文/襄陽市規(guī)劃地理信息中心 楊愛華

近十?dāng)?shù)年來，電子計(jì)算機(jī)得以普及，有線網(wǎng)絡(luò)、無線網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展，辦公自動化進(jìn)一步深化，無紙化辦公符合節(jié)約資源、低碳環(huán)保的時代潮流而成為一種發(fā)展趨勢，電子檔案也就應(yīng)運(yùn)而生并迅速發(fā)展，大有取代紙質(zhì)檔案之勢。那么，紙質(zhì)檔案是否已經(jīng)日薄西山，最終會被電子檔案所取代呢？為了回答這個問題，本文將從以下兩個方面加以探討。

一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

（一）電子檔案操作的簡便性

從立卷來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一般要經(jīng)過如下流程才得以建立：歸類、組卷、立卷，在這一流程中，從卷內(nèi)文件的排列、擬寫案卷標(biāo)題、確定保管期限，到裝訂歸檔等一系列環(huán)節(jié)缺一不可，不僅工作程序繁多，而且全靠人工操作，工作起來枯燥乏味，工作量大，費(fèi)時又費(fèi)力。從利用效率看，效率極其低下。檔案管理工作的最終目的是為人類社會活動提供最可靠、最具權(quán)威性的原始資料憑證。由于紙質(zhì)檔案全是人工操作，雖然對紙質(zhì)檔案進(jìn)行了編號、有序排列，但查找某一文件還經(jīng)常會成為一個難題。查找所需文件時需要提供該文件的作者、主題、文件形成的時間等相關(guān)信息，然后檔案管理人員才能根據(jù)這些信息先查找案卷目錄，再按卷內(nèi)目錄查找文件。由于立卷人的文化程度、個人偏好、道德素養(yǎng)、工作態(tài)度存在千差萬別，立卷時出現(xiàn)組卷不合理、組錯卷、案卷標(biāo)題筆誤或者案卷標(biāo)題不準(zhǔn)確等現(xiàn)象時有發(fā)生，這就給查找工作帶來巨大的困難。而電子檔案很好地解決了前述問題。計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子網(wǎng)絡(luò)為檔案提供了快速便捷的管理手段，不但大大節(jié)約了立卷歸檔的時間，節(jié)省了大量的人力物力，而且提供了信息檢索利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找中的復(fù)雜過程。簡單地說，立卷人、管理人只需要向計(jì)算機(jī)提供必要的信息，剩下的工作就是電腦的事了，工作效率得到極大提高。不僅如此，應(yīng)用電子檔案管理后，還可以把傳統(tǒng)的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，改變了過去一年一整理、一立卷的工作慣例，隨時整理立卷，隨時歸檔。變集中勞動為分散勞動，不積存文檔，大大提高了立卷管理水平。與此同時，電子檔案補(bǔ)漏增缺十分方便。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案立卷歸檔后，如遇文檔收集不全，要補(bǔ)漏增缺，需要拆卷，然后進(jìn)行卷內(nèi)文件重新排列、編排頁號、編抄卷內(nèi)目錄、重新裝訂等，幾乎是從立卷到歸檔所有工作程序的重復(fù)，其工作量十分巨大。而電子檔案是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)按“件”整理歸檔，文件插入十分方便。若補(bǔ)漏增缺，只需點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，再修改一下檔案目錄就完成了。既省時省力，又簡便易行。

（二）電子檔案利用的多樣性

第一，檔案的修改、利用更加方便。檔案管理人員可以利用電腦等設(shè)備對電子文件的內(nèi)容進(jìn)行增、刪、改等，甚至改變文件格式，而紙質(zhì)文件顯然是不可能辦到的。人們還可以通過電子文件對檔案進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印等，提高了檔案人員的工作效率。同時電子檔案的文件格式具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，能夠使利用者更加方便快捷的檢索查找。

第二，電子檔案的存儲量大，存儲空間小。電子檔案的存儲量大大高于以往的任何一種信息介質(zhì)，一張小小的光盤可以存儲幾十萬張紙張上的文字信息或數(shù)萬張圖片信息，其體積也很小，大大節(jié)約了檔案的存儲空間。

第三，電子檔案的表現(xiàn)形式更加多樣化。隨著電子時代的到來、計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)的普及，電子檔案可以通過文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息表現(xiàn)，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。

第四，電子檔案在資源共享方面具有無可比擬的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在同一時間只能有一個用戶利用，而且利用者必須到檔案存放處。電子檔案不用受地域、人數(shù)的限制，可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使多人在不同空間共享同一資源。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案必須要依附于紙張而存在，而電子檔案的載體有磁盤、磁帶、光盤等，同時它和載體具有可分離性。利用這一特性，我們可以通過網(wǎng)絡(luò)將電子檔案同時傳輸給多人，其速度更是以秒計(jì)算，遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于紙質(zhì)檔案。電子檔案在傳遞過程中，文件的原始性能夠得到保留，而紙質(zhì)檔案在復(fù)制過程中很可能會產(chǎn)生清晰度下降、變形甚至文件內(nèi)容丟失的問題。

由于電子檔案具有以上優(yōu)點(diǎn)，就使得其從一誕生起就受到檔案管理人員的青睞，大有取代紙質(zhì)檔案的趨勢。然而，經(jīng)過十?dāng)?shù)年的發(fā)展，電子檔案并沒有取代紙質(zhì)檔案，相反，紙質(zhì)檔案的不可替代性正在逐步顯現(xiàn)。

二、紙質(zhì)檔案具有不可替代性

雖然電子檔案在形式多樣性、資源共享性、存儲利用方便、經(jīng)濟(jì)環(huán)保等方面具有一定的優(yōu)勢，但其相比紙質(zhì)檔案，具有保存方式困難、載體不穩(wěn)定、利用方式信賴性強(qiáng)、不安全等缺陷。

（一）紙質(zhì)檔案保存壽命比電子檔案長

紙質(zhì)檔案保存壽命長主要取決于以下幾個要素。一是二者對環(huán)境溫、濕度的要求不一樣，研究證明，保存紙質(zhì)檔案溫、濕度的標(biāo)準(zhǔn)范圍為 14℃－ 24℃和45%－60%；而保存電子檔案的庫房溫、濕度為17℃－ 20℃和35%－ 45%?？梢钥闯觯娮訖n案對溫度和濕度的要求高于紙質(zhì)檔案，其更容易受到溫、濕度變化的影響，從而降低其保存壽命。二是磁場及磁性物質(zhì)對電子檔案的影響。紙質(zhì)檔案不受磁場及磁性物質(zhì)的影響，電子檔案卻會因?yàn)榇艌龌虼判晕镔|(zhì)的存在而造成記錄損壞或消失。三是灰塵及微生物對電子檔案的影響。灰塵對紙張的危害主要是物理性的磨損、使紙張發(fā)生粘結(jié)形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌，產(chǎn)生色斑和霉斑等。而灰塵對電子文件載體的損壞不僅有物理損壞、生物損壞還有化學(xué)損壞。與紙質(zhì)檔案不同，這些危害一旦造成，電子檔案幾乎是無法挽回的，載體上所記錄的信息可能會局部甚至全部丟失，當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無法讀出原始信息時，電子檔案便失去了保存的價值。許多重要檔案要保存30年甚至更長時間才能對外開放，而這對電子檔案來說是難以實(shí)現(xiàn)的，更不用說永久保存了。然而，只要在紙質(zhì)檔案保護(hù)過程中，注意阻斷發(fā)生化學(xué)反應(yīng)所需的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到數(shù)百年甚至上千年，保留檔案的目的能夠輕易實(shí)現(xiàn)。

（二）紙質(zhì)檔案具有原始性、可靠性，電子檔案無法取代

紙質(zhì)檔案和電子檔案都是在人們生產(chǎn)、生活中形成的，它滿足了人們的需要，檔案史就是人類生產(chǎn)、生活史，因此，檔案可以還原歷史，其原始性具有很高的價值，原始性往往也被認(rèn)為是檔案的本質(zhì)屬性。紙質(zhì)檔案的字跡材料是用吸附或其他方式固定在紙質(zhì)上，其內(nèi)容與載體密不可分。電子檔案則不同，其存儲介質(zhì)可以隨時變化，內(nèi)容信息卻沒有變化。隨著計(jì)算機(jī)軟件的不斷更新，在計(jì)算機(jī)上增加、刪除、補(bǔ)充、修改電子檔案文件非常容易，且不留痕跡，連掃描的筆跡、簽名、印章也能偽造且真假難辨，照片也能合成，很難分清是原件還是二手文件，人們無法像使用紙質(zhì)檔案那樣直觀領(lǐng)略到檔案的原始性。電子文件的易修改和易復(fù)制，嚴(yán)重影響了電子檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性。

（三）紙質(zhì)檔案的成本要遠(yuǎn)低于電子檔案

紙質(zhì)檔案在信息存儲方面雖然有占地面積大、容量小的弱點(diǎn)，但其存儲利用成本卻要遠(yuǎn)低于電子檔案。第一，電子檔案的管理、開發(fā)和利用，需要更加專業(yè)的檔案管理人員。電子檔案管理人員要掌握和了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識，包括電子加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、電子簽署技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等等。同時要及時更新計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)新的電子文件保管、利用方法，保證電子檔案的可使用性。第二，電子檔案的建立和利用離不開計(jì)算機(jī)軟、硬件的支持，要求具有一定的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護(hù)，這也加大了檔案管理資金的投入。電子文件具有非直讀性，它的形成、傳輸、存儲、檢索和利用都需要通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。一旦離開計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和相應(yīng)的應(yīng)用軟件，就無法對電子檔案進(jìn)行讀取和管理，這就決定了電子文件對計(jì)算機(jī)軟硬件及其設(shè)備具有極大的信賴性，這必將大大增加電子檔案的管理成本。第三，從檔案管理的安全性考慮，電子文件依賴于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它可以不受時間、地點(diǎn)的限制，進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)閱，因此電子檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問題十分突出。電子檔案的隱形殺手—電腦病毒，更是需要加以防范。第四，電子文件載體形式難以實(shí)現(xiàn)長期保存。電子檔案載體對保存環(huán)境的溫度、濕度、防磁性等方面的條件和環(huán)境要求很高，這也增加了電子檔案管理的成本。

（四）紙質(zhì)檔案更有人情味和自然美

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在我國乃至全世界都有著悠久的歷史累積，蘊(yùn)含著豐富的文化內(nèi)涵和人文魅力。紙質(zhì)檔案的直觀性、真實(shí)性、厚重感都會調(diào)動閱讀者的內(nèi)心情感，極具人情味，使人們享受紙墨交融的自然美。面對磁盤、光盤等介質(zhì)的電子檔案，人們感受不到閱讀的樂趣。從近年來中國的出版業(yè)、印刷業(yè)來看，紙質(zhì)檔案的種類和數(shù)量均呈上升之勢，并沒有因?yàn)殡娮訖n案的迅猛發(fā)展而有所萎縮。這也從一個方面說明了紙質(zhì)檔案存在的必要性和合理性。

總之，電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)，在某種意義上具有互補(bǔ)性和共存性，在可見的未來，兩者必將共存，紙質(zhì)檔案不可能也不能夠被電子檔案所替代。

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