)水平和信息化管理的技能。

（三）做好檔案的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作，完善學(xué)校文書(shū)檔案工作制度

檔案征集是檔案管理工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，怎樣才能把它做得好，需要依據(jù)檔案材料征集范圍、內(nèi)容和時(shí)間的科學(xué)規(guī)章制度。所以一定要認(rèn)真貫徹《實(shí)施〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉細(xì)則》的精神，依法依規(guī)做好學(xué)校檔案管理工作，從本校實(shí)際出發(fā)制定相關(guān)制度。比如文書(shū)檔案工作制度應(yīng)該包括如下幾個(gè)方面。

1.制定文書(shū)檔案工作的基本原則即：凡是學(xué)校在黨、政管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像載體材料，均屬文書(shū)檔案；文書(shū)檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開(kāi)發(fā)利用；黨政文件材料應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)立卷歸檔制度；黨政文件材料的歸檔工作實(shí)行“三納入”“四同步”管理制度。

2.確定文書(shū)檔案歸檔范圍。文書(shū)檔案征集、歸檔的黨、政文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考作用、憑證作用和研究?jī)r(jià)值。歸檔的黨、政文件材料必須反映學(xué)校黨政部門(mén)職能活動(dòng)的全過(guò)程，檔案材料征收應(yīng)是原件，原件包換領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、起撰人、核對(duì)人簽字等原始內(nèi)容，聲像檔案應(yīng)有文字及標(biāo)識(shí)說(shuō)明。文書(shū)檔案既要征集紙質(zhì)文書(shū)檔案，也要征集電子文書(shū)檔案，要保持完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸檔的黨政文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系，照顧不同部門(mén)的不同特點(diǎn)。

3.明確歸檔的主要內(nèi)容重點(diǎn)。高職院校文書(shū)檔案歸檔的主要內(nèi)容重點(diǎn)是本校黨、政、工、團(tuán)管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的依托各種文字、圖表、聲像、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同載體的紙質(zhì)文書(shū)檔案和電子文書(shū)檔案；上級(jí)來(lái)文中，應(yīng)以針對(duì)學(xué)校的指令性、指導(dǎo)性文件為主。

4.要注意學(xué)校黨政文件材料的部門(mén)歸檔流程與時(shí)間。各部門(mén)文書(shū)檔案兼職人員在平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書(shū)處理制度做好文件材料的收集工作，文件材料整理遵循事物發(fā)展規(guī)律，卷內(nèi)文件材料按重要程度或時(shí)間順序排列，批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。各部門(mén)應(yīng)在每年二月底，九月初分期移交學(xué)校綜全檔案室。

（四）設(shè)立檔案管理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)文書(shū)檔案歸檔管理的設(shè)備投入

學(xué)校各部門(mén)一般應(yīng)有獨(dú)立文書(shū)檔案資料室，文書(shū)檔案柜不應(yīng)和其他資料混用。做到平時(shí)收集、分類(lèi)、整理，使文書(shū)檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、齊全按時(shí)移交學(xué)院綜合檔案室集中管理。

[1]張萌.文書(shū)與檔案管理［M］.北京:電子工業(yè)出版社，2010.

[2]余述文.高校檔案管理［M］.重慶:重慶出版社，2005.

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