文/山東省萊陽衛(wèi)生學校 王曉萍

干部人事檔案是人才信息的重要載體，記錄和反映干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、獎懲情況、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力和工作實績的原始記錄，是單位發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。管理好人事檔案，對干部人才資源的開發(fā)起著重要作用。本文結(jié)合自身工作的實際，著重探討人事檔案管理工作中存在的問題與相應(yīng)的對策。

一、干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案材料收集不齊全

一是收集歸檔的檔案材料不全面。對人事檔案進行清理檢查時，往往缺少年度考核表，職稱評審表等重要材料。二是一些歸檔的檔案材料不夠準確和真實。人事檔案材料本應(yīng)是歷史地、客觀地記載干部個人情況，具有很強的唯一性和真實性的材料。但在實際中，“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡、學歷）不一致現(xiàn)象比較嚴重。有些個人工作成績、工作總結(jié)大多是套話，千篇一律，甚至有雷同的，不能準確反映每個人的真實狀態(tài)。這些問題都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用價值。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低

檔案管理人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對檔案的保管要求、檔案材料的收集整理、歸檔等業(yè)務(wù)不熟練、不精通。大多數(shù)檔案工作人員是兼職，對檔案工作投入不足，日常工作只是將人事材料放入檔案盒，沒有按照專業(yè)要求整理歸檔，嚴重影響人事檔案管理水平。

（三）硬件設(shè)備投入不足

在硬件設(shè)備配備上，基本上都有專用人事檔案庫房，溫度計、復(fù)印機、計算機等最基礎(chǔ)的保管設(shè)施，能夠達到防鼠、防盜、防光等簡單的幾項較低的保管要求，但大多沒有配備除濕機、掃描儀、空調(diào)、滅火器等設(shè)備，嚴重降低人事檔案的日常管理水平，直接影響人事檔案的壽命。

（四）人事檔案管理的信息化科學化程度不高

信息時代的到來，科學技術(shù)的不斷更新，運用計算機多媒體等先進的科學技術(shù)來管理人事檔案工作是十分必要的，人事檔案信息管理系統(tǒng)現(xiàn)已經(jīng)普遍采用，但當今一些先進的技術(shù)還沒有充分應(yīng)用到實際中來，大多數(shù)單位只是把個人信息以文件級目錄的形式輸入到計算機系統(tǒng)里，只能進行簡單的檢索，全文還沒有實現(xiàn)電子化，功能強大的檢索工具功能沒有很好的實現(xiàn)，無紙化查檔基本不能實現(xiàn)，這樣沒有降低使用紙質(zhì)檔案的頻率，不利于檔案的保管，而且還嚴重影響工作效率。

二、提高人事檔案管理水平的對策

（一）嚴格審查檔案內(nèi)容，完善人事檔案管理

緊緊圍繞人事工作大局，提高人事檔案的利用價值。每年有針對性的組織一次對人事檔案的集中審核，如人事檔案資料不全、信息不準確等問題，檔案部門應(yīng)結(jié)合《干部履歷表》、干部任免、專業(yè)技術(shù)職稱和學歷學位等開展檢查清理工作，對干部檔案逐頁逐項進行核查，查漏補缺，對檔案集中缺失和不規(guī)范的材料逐一登記造冊，由檔案人員負責與干部本人對接，將材料補齊，確保檔案內(nèi)容完整齊全。

建立干部工作實績檔案，及時將干部在日常工作、重點工作、重大活動中的表現(xiàn)情況及工作任務(wù)完成情況記入檔案，為干部的提拔利用提高必要的依據(jù)。

建立干部工作能力檔案，重點收集干部個人文化教育程度、繼續(xù)教育情況、專業(yè)技術(shù)水平以及各種資格考試成績等反映個人才能的資料。通過收集這些內(nèi)容，把檔案建設(shè)成為反映干部工作能力的鏡子和記錄干部個人成長的錄像。

（二）加強檔案管理人員培訓(xùn)，建設(shè)強有力的檔案隊伍

堅持不懈的抓好政治思想、職業(yè)道德教育，引導(dǎo)檔案工作者遵守制度、保守秘密、嚴守紀律、認真嚴謹、無私奉獻。積極創(chuàng)造機會和條件，有針對性的定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取辦培訓(xùn)班，以工代訓(xùn)，學習觀摩等多種形式，開闊檔案管理人員的眼界，提高檔案人員的專業(yè)技能。

（三）加強人事檔案的日常管理

人事檔案應(yīng)有專用庫房存放，庫房應(yīng)配備空調(diào)、溫濕度計、復(fù)印機、計算機、掃描儀、切紙機、打孔機、滅火器、防盜系統(tǒng)及煙感系統(tǒng)，達到防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染，“九防”要求，由專職人員保管，每天按時登記庫房的溫濕度，確保庫房溫度保持在14-24℃，濕度穩(wěn)定在45%-60%，在溫濕度數(shù)值偏離正常值過大時，要及時的采取相應(yīng)措施，以確保檔案庫房符合保管要求，延長檔案壽命。

（四）人事檔案的信息化管理

近幾年來，隨著辦公自動化的普及開展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使檔案管理進入到信息時代中來。傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。將檔案管理技術(shù)與信息技術(shù)結(jié)合起來，從而改變原始的手工的檔案管理工作的方法，借助于先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、智能化、標準化及科學化，以提高查檔工作效率。

一是加大軟硬件設(shè)施的投入。購置現(xiàn)代化設(shè)備，購置人事檔案管理軟件，在硬件、軟件上都能確保檔案工作的現(xiàn)代化運行，組建局域網(wǎng)，并對管理人員進行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，保證檔案管理人員熟練的使用管理軟件。二是建立人才信息庫。首先，建立目錄級數(shù)據(jù)庫。目錄級數(shù)據(jù)庫的建立是低層次的信息庫，各單位首先應(yīng)該從目錄級數(shù)據(jù)庫建立著手，以干部個人為單元建立目錄，把每份個人檔案材料的名稱等相關(guān)信息錄入到信息庫中，并將其規(guī)范化，以實現(xiàn)通過干部姓名查詢的功能。目前，大多數(shù)單位都是實現(xiàn)了這個層次的電子化管理。其次，按照檔案內(nèi)容分類建立各項子集信息庫。過各種子集的建立，起到了實現(xiàn)電子檢索工具的功能。通過建立干部信息庫的子集為培養(yǎng)、選拔人才等方面提供重要的科學依據(jù)。最后，人事檔案日常管理，最重要的一個環(huán)節(jié)是信息安全問題，利用檔案管理軟件時，應(yīng)該詳細劃分好使用者的權(quán)限，設(shè)置好人員信息庫的密碼，注意人事檔案管理的保密問題，采取有效的防范措施，確保人事檔案的有效安全。